Beberapa perusahaan besar mungkin belum menggunakan software HRIS karena masih meragukan fungsi aplikasi tersebut. Tentu saja mengatur manajemen karyawan merupakan hal yang sulit, dan jika sudah terbiasa menggunakan suatu metode, akan lebih sulit lagi untuk berganti metode. Namun, jika metode baru dapat meningkatkan atau memberikan hasil yang positif bagi banyak aspek, mengubah metode dalam mengelola manajemen karyawan adalah hal yang patut dipertimbangkan.
Pengaruh software HRIS dapat memberikan hasil yang signifikan bagi produktivitas dan keefektifan karyawan. Berikut penjabaran beberapa fungsi software HRIS dalam mengelola manajemen karyawan.
#1 Memudahkan perusahaan bagi memeriksa kapabilitas karyawan
Software HRIS memiliki beberapa tipe seperti operasional, tactical, strategic, dan comprehensive. Tipe-tipe ini mempunyai fungsi yang berbeda-beda dan dan dapat disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan masing-masing. Salah satu fungsi yang sangat dibutuhkan bagi perusahaan adalah memeriksa kapabilitas karyawan. Seperti pada software HRIS Haermes yang merupakan HRIS tipe operational terdapat modul appraisal yang dapat digunakan untuk memeriksa kapabilitas karyawan. Dengan modul ini, perusahaan dapat dengan mudah mengetahui sampai dimana performa karyawan dan dapat mempertimbangkan dalam pemberian pelatihan (training) tambahan.
#2 Mempermudah dalam membuat perencanaan dan pengembangan karyawan
Perencanaan dan pegembangan karyawan tentunya terkait dengan proses perekrutan karyawan dan training baik karyawan baru maupun karyawan lama demi meningkatkan kemampuan mereka. Pada Haermes, terdapat modul recruitment dan training yang saling terintegrasi dengan modul appraisal seperti yang telah disebutkan diatas. Perusahaan dapat merencanakan proses perekrutan dengan baik sehingga akan mendapatkan karyawan yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan.
#3 Mencatat informasi personal karyawan
Software HRIS tentunya dapat menampung ribuan informasi personal karyawan. Pada Haermes, modul yang digunakan untuk menampung informasi karyawan adalah modul employee. Pada modul ini terdapat informasi personal terkait nama, alamat, agama, pendidikan, jenjang karir, dan masih banyak lagi yang digunakan sebagai master data.
#4 Membuat sebuah pedoman atau standarisasi dalam manajemen karyawan
Dalam manajemen karyawan, struktur organisasi sangat dibutuhkan untuk dijadikan pedoman. Pada Haermes terdapat organization chart dimana perusahaan dapat menentukan sendiri struktur organisasi mereka. Dengan organization chart yang jelas, setiap karyawan akan mengetahui tugas dan tanggung jawab masing-masing.
#5 Memudahkan sistem pelaporan terkait masalah penggajian karyawan
Inilah fungsi yang paling dibutuhkan kebanyakan perusahaan karena penghitungan terkait gaji, upah lembur, cuti, menghitung BPJS, menghitung PPh 21, dan lain-lainnya dirasa sulit dan memakan waktu jika masih menggunakan excel. Pada Haermes, keperluan pelaporan terkait hal di atas dapat dilakukan pada modul payroll. Beberapa perusahaan pun sudah membuktikan bahwa beralih menggunakan software HRIS dapat membuat waktu yang mereka gunakan menjadi lebih efektif sehingga karyawan menjadi lebih produktif.
