Kini telah banyak tersedia aplikasi Human Resource Information System (HRIS) yang mendukung payroll setiap perusahaan di Indonesia. Semua aplikasi ini dilengkapi dengan ragam fitur dan keunggulan masing-masing. Adanya aplikasi ini tentu akan memudahkan pekerjaan departemen HR.
Namun, sebelum memilih aplikasi payroll, ada beberapa hal penting yang harus Anda pahami. Hal paling fundamental adalah memahami terlebih dahulu apakah software tersebut dapat disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan Anda.
Sebagaimana ide awalnya diciptakan, aplikasi payroll dikembangkan dengan tujuan untuk mempermudah kinerja tim HR sebuah perusahaan. Jika pekerjaan selama ini dilakukan secara manual, maka dengan menggunakan HRIS pekerjaan akan jauh lebih efektif karena telah otomatis.
Apa saja poin penting yang harus Anda temukan dalam aplikasi payroll di Indonesia?
Pada umumnya, banyak manajer dari sebuah perusahaan yang datang kepada tim sales dan mulai bertanya banyak hal tentang software HRIS. Setiap pertanyaan itu awal mulanya berasal dari keingintahuan mereka tentang produk HRIS yang ingin digunakan. Tentunya hal ini wajar, karena pertanyaan tersebut akan selalu bermuara pada kebutuhan dari masing-masing perusahaan.
Berikut beberapa poin penting yang harus Anda pertimbangkan dalam memilih aplikasi payroll yang tepat:
#1 Pilih aplikasi payroll yang memiliki fitur efisien dan formula tepat dalam mendukung kebijakan perusahaan dan regulasi pemerintah Indonesia
Secara garis besar, memilih aplikasi payroll yang dapat memudahkan kinerja departemen HR adalah sebuah keharusan. Bayangkan tim HR Anda menghitung ribuan gaji karyawan, sementara prosesnya dilakukan secara manual. Tentunya mereka akan membutuhkan waktu dan tenaga banyak.
Belum lagi dengan kesulitan dalam memastikan, “apakah kalkulasi payroll yang telah mereka rekap tersebut 100% benar?” Jika terjadi kesalahan, tentunya akan terjadi penghitungan ulang sedari awal. Kemudian ini akan menjadi rentetan bola salju bagi tim HR. Keluhan akan terus berdatangan serta keterlambatan pembayaran gaji bisa jadi akan terjadi.
Hal di atas adalah alasan kenapa Anda harus memilih aplikasi payroll berupa software HRIS dan meninggalkan proses penghitungan manual. Namun, dalam memilih fitur terbaik dari setiap aplikasi payroll di Indonesia, Anda harus bisa memastikan efektivitas software tersebut dalam memproses gaji yang akan diterima oleh pekerja.
Ingat, pembayaran gaji akan selalu diterima karyawan pada tanggal tertentu di setiap bulannya. Oleh karena itu penting bagi Anda untuk memilih software dengan ketepatan dan kecepatan dalam memproses pembayaran gaji karyawan secara tepat waktu.
Hal lainnya, gaji adalah hak utama yang harus diterima karyawan sebagai pekerja di sebuah perusahaan, maka ketepatan dalam mengkalkulasi besaran gaji yang diterima karyawan juga harus menjadi pertimbangan utama Anda dalam memilih software HRIS.
Selanjutnya Anda juga harus mencari software dengan formula yang dapat disesuaikan dengan peraturan perusahaan dan pemerintah. Terutama dalam menghitung tunjangan yang harus diterima karyawan, pembayaran pajak, asuransi, dan peraturan pemerintah lainnya seperti BPJS dan PPh 21.
Memilih aplikasi payroll Indonesia yang tepat tentunya akan membuat pekerjaan Anda menjadi mudah dan kejadian human error bisa diminimalisir.
#2 Pilih aplikasi payroll Indonesia yang memiliki fitur component overrider
Setelah penghitungan proses penggajian selesai, tentunya Anda akan mendapatkan informasi lengkap tentang penggajian dan nominal gaji yang akan diterima oleh karyawan perusahaan Anda.
Namun, bagaimana jika terdapat perubahan komponen penggajian secara tiba-tiba? Misalnya, karena alasan yang disebabkan oleh hal tertentu, contohnya: karyawan A akan didenda sebesar Rp500,000,- karena alasan dan kesepakatan yang telah menjadi regulasi dari perusahaan Anda. Dan denda tersebut harus diefektifkan dalam periode penggajian hari itu juga.
Tentunya situasi seperti itu bisa saja terjadi di beberapa perusahaan. Di sinilah pentingnya bagi Anda untuk memilih aplikasi payroll yang memiliki component override serta bisa disesuaikan dengan aturan yang dimiliki oleh setiap perusahaan di Indonesia.
Dengan adanya fitur Payroll Component Overrider tentunya Anda tidak perlu khawatir lagi ketika dihadapkan dengan situasi seperti ini.
#3 Memiliki sistem yang terintegrasi dan mendukung penghitungan BPJS serta PPh 21
Dalam memilih aplikasi payroll yang kini semakin banyak terdapat di Indonesia, penting untuk mengetahui apakah sistem yang terdapat pada aplikasi tersebut telah langsung terintegrasi dan mendukung penghitungan jaminan kesehatan, jaminan masa tua, serta pembayaran pajak, dll.
Ini penting, karena selama pemrosesan gaji karyawan, Anda tidak perlu lagi dipusingkan dalam penghitungan BPJS serta pajak yang harus dibayarkan. Hanya tinggal klik tanpa harus menggunakan pena, maka pembayaran gaji dengan pajak serta BPJS telah dibayarkan secara langsung.
Pilihlah aplikasi payroll yang telah mendukung pembayaran tersebut, terutama mengenai BPJS Kesehatan dan Ketenagakerjaan serta PPh 21.
#4 Mendukung sistem penghitungan dan pembayaran langsung kepada bank
Aplikasi payroll yang bagus tentunya membuat proses yang biasa dilalui oleh departemen HR secara manual, mulai bertransformasi menjadi lebih terotomatisasi. Bagaimanapun, dalam sebuah sistem penggajian, setelah proses yang dilalui dari tahap awal hingga tahap pembayaran gaji tentunya software yang Anda pilih harus mendukung sistem pembayaran langsung kepada rekening masing-masing karyawan.
Untuk mempermudah Anda dalam melakukan proses transfer gaji melalui bank, software yang baik juga harus bisa menghasilkan template transfer bank. Template ini berguna dalam menghitung besaran gaji yang akan ditransferkan oleh bank kepada masing-masing karyawan, sebagaimana yang telah dihitung sedari awal pemrosesan gaji.
Selain itu, template pada aplikasi payroll ini juga akan menyimpan data tentang tanggal transfer efektif dan juga nomor rekening masing-masing karyawan Anda. Template ini akan memudahkan Anda melakukan pembayaran gaji secara otomatis tanpa harus melakukan sistem secara manual. Selain itu fitur ini akan membuat waktu menjadi lebih efektif tanpa harus menggunakan cek kertas, sehingga risiko cek hilang atau kasus penipuan sulit terjadi karena semua telah diotomatisasi.
#5 Memiliki fitur report yang akan memudahkan HR dalam menyesuaikan laporan perusahaan
Ketika proses penggajian sedari awal hingga gaji telah ditransfer ke rekening masing-masing karyawan, terkadang departemen HR sering melakukan pratinjau ulang sebagai pertanggungjawaban mereka kepada manajer atau pemilik perusahaan.
Dengan adanya fitur ini, tentunya tim HR Anda memiliki kemudahan dalam mengunduh laporan penggajian yang mereka inginkan. Karena itu, aplikasi payroll yang baik tentunya harus dapat memberikan laporan standar yang dibutuhkan oleh seorang HR untuk melakukan pratinjau ulang ini.
Laporan yang diunduh tersebut bisa jadi berupa payslip yang berisi penggajian karyawan, detail komponen penggajian, besaran pemotongan pajak, BPJS dan dana pensiun, serta total gaji yang diterima oleh karyawan Anda setelah dikurangi itu semua.
Tidak hanya itu, banyak laporan lainnya yang sering dibutuhkan oleh seorang HR saat melakukan pratinjau ulang. Karena itu, hal terbaik adalah memilih aplikasi payroll Indonesia yang dapat memfasilitasi setiap laporan untuk memudahkan tim HR melakukan pratinjau ulang.
Berbicara tentang tren atau perkembangan zaman. Konsumen berada di garis depan menuntut pengembang software HRIS menghadirkan produk dengan inovasi terbaru, serta berbeda dengan produk lainnya.
Hal ini lumrah, karena sebagai manusia kita selalu ingin pembaharuan di setiap lini kehidupan. Oleh karena itu, beberapa fitur di atas dapat Anda temukan langsung dalam aplikasi HRIS seperti Haermes.
Apakah ini sebuah solusi lengkap? Atau dapat memberikan akses serta fleksibilitas yang Anda inginkan? Jika Anda ingin tahu lebih lanjut lagi bagaimana aplikasi ini dapat bekerja untuk perusahaan anda! Klik langsung link di bawah ini.
