Memecahkan masalah dan membuat keputusan merupakan kemampuan yang sangat dibutuhkan baik di lingkungan sosial, lingkungan kerja, maupun lingkungan keluarga. Perlu diketahui bahwa kemampuan tersebut bukanlah hal yang bisa kita dapatkan begitu saja tanpa berlatih. Misalnya saja memecahkan masalah di lingkungan kerja.
Memecahkan masalah di lingkungan kerja merupakan bagian penting dalam pekerjaan kita sehari-hari, namun tahukah kamu bagaimana melakukannya dengan efektif?
Seseorang cenderung melakukan 3 hal ketika dihadapkan pada masalah. Yaitu, seseorang tersebut merasa takut atau tidak nyaman sehingga ingin segera menghindar; seseorang tersebut merasa harus memberikan jawaban yang benar dan tepat; atau seseorang tersebut mencari orang lain untuk disalahkan.
Ada 2 alasan mengapa seseorang melihat masalah sebagai masalah. Yang pertama, masalah harus diselesaikan dan kita tidak dapat menemukan solusi terbaik. Kedua, kemungkinan akan menimbulkan masalah baru ketika solusi terbaik ditemukan. Kebanyakan orang menghindari sebuah masalah. Kita merasa tidak nyaman dan berpikir hal buruk akan terjadi ketika menghadapi sebuah masalah. Padahal, tujuan dari proses memecahkan masalah adalah membuat seseorang atau organisasi menjadi lebih tenang dan kompeten dalam menghadapi sebuah masalah.
#1 Mengidentifikasi masalah
Ketika dihadapkan pada suatu masalah, hal pertama yang perlu kamu lakukan adalah mengidentifikasi masalah tersebut. Kamu harus melihat dengan jelas masalah apa yang sebenarnya sedang terjadi.
Hal yang perlu kamu ingat adalah setiap orang memiliki pandangan yang berbeda dalam mengidentifikasi sebuah masalah.
#2 Memahami pendapat orang lain
Hal ini merupakan tahap yang sering kali kita lewatkan. Ketika menemukan sebuah solusi yang sesuai dengan pendapat, kita tentu akan merasa puas. Namun, kita seringkali menepikan pendapat yang sebenarnya ketika diberikan solusi tertentu. Kita harus paham betul bahwa solusi terbaik adalah solusi yang dapat memuaskan segala pihak.
Langkah terbaik adalah mendengarkan terlebih dahulu pendapat orang lain dengan menepikan perbedaan kita. Dengan mendengarkan terlebih dahulu, kita akan memahami pendapat orang lain.
#3 Menyusun solusi yang memungkinkan
Setelah kita memahami permasalahan dan mengumpulkan pendapat dari segala pihak, kita perlu melakukan brainstorming. Brainstorming adalah teknik dalam mencari penyelesaian dari suatu masalah dengan mengumpulkan gagasan.
Setiap orang perlu mengeluarkan pendapat tentang solusi apa yang paling sesuai untuk menyelesaikan suatu masalah. Kemudian, kamu bisa menyusun solusi apa saja yang telah diutarakan.
#4 Mengevaluasi Pilihan
Setelah mengumpulkan semua solusi yang diutarakan, setiap orang perlu memberikan pendapat yang objektif terhadap solusi tersebut. Solusi-solusi tersebut perlu dipertimbangkan kembali kelebihan dan kekurangannya. Untuk mendapatkan solusi terbaik, perlu dilakukan evaluasi terlebih dahulu.
#5 Menetapkan salah satu atau beberapa solusi
Setelah mengevaluasi beberapa solusi, kamu beserta anggota lainnya dapat menarik kesimpulan tentang solusi apa yang paling sesuai untuk menyelesaikan masalah tersebut. Kamu dapat menetapkan satu solusi yang paling tepat atau menggabungkan beberapa solusi untuk mencapai kepuasan bersama.
#6 Menuliskan persetujuan
Setelah seluruh anggota menyetujui dan menetapkan satu solusi, kamu harus menuliskannya sebagai dokumentasi. Dokumentasi adalah hal penting agar setiap anggota dapat mengingat bahwa solusi tersebut adalah hasil keputusan bersama.
Solusi yang telah ditetapkan tidak cukup hanya diingat-ingat saja. Jadi, catat segala poin penting terutama solusi yang telah disetujui semua pihak.
#7 Menyetujui kemungkinan, kemudian awasi dan evaluasi
Kondisi bisa jadi berubah walaupun solusi terbaik telah ditetapkan. Kamu dan anggota lain perlu membuat persetujuan darurat jika keadaan kemudian berubah. Kamu juga perlu memikirkan bagaimana cara mengawasi pengimplementasian solusi tersebut terhadap masalah. Selanjutnya, jangan lupa meluangkan waktu untuk mengevaluasi implementasi solusi tersebut dan perhatikan setidaknya selama 3 bulan.
Pemecahan masalah yang paling efektif memang memerlukan waktu yang cukup. Misalnya saja memecahkan masalah di lingkungan kerja, dimana kamu harus memastikan kepuasan pelanggan. Kamu tidak dapat memutuskan dengan sendirinya solusi apa yang dirasa paling tepat. Kamu perlu mengetahui terlebih dahulu apa yang sebenarnya dibutuhkan oleh pelanggan.
Dewasa ini, kamu bisa dibantu oleh teknologi misalnya Freshdesk. Dengan aplikasi ini, kamu bisa memastikan kepuasan pelanggan. Pelanggan dapat dengan mudah mengajukan keluhan, pertanyaan, atau meminta bantuan melalui platform yang tersedia dan juga melalui media sosial seperti Facebook dan Twitter. Dengan Freshdesk, kamu dapat memecahkan masalah dan memberikan kepuasan kepada pelanggan dengan lebih mudah.
Source: Mediate.com
