Bagaimana teknologi bisa mempengaruhi tugas HR?
Di era digital, tak heran jika banyak profesi yang mulai digantikan oleh teknologi. Dengan teknologi, para pemilik bisnis merasa bahwa pekerjaan menjadi lebih efektif, menghemat waktu, dan memberikan hasil yang signifikan.
Berdasarkan Willis Tower Watson yang dilansir pada laman SHRM, bahwa para pebisnis memprediksikan 17% pekerjaan akan digantikan oleh teknologi pada tahun 2020. Berbeda dari tahun 2014 yang hanya mencapai angka 5%.
Kelebihan dari teknologi yang dapat menggantikan tugas seorang profesional adalah otomatisasi. Hasil akhir dengan memanfaatkan otomatisasi mungkin akan sama dengan tenaga profesional, tapi tentunya dengan otomatisasi akan lebih menghemat waktu pengerjaan.
Salah satu pekerjaan yang mulai tergantikan dengan teknologi adalah tugas seorang HR. Setelah kemunculan software HRIS, otomatisasi pada software ini dapat menggantikan banyak tugas seorang HR. Misalnya saja seperti penghitungan gaji, pengelolaan data karyawan, hingga mengolah data terkait regulasi pemerintah.
Tugas HR dengan sentuhan Teknologi
Otomatisasi adalah penggunaan mesin dalam sebuah proses agar dapat melakukan pekerjaan tanpa atau mengurangi campur tangan dari manusia. Seperti halnya dengan tugas HR yang terus bergeser karena teknologi seperti software HRIS dapat melakukan banyak otomatisasi. Klynveld Peat Marwick Goerdeler (KPMG) menemukan sebuah laporan bahwa secara virtual seluruh fungsi HR dapat digantikan sebagian atau sepenuhnya dengan teknologi. Dari 21 fungsi, KPMG menemukan hanya 5 fungsi yang tidak rentan terhadap otomatisasi, yaitu:
- Kinerja manusia pada sistem arsitektur
- HR dan strategi bisnis
- Keefektifan organisasi
- Perubahan Manajemen
- Hubungan Karyawan
Menurut Lynne Smith, wakil presiden senior HR di Menlo Park, perusahaan konsultan HR Robert Half yang berbasis di California, yang dilansir pada laman SHRM bahwa fungsi HR yang akan sulit digantikan adalah ketajaman dalam bisnis, kemampuan berpikir secara kritis, kemampuan menganalisis data, dan kemampuan dalam memberikan keputusan.
Dengan kehadiran software HRIS, berikut adalah beberapa tugas HR yang telah digantikan oleh otomatisasi.
#1 Workforce Planning
Dilansir dari blog Anwarsaraka, “Workforce Planning atau Perencanaan tenaga kerja adalah keselarasan strategis sumber daya manusia dengan arah bisnis perusahaan. Ini juga merupakan metode proses menganalisa tenaga kerja saat ini, menentukan kebutuhan masa depan, mengidentifikasi kesenjangan antara sekarang dan masa depan, merancang dan menerapkan solusi, dan mengevaluasi hasil.”Dengan menggunakan software HRIS, tugas ini dapat dilakukan secara otomatis. Kemudian, tugas lainnya terkait workforce planning seperti:
- mencegah kelebihan dan kekurangan karyawan;
- memastikan perusahaan mendapatkan karyawan yang sesuai dengan kebutuhan;
- memastikan organisasi responsif terhadap perubahan lingkungan;
- memberikan arahan dan koherensi untuk semua kegiatan dan sistem HR; dan
- menyatukan perspektif karyawan dan manajer.
Tugas-tugas tersebut bisa dilakukan oleh software HRIS tipe strategy seperti SAP SuccessFactors.
#2 Menganalisis Data
Seorang HR yang profesional tentu mampu menganalisis data. Namun, dengan kehadiran software HRIS, menganalisis data dapat dilakukan dalam waktu singkat.Misalnya, menganalisis data terkait perekrutan karyawan baru. Software HRIS dapat memperlihatkan posisi apa yang dibutuhkan, bagaimana kinerja karyawan yang akan meninggalkan posisi tersebut, apakah kemampuan calon karyawan sesuai dengan kebutuhan perusahaan, dan apa resikonya jika posisi tersebut digantikan.
Terlebih lagi, nantinya software HRIS akan dilengkapi dengan salah satu turunan Artificial Intelligence bernama Machine Learning yang mampu mengolah data lebih baik lagi.
Teknologi ini memungkinkan mesin untuk mempelajari data, misalnya, terkait perekrutan dan pelatihan karyawan.
#3 Mengimplementasikan Otomatisasi
Mengimplementasikan otomatisasi pada pekerjaan HR memang merupakan hal yang tepat. Jika selama ini pekerjaan manual sudah dirasa cukup memuaskan, menggunakan software HRIS akan membuat keadaan berubah.Proses pengolahan data secara otomatis tentunya akan meningkatkan keefektifitasan dan produktivitas karyawan. Dengan otomatisasi yang disediakan pada software HRIS, pekerjaan manual yang biasanya memakan waktu dan biaya dapat diminimalisir.
#4 Perekrutan Karyawan Baru
Dalam merekrut karyawan baru, pastinya akan ada proses yang rumit karena perusahaan harus memastikan karyawan baru sesuai dengan kebutuhan perusahaan. Software HRIS akan membantu dalam merencanakan proses perekrutan karyawan. Sehingga, perusahaan dapat mengambil keputusan dengan mudah karyawan seperti apa yang dapat memenuhi harapan perusahaan.
#5 Pelatihan Karyawan (Training)
Selain untuk merencanakan proses perekrutan, perusahaan juga dapat merencanakan proses training atau pelatihan baik calon karyawan maupun karyawan tetap. Software HRIS dapat membantu dalam proses training seperti menentukan program training, materi training, biaya training, hingga tahap akhir evaluasi.
#6 Pengolahan Kebutuhan Administrasi
Proses administrasi merupakan hal paling krusial dalam suatu perusahaan. Mengolah data menggunakan excel bukan hal yang mudah dan tentunya memakan waktu. Namun, dengan software HRIS, tidak ada pengolahan data yang akan memakan waktu dibanding dengan mengolah data menggunakan excel. Pengolahan gaji (payroll), jaminan kesehatan seperti BPJS, penghitungan pajak penghasilan (PPh 21), dan masih banyak lagi.
