Apa saja Software HRIS yang digunakan di Indonesia?
Software HRIS di Indonesia memiliki beberapa tipe yang mungkin akan membuatmu bingung. Karena, kamu harus menyesuaikan tipe HRIS mana yang dibutuhkan oleh perusahaan mu.
Dengan berkembangnya teknologi, saat ini kamu tidak perlu lagi mengolah data HR menggunakan Excel. Banyak perusahaan yang telah meninggalkan metode lama ini dan beralih pada software HRIS.
Namun, ditelusuri berdasarkan fungsinya, software HRIS di Indonesia terbagi menjadi beberapa tipe. Tipe-tipe software HRIS tersebut akan dijelaskan lebih rinci di bawah ini.
#1 HRIS Operational
Pada Operational HRIS, seorang manajer dapat melihat seluruh data karyawan serta memegang akses penuh dalam pengambilan keputusan terkait Sumber Daya Manusia (SDM).
Sistem ini mencakup seluruh informasi karyawan termasuk posisinya di dalam sebuah organisasi. Tidak hanya itu, seluruh data peraturan pemerintah terkait ketenagakerjaan juga bisa kamu tambahkan ke dalam sistem.
Operational HRIS memiliki 5 komponen penting yang perlu kamu ketahui, yaitu:
Employee Information System
Di dalam HRIS, Employee Information System merupakan bagian terpenting. Bagian ini mencakup data master karyawan. Data master tersebut berupa nama, jenis kelamin, alamat, kewarganegaraan, pendidikan, gaji, status karyawan. Tidak hanya itu, sistem juga mencakup pengalaman kerja, nilai psikotes, serta minat dan keahlian.
Position Control System
Sesuai dengan namanya, Position Control System merupakan bagian yang mengidentifikasi posisi karyawan di dalam sebuah perusahaan. Seorang manajer HR dapat melihat data posisi terkait nama jabatan, serta karyawan yang menempati posisi tersebut.
Dengan begitu, manajer HR dapat dengan mudah mengidentifikasi jika posisi tertentu kosong dan membutuhkan karyawan pengganti.
Performance Management Information System
Bagian ini mencakup data terkait penilaian kinerja dan informasi terkait produktivitas karyawan. Sistem ini menyimpan seluruh dokumentasi penilaian karyawan, sehingga dapat digunakan sebagai acuan bagi manajer untuk mempromosikan, memindahkan departemen, atau memecat seorang karyawan.
Applicant Selection and Placement Information System
Sistem ini dapat membantu kamu dalam memilih calon karyawan karena dapat digunakan dalam proses perekrutan karyawan baru. HR akan dimudahkan untuk mendapatkan karyawan yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan.
Government Reporting and Compliance System
Nah, untuk sistem yang satu ini, kamu akan dibantu dalam mengolah data HR terkait peraturan pemerintah. Sistem akan mengolah data untuk kebutuhan laporan dan pemenuhan peraturan pemerintah.
#2 HRIS Tactical
Tipe HRIS yang satu ini dapat membantu kamu dalam pengambilan keputusan terkait HR. Misalnya seperti, perekrutan, pemberian kompensasi, serta pelatihan baik calon karyawan maupun yang sudah menjadi karyawan. Berikut 4 komponen yang terdapat pada HRIS ini.
Job Analysis and Design Information System
Sistem ini menyimpan data terkait tugas dan tanggung jawab masing-masing karyawan. Sehingga, memudahkan kamu dalam pengolahannya.
Tidak hanya itu, kamu juga dapat menyediakan data internal maupun eksternal ke dalam sistem. Misalnya seperti, informasi dari supervisor, karyawan, kompetitor, peraturan pemerintah, serta badan lainnya.
Recruiting Information System
Seperti halnya sistem yang telah disebutkan di atas, sistem ini membantu dalam proses rekrutmen karyawan.
Kamu dapat membuat rencana dan strategi dalam merekrut karyawan, sehingga posisi yang diisi akan sesuai dengan kebutuhan perusahaan.
Compensation and Benefits Information System
Dalam pengambilan segala keputusan pada departemen HR, kamu dapat mengaturnya di dalam sistem ini.
Sistem ini khusus untuk membuat rencana terkait kompensasi dan tunjangan karyawan agar dapat meningkatkan produktivitas perusahaan.
Employee Training and Development System
Sistem yang satu ini dapat memudahkan HR dalam proses pelatihan karyawan. Tidak hanya karyawan baru, namun bisa juga digunakan untuk meningkatkan kemampuan karyawan lama.
#3 HRIS Strategic
HRIS tipe ini fokus pada proses negosiasi karyawan, perkembangan karyawan, serta software sebagai kebutuhan karyawan yang dapat mendukung pekerjaannya.
Kamu dapat mengetahui SDM dan perencanaan pekerjaannya dengan jelas secara menyeluruh melalui HRIS ini. Komponen yang perlu kamu ketahui pada HRIS tipe ini adalah:
Information System Supporting Workforce Planning
Dalam mendirikan perusahaan, tentunya kamu perlu merencanakan strategi jangka panjang. Misalnya, merencanakan perluasan wilayah pasar, menambah lokasi kantor yang baru, dan menambah produk.hal tersebut tentunya membutuhkan informasi terkait kuantitas dan kualitas tenaga kerja yang tersedia agar dapat mencapai tujuan yang diinginkan.
Sistem ini mendukung segala perencanaan yang disebutkan di atas.
Specialized Human Resource Information System Software
Seiring berkembangnya teknologi, telah banyak software yang dirancang dengan fungsi manajemen HR. Software yang didesain khusus untuk fungsi manajemen HR terbagi menjadi 2 yaitu software HRIS yang komprehensif dan yang terbatas yakni hanya mendukung satu atau beberapa fungsi manajemen.
Information System Supporting Labor Negotiation
Menggunakan sistem ini, kamu bisa melakukan proses negosiasi dengan vendor, kerjasama dengan serikat pekerja, serta manajemen perusahaan secara keseluruhan dengan sangat mudah.
Informasi yang dibutuhkan perusahaan untuk menganalisis serikat pekerja dan posisi perusahaan serta menganalisis situasi ekonomi yang sedang berjalan.
#4 HRIS Comprehensive
Cara kerja sistem HRIS saat ini mengintegrasi seluruh data SDM mulai dari data karyawan, penggajian, daftar kehadiran, pelatihan, perekrutan, hingga regulasi pemerintah sekalipun.
Seluruh data tersebut saling terintegrasi sehingga menghasilkan laporan yang komprehensif.
Nah, itulah beberapa software HRIS di Indonesia yang sering digunakan. Salah satunya adalah Haermes yang merupakan HRIS tipe Operational. Haermes akan membantu kamu dalam pengolahan seluruh data karyawan terkait penggajian (payroll), kehadiran (attendance), dan penghitungan data terkait regulasi pemerintah seperti BPJS dan PPh 21. Haermes juga memiliki Haermes ESS yang memungkinkan karyawan dalam mengurus sendiri kebutuhan mereka seperti cuti. Serta dilengkapi dengan Haermes ESS mobile yang dilengkapi dengan sistem absensi online.
Jika kamu membutuhkan HRIS tipe Strategic, kamu bisa mencoba SAP SuccessFactors. Software ini akan sangat membantu kamu dalam perkembangan karyawan serta merencanakan strategi bagi perusahaan mu.
Jadi, sudahkah kamu menentukan HRIS mana yang cocok untuk perusahaan mu? Jika masih bingung, pelajari lebih jauh tentang Haermes dan SAP SuccessFactors.
Source: 4 Major Types of Human Resource Information Systems (HRIS)
