Penerapan sistem remote work tentu memiliki pro dan kontra sedari awal sistem ini ada. Kita bisa melihat itu saat Covid-19 resmi menjadi pandemi global, banyak perusahaan mulai menerapkan sistem ini dengan pertimbangan-pertimbangan khusus.
Di satu sisi, remote work memiliki banyak keuntungan, karena perusahaan tidak perlu bersusah payah memikirkan perkara gedung dan biaya perawatan. Atau bagi karyawan, mereka tidak perlu lagi berjibaku dengan kemacetan lalu lintas setiap harinya.
Di satu sisi lainnya, perusahaan juga takut sistem ini akan mengurangi produktivitas karyawan mereka dan merusak culture company (budaya kerja perusahaan) yang telah mereka terapkan sedari awal.
Berikut beberapa inti permasalahan yang harus Anda pahami saat menerapkan sistem remote work:
#Apakah Anda memiliki tim yang mendukung Anda untuk menghadapi tantangan terkait sistem remote work?
Freshworks Inc., perusahaan berbasis cloud online asal Amerika Serikat pernah mengadakan sesi diskusi mengenai sistem remote work dengan para karyawannya. Jawaban dari setiap karyawan memiliki ragam variasi beserta penjelasan yang cukup lengkap.
Tentunya dalam menerapkan sistem remote work tidak semua orang bisa menjalaninya dengan mudah, selalu ada pro dan kontra. Beberapa ada yang bekerja dengan baik, dan yang lain, mari kita sebut saja tidak mengambil tanggung jawab penuh terhadap tugas yang mereka miliki.
Meski begitu, orang-orang yang sukses menerapkan sistem ini memiliki beberapa kiat untuk mengatasinya seperti berikut:
- Selalu terhubung satu sama lainnya dan terus memperbaharui dan mendokumentasi informasi yang terjadi seputar pekerjaan. Semakin banyak yang terdokumentasi akan semakin mudah Anda dalam menindaklanjuti pekerjaan.
- Pastikan semua pekerja menjadi bagian dari perusahaan. Sesekali adakan pertemuan, mungkin selama pandemi ini bisa melalui telekonferensi atau video conference. Ini baik untuk menjaga moral mereka.
- Pastikan pekerja Anda memiliki apa yang mereka butuhkan untuk mempermudah pekerjaan dan juga untuk mempelajari hal-hal terbaru (self improvement).
#Apakah Anda telah memiliki tools yang dapat memantau produktivitas pekerja saat remote work agar dapat meminimalisir pro dan kontra?
remote work memiliki kerumitan tersendiri daripada bekerja dalam satu tempat yang sama secara tim. Namun, teknologi telah memudahkan kita untuk mendapatkan tools yang dapat membuat Anda memantau kinerja tim dari jarak jauh.
Tools tersebut akan membantu Anda dalam memantau produktivitas karyawan selama mereka bekerja dari rumah.
Pada dasarnya Anda bisa menggunakan Monday.com untuk mengevaluasi progress pekerjaan, apakah berjalan lancar atau tidak sama sekali. Selain itu, Anda juga bisa menggunakan Time Doctor untuk memantau produktivitas karyawan, dan waktu yang mereka butuhkan untuk menyelesaikan sebuah pekerjaan.
Ingin mengetahui lebih lanjut? Langsung klik di sini.
Sementara itu, untuk mengatasi tantangan ini Anda dapat menggunakan tools yang difungsikan memantau sistem remote work, atau bisa juga menerapkan proses berikut:
- Jadwalkan panggilan secara regular dan sesi khusus tertentu sesama tim untuk meningkatkan target yang ingin dicapai.
- Sediakan saluran yang telah ditata dengan baik, seperti: kanal khusus untuk telekonferensi, kanal untuk obrolan santai, untuk berbagi file dll.
- Gunakan aplikasi produktif untuk membagi tugas dalam satu proyek dan melacak kemajuan dari pekerjaan karyawan saat remote work. Di WeeferID kami menggunakan Monday.com untuk menangani hal ini.
#Apakah Anda memiliki tim yang bekerja dengan zona waktu berbeda? Apakah Anda telah memiliki cara untuk mengkoordinasikan dan mengatasi persoalan ini?
Salah satu masalah dalam sistem remote work adalah komunikasi sesama rekan tim. Entah itu dalam mengatur dan memenuhi target yang harus diraih, mengkoordinasikan sebuah proyek, atau sekadar menghubungi untuk membahas hal sederhana mengenai pekerjaan.
Berikut beberapa cara yang dapat Anda gunakan agar semua berjalan dengan lancar saat remote work:
- Gunakan zona waktu standar dalam berkomunikasi agar tidak terjadi kesulitan atau kebingungan.
- Ketika akan mengadakan meeting virtual, pertimbangkan zona waktu setiap anggota tim yang berbeda agar kenyamanan selalu tersedia.
- Rekam atau catat setiap hasil meeting. Hal ini berfungsi bagi mereka yang saat itu tidak bisa hadir.
- Untuk sistem kerja shift, pastikan yang lain online terlebih dahulu sebelum yang lainnya masuk.
- Tempatkan beberapa orang untuk mengerjakan proyek besar, hal ini tentunya untuk meningkatkan akuntabilitas.
#Apakah Anda telah menentukan standardisasi karyawan yang akan menjadi bagian dari tim?
Mempekerjakan seseorang terkadang adalah hal yang rumit. Banyak pertimbangan yang harus kita tentukan untuk mencari seseorang yang tepat. Ini adalah hal terpenting, jangan diabaikan.
Anda harus dapat memastikan bahwa pekerja yang diterima bisa menyelesaikan tugas dengan tepat waktu. Ibaratnya, Anda harus menyeleksi seseorang yang memiliki integritas tinggi.
Berikut beberapa saran agar Anda bisa mempekerjakan seseorang yang tepat:
- Selama proses recruitment dan wawancara, ajukan pertanyaan-pertanyaan yang membuat Anda yakin bahwa sosok tersebut memiliki motivasi tinggi dan bisa bekerja secara mandiri
- Jika kandidat tersebut merupakan referensi, bicarakan terlebih dahulu seberapa andal dan bertanggung jawabnya sosok tersebut.
- Jelaskan kepada kandidat tersebut tentang pentingnya komunikasi yang baik dan responsif, karena dia akan bekerja secara remote work.
- Pastikan kandidat tersebut merasa nyaman, karena dia tidak akan bekerja di kantor. Atau, bisa dicari tahu terlebih dahulu apakah sebelumnya dia pernah bekerja secara remote work.
#Bisakah Anda tetap mempertahankan budaya kerja perusahaan saat menerapkan sistem remote work?
Setiap perusahaan memiliki budaya kerjanya masing-masing. Budaya ini akan membentuk sikap karyawan, memengaruhi lingkungan kerja, hubungan internal dan eksternal dan lainnya.
Meski kadang sulit memelihara budaya yang kuat antar karyawan karena sistem kerja remote seperti sekarang, namun beberapa orang dapat menerapkannya dengan sukses.
Berikut sarannya:
- Budaya perusahaan dibangun di atas integritas dan etos kerja yang kuat. Jadi pastikan setiap orang memiliki sifat yang positif. Anda bisa menerapkan hal ini dengan cara merayakan pencapaian tim, menyediakan waktu luang untuk berbincang-bincang dengan karyawan, dan menumbuhkan lingkungan yang membuat semua bahagia.
- Pastika budaya perusahaan Anda telah didokumentasikan dan sering menjadi perbincangan karyawan. Anda bisa menyediakannya dalam bentuk buletin, atau membicarakannya dengan karyawan Anda saat meeting atau satu persatu.
- Sediakan kanal atau grup khusus untuk interaksi informal dengan karyawan ikatan yang lebih baik selalu terjalin.
- Atur pertemuan secara berkala untuk membicarakan hal-hal di luar pekerjaan, sehingga setiap pekerja memiliki ikatan yang lebih baik satu sama lainnya, dan mereka bisa mengenal satu sama lainnya.
Terlepas dari pro dan kontra seputaran remote work, situasi yang kita hadapi saat ini harus kita sikapi sebijak mungkin. Menggunakan teknologi adalah salah satu cara yang tidak bisa kita abaikan. Hal ini tentunya untuk meminimalisir ragam persoalan saat pertama kali menerapkan sistem remote work.
Ingin mengetahui lebih lanjut dan berkonsultasi dengan tim kami mengenai Freshworks, langsung klik link di bawah ini.
Sumber: Freshworks
