Semakin berkembangnya sebuah perusahaan dan bertambahnya jumlah karyawan, tidak dapat dipungkiri bahwa perusahaan tersebut membutuhkan software HRIS. Divisi HR pastinya akan sangat kewalahan jika harus mengelola data karyawan berjumlah ratusan bahkan ribuan.
Saat ini, software HRIS tidak hanya disediakan untuk membantu tugas divisi HR dalam versi web dan desktop. Namun, software HRIS juga muncul dalam versi mobile untuk memudahkan karyawan dalam mengakses kebutuhannya.
Fungsi Aplikasi Mobile Karyawan
Aplikasi mobile HRIS khusus diciptakan memang untuk kemudahan karyawan. Selain gratis, menghemat kertas, karyawan juga merasa lebih nyaman karena dapat mengakses kebutuhannya.
Tidak hanya itu, dengan aplikasi mobile, karyawan juga menjadi lebih produktif. Bagaimana bisa? Berikut penjabaran fungsi-fungsi aplikasi mobile untuk karyawan.
#1 Mengajukan cuti hanya dengan sekali klik
Jika banyak perusahaan masih menggunakan form untuk mengajukan cuti, dengan aplikasi mobile HRIS, maka mencetak form tidak diperlukan lagi.
Karyawan bisa langsung mengajukannya melalui ponsel mereka masing-masing. Seperti pada Haermes ESS mobile, karyawan juga bisa mengunggah surat keterangan dokter. Jenis-jenis cuti yang tersedia sebelumnya dapat diatur terlebih dahulu melalui Haermes web oleh divisi HR. Jadi, karyawan tinggal memilih saja jenis cuti yang ingin mereka ajukan, yang kemudian pengajuan cuti akan dilanjutkan ke atasan yang berwenang memberikan persetujuan.
#2 Memasukkan jumlah jam lembur (overtime)
Selain mengajukan cuti, karyawan juga dapat memasukkan jumlah jam lembur. Pengaturan bisa dilakukan dengan memasukkan tanggal, jam dimulainya lembur, jam istirahat, jam berakhirnya lembur.
Dengan begitu, data terkait jam lembur akan lebih akurat yang kemudian lebih mempermudah HR dalam penghitungan upah lembur tersebut.
#3 Mencatat kehadiran secara online dengan selfie
Nah, untuk yang satu ini mungkin kamu sudah sering mendengarnya. Seringkali saat ini disebut sebagai absensi online. Mencatat kehadiran sudah tidak lagi menggunakan absensi, kartu absen, atau bahkan buku catatan kehadiran. Karena, dengan kehadiran aplikasi mobile HRIS ini karyawan dapat mencatat kehadiran mereka hanya dengan melakukan selfie (swafoto).
Selain itu, saat mengambil foto, lokasi karyawan juga dapat terdeteksi dengan penggunaan GPS. Sehingga, data yang akan masuk ke dalam sistem dapat dipastikan keakuratannya.
#4 Up-to-date segala informasi
Perusahaan mu ingin lebih canggih dan produktif? Maka cara yang paling tepat adalah beralih menggunakan aplikasi mobile HRIS untuk mencantumkan informasi bagi karyawan. Menggunakan papan pengumuman sebenarnya masih bisa digunakan, namun, perlu diketahui bahwa hal tersebut tidaklah efektif. Beberapa karyawan bisa saja terlambat mendapatkan informasi atau bahkan tidak mendapatkannya sama sekali.
Dengan aplikasi mobile HRIS, tentunya karyawan akan sadar jika ada informasi terbaru karena setiap datang dan pulang bekerja mereka melakukan absensi.
