Maret 2020 silam, pemerintah Indonesia mengimbau masyarakat untuk mulai melakukan pekerjaan harian secara work from home (WFH).
Seketika pertanyaan “Mungkinkah karyawan akan tetap produktif saat work from home selama pandemi Covid-19?” menjadi trending topic di linimasa media sosial negeri ini.
Pertanyaan ini menjadi perbincangan utama tatkala perusahaan harus mengikuti kebijakan resmi pemerintah dalam rangka mencegah penyebaran pandemi Covid-19.
Kita sama-sama memahami bahwa kebijakan tersebut memang bukanlah sesuatu yang ideal jika menilik pola kerja masyarakat selama ini. Namun, bisa jadi ini adalah pilihan terbaik ketika pandemi terus menyebar terkhususnya di kota-kota besar seperti Jakarta.
Work From Home sendiri bukanlah sebuah pola kerja yang baru. Hal ini telah lama diterapkan oleh beberapa perusahaan di dunia.
Meski begitu, hal wajar ketika masih ada perusahaan yang belum terbiasa menjalankan pola telecommuting (kerja jarak jauh) seperti ini.
Dengan fleksibilitas dan kebebasan mengatur kerjaan yang diberikan perusahaan, tentunya muncul pertimbangan-pertimbangan yang menimbulkan pertanyaan.
Misalnya, “Seberapa produktif karyawan bekerja semasa WFH pandemi Covid-19? atau “Apakah mereka masih akan tetap produktif meskipun work from home?””.
Bagi Anda yang tergolong baru akan pola kerja work from home, penyesuaian diri pasti sangat diperlukan. Mungkin kendala-kendala tertentu akan kita hadapi. Namun, percayalah teknologi kini telah membantu Anda agar tetap produktif kapan saja dan di mana saja.
Jadi, bagaimana caranya agar Anda tetap bisa menjaga produktivitas kerja karyawan dalam penerapan work from home?
Memanfaatkan solusi berbasis cloud
Teknologi mengambil peranan penting di era revolusi industri 4.0.
Sejak Covid-19 berstatus pandemi dan membuat setiap pekerjaan kantor perlahan mulai beralih menuju rumah alias work from home, teknologi semakin mendapat peran yang sangat signifikan.
Di Weefer Indonesia kami memahami bahwa memanfaatkan teknologi secakap mungkin adalah hal yang harus segera untuk kami terapkan.
Meski setiap karyawan bekerja di rumah mereka masing-masing dengan fleksibilitas dan kebebasan mengatur waktu yang kami berikan, produktivitas tetaplah hal yang utama agar perusahaan tetap bertahan di masa-masa yang serba tak menentu ini.
Demi memastikan produktivitas karyawan tetap terjaga, beberapa aplikasi berbabsis cloud khusus kami gunakan dan sejauh ini semuanya berjalan lancar.
Karyawan kami tetap bisa produktif saat work from home sembari bisa menghabiskan waktu bersama keluarga tersayang di rumah mereka selama masa pandemi Covid-19.
Bagaimana cara kami menjaga produktivitas karyawan selama Work from Home?
#1 Haermes, mempermudah presensi dan pekerjaan manajemen HR
Haermes mobile akan mempermudah karyawan dalam melaporkan presensi mereka tanpa harus menggunakan mesin finger print. Menggunakan Haermes mempermudah kami dalam mendata kehadiran dan hal lainnya yang berhubungan dengan operasional HR.
Secara garis besar, aplikasi ini juga membantu kami dalam mengelola seluruh informasi mengenai data kehadiran, cuti, dan pinjaman karyawan; menghitung gaji, klaim, PPh 21, dan iuran BPJS.
Begitu juga dalam pengelolaan informasi tentang pendidikan dan pengalaman kerja karyawan. Aplikasi ini juga membantu kami dalam menyederhanakan proses rekrutmen dengan ketersediaan Racruitement Portal.
Haermes merupakan aplikasi HRIS dengan fitur-fitur yang sangat lengkap dan sangat fleksibel.
#2 Freshdesk, mempermudah tugas customer support
Freshdesk merupakan aplikasi helpdesk yang mewadahi percakapan dengan pelanggan dalam berbagai kanal yang tersedia dan menggabungkannya dalam satu platform.
Tanpa adanya Freshdesk, selama ini customer support bekerja dalam ragam kesibukan mereka, seperti membalas pertanyaan atau keluhan para pelanggan baik melalui email, phone, portal, LiveChat, Twitter, Facebook, atau Feedback Widget yang akan sangat menyita waktu karyawan.
Menggunakan Freshdesk membuat customer support tidak perlu lagi menghabiskan waktu untuk membalas satu persatu pertanyaan dan keluhan dari pelanggan.
Aplikasi Freshdesk ini telah dilengkapi dengan metode interaksi omnichannel. Omnichannel adalah metode interaksi yang saling terintegrasi di mana pelanggan dapat menggunakan berbagai saluran kontak untuk menjangkau dan berinteraksi dengan tim kami.
Omnichannel fokus pada journey pelanggan sehingga memberikan mereka pengalaman yang lebih menarik.
Adanya Freshdesk seakan-akan memberi keuntungan di dua belah pihak. Pelanggan tidak perlu lagi menunggu waktu lama untuk mendapat balasan atas pertanyaan yang mereka ajukan.
Efisiensi waktu dan pelayanan yang sempurna adalah hal yang ditawarkan Freshdesk. Pelanggan kami di Weefer merasakan manfaat yang sama dan bagi kami kepuasan pelanggan adalah segalanya.
#3 SAP SuccessFactors, membantu dalam manajemen talent
Senada dengan slogan “Deliver Better Business Result”, SAP SuccessFactors mampu membantu kami dalam menemukan talent yang tepat bagi bisnis kami melalui modul Talent Management.
Kami juga menggunakan modul Learning yang mereferensikan course paling tepat bagi karyawan kami sesuai dengan posisi mereka masing-masing, tentunya demi meningkatkan skill profesional mereka.
SAP SuccessFactors Performance & Goal juga memudahkan kami dalam menilai kinerja karyawan. Kami menggunakan modul ini untuk memastikan bahwa karyawan bekerja sesuai dengan target perusahaan.
Lengkapnya, aplikasi ini merupakan aplikasi HRIS strategi yang membantu perusahaan merekrut talent yang tepat.
Selain itu, aplikasi ini juga menyediakan fungsi-fungsi yang cukup mumpuni dalam mengatasi pekerjaan HR, seperti: rekrutmen karyawan (modul Recruiting), membantu pengembangan SDM, meningkatkan kinerja karyawan, membantu manajemen perencanaan tenaga kerja, dan juga menyediakan modul untuk manajemen employee experience.
#4 monday.com, cara sederhana memonitor pekerjaan karyawan
monday.com adalah software project management yang menyediakan sistem pengelolaan beban kerja yang lebih baik dan tertata.
Memanfaatkan monday.com, mempermudah kami dalam mengatur jadwal karyawan, serta rencana proyek kedepannya dengan menggunakan timeline visual, sehingga seluruh anggota tim dapat melihatnya dengan mudah.
Ringkasnya, software ini adalah cara sederhana untuk mengelola proyek, tugas, proses, dan alur kerja dalam satu aplikasi. Setiap karyawan bisa menentukan sendiri urgensifitas dari proyek tersebut (tinggi-rendah prioritas).
Begitu juga dengan tanggal dimulai serta berakhirnya proyek. Software ini super fleksibel dan dapat disesuaikan, sehingga memberikan pengalaman atau cara kerja terbaik bagi tim.
#5 Time Doctor, mempermudah melacak manajemen waktu karyawan
Waktu adalah faktor terpenting dalam sebuah pekerjaan, dan memang harus menjadi pertimbangan utama dalam setiap proyek.
Saat pekerjaan mulai dibawa oleh karyawan ke rumah, tentunya kami tidak dapat mengontrol penggunaan waktu dan apa yang mereka lakukan di laptop mereka.
Dengan begitu, menggunakan Time Doctor adalah cara terbaik untuk mengatasi persoalan manajemen waktu dan juga time tracking. Sederhananya, Time Doctor adalah aplikasi serbaguna dengan dua wajah berbeda.
Bagi karyawan, software ini mempermudah mereka dalam melihat catatan yang tepat tentang seberapa banyak waktu yang mereka habiskan untuk mengerjakan sebuah proyek.
Sementara, bagi perusahaan software ini berguna untuk mendata statistik waktu yang digunakan karyawan untuk menyelesaikan tugas yang diberikan.
#6 Lark, tools yang akan memperlancar kolaborasi tim Anda saat work from home
Pekerjaan tim akan berjalan mudah jika komunikasi antar sesama tim berjalan lancar. Oleh karena itu, berkat Lark kami tetap bisa berkolaborasi secara proaktif meski saat ini bekerja di rumah selama pandemi Covid-19.
Aplikasi ini dilengkapi dengan fitur chat, panggilan audio maupun video call, sehingga sangat efektif bagi tim dalam mengadakan rapat secara telecommuting (jarak jauh).
Lark juga dilengkapi dengan fitur pembuat dokumen dan dapat dengan mudah untuk dibagikan kepada tim lain. Kami juga menjadwalkan meeting tim melalui kalender yang tersedia.
Kalender tersebut juga telah terintegrasi langsung dengan aplikasi lain.
Segala yang diperlukan untuk meningkatkan kelancaran kolaborasi tim kami dapatkan di sini.
Tentunya, kami menggunakan aplikasi ini tanpa harus mengkhawatirkan tentang keamanan data karena aplikasi ini sudah dilengkapi dengan end-too-end encryption.
Joey Lim, Commercial Lead, APAC, Lark, mengatakan, adanya software telecommuting ini, membuat berbagai organisasi dapat memastikan karyawannya tetap produktif, walaupun sedang work from home atau remote working.
Selain itu, Lark tidak hanya difungsikan untuk perusahaan semata. Aplikasi ini bisa digunakan pihak sekolah atau universitas, agar guru dan dosen bisa melakukan aktivitas belajar-mengajar saat work from home.
