Di masa sekarang, rapat melalui aplikasi video conferencing telah menjadi keseharian kita. Pun melihat situasi pandemi Covid-19, bisa dikatakan sistem kerja jarak jauh akan terus diterapkan oleh beberapa perusahaan meski new normal telah ditetapkan. Oleh karena itu, penting untuk memiliki aplikasi rapat online gratis yang dapat memudahkan koordinasi Anda saat bekerja dari jarak jauh.
Sayangnya, meski banyak aplikasi rapat online gratis yang tersedia namun tidak mampu mendukung pola kerja jarak jauh secara sempurna. Bahkan beberapa aplikasi yang saat ini banyak digunakan terkesan kikuk dan menyebalkan, terutama perihal keamanan dan minimnya fitur kolaboratif yang tersedia.
Dalam tulisan ini, kita akan membahas beberapa kendala yang akan dihadapi saat menjalankan pola kerja jarak jauh atau remote work. Tentunya tulisan ini juga akan dilengkapi dengan gambaran dan solusi sebelum Anda menentukan pilihan yang tepat pada aplikasi rapat online perusahaan.
1. Terganggu dengan suara pengetikan keyboard, sementara notula rapat harus dituliskan
Notula atau laporan rapat adalah hal penting dalam sebuah pertemuan. Sementara itu, saat pertemuan beralih ke ranah virtual tentu notula tetap harus ada. Akan tetapi, bunyi jemari di keyboard notulen yang terdengar jelas tentu dapat membuat fokus diskusi bisa terdistraksi, karena mikrofon laptop letaknya berdekatan dengan keyboard.
Dalam etika rapat virtual, tentunya notulen dapat mematikan mikrofon sementara jemarinya terus lihai mengetik setiap materi yang disampaikan ketika pertemuan virtual diselenggarakan. Hal ini berfungsi agar peserta lain bisa fokus mendengarkan materi tanpa harus terdistraksi.
Namun tenang, beberapa aplikasi saat ini telah menyediakan fitur “reduce keyboard noise”. Fitur ini akan langsung mengidentifikasi suara pengetikan dan menghilangkannya langsung dari rapat virtual Anda. Sebagai notulen, Anda bisa bekerja dengan lancar tanpa mengganggu fokus rekan Anda pada materi pertemuan.
2. Merasa grogi dan tidak ingin terlihat berantakan ketika rapat virtual dilakukan?
Ini adalah mimpi buruk dan kendala klasik banyak orang selama work from home. Misalnya, Anda baru selesai mandi, dan atasan Anda tiba-tiba mengabari untuk sesegera ikut meeting dalam pembahasan proyek terbaru perusahaan.
Tentunya situasi di atas membuat Anda kehilangan waktu untuk berdandan agar penampilan terlihat sempurna. Namun tenang, beberapa aplikasi online yang tersedia kita dilengkapi dengan fitur “touch up appearance” yang dapat membuat wajah halus dan lembut agar Anda terlihat siap di depan kamera. Setidaknya ini akan mengurangi kesan grogi yang Anda miliki.
3. Perusahaan Anda multinasional dengan pekerja yang memiliki ragam bahasa berbeda?
Penelitian yang dilakukan oleh Rosetta Stone menyebutkan bahwa 71% pimpinan perusahaan di dunia berencana membawa bisnis mereka ke daerah-daerah yang tidak menggunakan bahasa Inggris. Selanjutnya, 66% dari perusahaan multinasional tersebut menggunakan tenaga kerja global secara telecommuting, di mana 90% perusahaan memiliki kendala yang sama, yakni bahasa.
Jika Anda juga memiliki perusahaan multinasional, penting bagi Anda untuk memilih layanan penyedia jasa video conferencing yang memudahkan kendala bahasa dengan masing-masing tim di setiap negara. Hal ini penting, karena komunikasi melalui panggilan video tidak memberikan bahasa tubuh (fisik) yang dengan mudah dapat dipahami.
Penggunaan subtitle akan sangat berperan penting untuk mengatasi ini. Jadi, pastikan aplikasi rapat online yang Anda pilih mendukung penggunaan penggunaan subtitle demi meminimalisir kendala bahasa pada perusahaan multinasional Anda.
Hal menariknya, beberapa aplikasi rapat online juga menawarkan pengalaman pengguna menyenangkan. Misalnya ketika tim Anda terlambat/tidak bisa ikut pertemuan virtual, maka dia bisa mengakses kotak subtitle dan memilih salinan konten (transcript subtitle) rapat yang telah selesai tersebut, lalu menyalinnya ke dokumen yang diinginkan.
4. Ketika Anda memiliki pertanyaan akan tetapi tidak ingin menyela pembicaraan
Mungkin ini masalah yang akan Anda temukan dalam konferensi melalui video, oleh karena itu beberapa pengembang aplikasi rapat online mulai memecahkan masalah ini dengan memberi opsi untuk mengetik teks yang mana nantinya akan muncul di sudut layar.
Fitur ini akan memberi Anda kesempatan untuk mengajukan pertanyaan tanpa harus menginterupsi pembicaraan. Tidak hanya itu, peserta rapat juga bisa mengirimkan emoji untuk mengekspresikan reaksi selama rapat virtual berlangsung.
5. Beri akses kepada pimpinan pertemuan untuk membisukan setiap mikrofon peserta demi kelancaran
Suara televisi di ruang tamu, pemutar musik di kamar sebelah, tangisan anak-anak, semua itu bisa muncul di saat meeting virtual di adakan. Karena itu, selaku host pertemuan Anda dapat menghilangkan suara tersebut, dan mengaktifkannya kembali saat diinginkan.
Pun sedari awal sebagai host pertemuan Anda bisa membuat pengaturan berupa fitur “mute on entry“, sehingga siapa saja yang tergabung di dalam pertemuan virtual Anda akan langsung hadir dengan mikrofon yang dibisukan sedari awal. Semua ketentuan di tangan Anda sebagai host pertemuan.
6. Fokuskan tampilan layar Anda pada kontributor rapat secara resmi
Tata letak thumbnail video di layar pada banyak aplikasi rapat online gratis terlihat membosankan. Video tidak dapat ditata sedemikian rupa untuk membedakan kontributor rapat dan peserta. Namun beberapa aplikasi rapat online telah melengkapi produk mereka dengan fitur dynamic layout yang dinamis untuk mengidentifikasi peserta dalam sebuah pertemua virtual.
Hal ini tentu membuat peserta konferensi dengan mudah mengetahui siapa kontributor utama pada rapat yang sedang mereka ikuti. Sehingga memudahkan Anda dalam menjalankan sesi debat, tanya jawab, diskusi panel, dll.
Aplikasi rapat online adalah cara paling efisien untuk melakukan rapat jarak selama work from home. Oleh karena itu, Lark Suite menghadirkan kepada Anda aplikasi rapat online gratis yang tepat untuk solusi kerja jarak jauh Anda. Lark dilengkapi dengan tools dan fitur kolaboratif all-in one yang sangat menarik. Ditambah lagi dengan waktu panggilan (call/video) unlimited atau tanpa batas, sehingga Anda bisa melaksanakan meeting dengan lancar tanpa gangguan.
Tertarik ingin mengetahui Lark lebih jauh lagi? Klik link di bawah ini dan konsultasikan bersama tim ahli kami tentang aplikasi rapat online gratis ini.
