Canned response atau respons tersimpan adalah sebuah ide efektif yang dapat Anda optimalkan di masa-masa sulit menyongsong era new normal. Di tengah industri yang turut berjuang melawan krisis pandemi Covid-19, canned response memiliki manfaat yang dapat membantu Anda selangkah lebih maju dalam memahami konsumen dan mengurangi kerumitan yang tak diinginkan.
Tentu hal ini penting, sebagaimana respons kita terhadap krisis dan kerumitan akan selalu kita hindari. Meski sejatinya hidup merupakan rangkaian kerumitan yang sukar dipecahkan atau dipahami secara utuh, sehingga kita harus menentukan pilihan di tengah segala peristiwa.
Dengan mengoptimalkan canned responses, agen Anda akan mendapatkan manfaat seperti menghemat waktu kerja dalam menjawab pertanyaan pelanggan. Canned response juga dapat mengkategorikan setiap tanggapan yang telah ditentukan untuk menjawab pertanyaan pelanggan. Pekerjaan menjadi efisien dan Anda bisa menghemat waktu, uang, serta energi karyawan.
Canned response dapat menimalisir kerumitan yang senantiasa membuat jiwa tertekan. Khususnya bagi karyawan dan konsumen, sehingga mereka bisa memikirkan hal lainnya di tengah himpitan situasi pandemi yang konon kabarnya mampu menciptakan resesi.
Kenapa canned response penting?
Tim penjualan yang selama krisis ini banyak menggunakan canned response telah mengambil banyak manfaat akan kegunaannya. Selain menghemat waktu dan meningkatkan efisiensi, canned responses turut memberi pengalaman pelanggan terbaik kepada banyak konsumen.
Sebagaimana penjabaran di laman Forbes, 89% bisnis kini bersaing melalui layanan pelanggan bersifat komprehensif terhadap konsumen. Bahkan di 2020, pengalaman pelanggan akan menjadi hal penting dibanding harga dan produk yang Anda tawarkan.
Lebih lanjutnya lagi, beberapa statistik yang dihimpun inc.com ini akan mempertegas manfaat dan pentingnya canned response bagi tim penjualan dan bisnis Anda:
- Pertama, 50% pelanggan membutuhkan layanan bisnis tersedia 24/7 (sepanjang hari).
- Kedua, 44% pelanggan online mengatakan bahwa tanggapan langsung selama pembelian adalah aspek penting dalam penjualan.
- Ketiga, meningkatnya penggunaan canned response membuat 90% konsumen puas dengan layanan pelanggan.
Manfaat canned response bagi tim penjualan
Canned response merupakan template email yang dibuat untuk memudahkan tim Anda dalam menanggapi setiap situasi dan interaksi yang terjadi dengan prospek atau pelanggan melalui tiket yang tersedia.
Canned response memiliki karakteristik umum dari segi pemformatan. Respons tersimpan ini akan memudahkan Anda dalam memasukkan details yang spesifik: nama prospek, nama perusahaan, dan informasi pribadi lainnya yang relevan.
Berikut lebih lanjut manfaat yang akan Anda dapatkan dari canned response:
1. Manfaat canned response lebih menghemat waktu
Manfaat dasar canned response yakni dapat menghemat waktu tim penjualan. Tim tidak perlu lagi mengetik ulang komunikasi email yang sering dan umum diajukan oleh pelanggan. Bayangkan berapa banyak waktu yang disimpan atau dialihkan untuk mengerjakan hal penting lainnya.
Manfaat lain dari canned response, tim Anda dapat mengkombinasikannya dengan pesan baru dari email yang belum pernah digunakan lalu bisa dijadikan canned response terbaru. Cukup dengan mengambil bagian dari respons tersimpan yang lama dan mengkombinasikannya dengan pesan terbaru yang ingin Anda gabungkan. Ragam kemudahan dalam melayani pelanggan selama periode new normal bisa Anda terapkan melalui canned response.
2. Bisa mempermudah upaya
Menulis email baru atau balasan adalah bagian yang sangat menguras proses penjualan, bahkan jika jumlah email yang harus dibalas begitu banyak, tentunya membutuhkan upaya atau energi yang berlebih. Namun, canned response akan membantu Anda mengatasi hal ini sehingga perasaan stress berkurang di tengah aktivitas penjualan yang super sibuk.
3. Dapat mempercepat banyak pekerjaan
Apakah Anda bekerja dan mengirim email sepanjang hari? Jika iya, gunakan canned response untuk mempercepat proses kinerja tanpa harus mengganggu saluran telepon penjualan Anda. Bahkan saat saluran telepon ditutup, melalui template yang tersedia dan relevan dengan tiket, Anda langsung bisa mengirimkannya ke pelanggan secara cepat dan tepat.
4. Lebih profesional dan dapat dipersonalisasi
Sebagian besar upaya Anda dalam menanggapi pelanggan atau dalam prosesnya tentu akan terekam dalam canned response yang telah ada. Hal ini akan membuatnya terlihat profesional dari sisi pemformatan, serta memudahkan Anda dalam memberi informasi yang diminta/diberikan kepada pelanggan secara personal.
Meski personalisasi di sini agak minimal, akan tetapi membuka kemungkinan pelanggan/prospek menghargai upaya sederhana yang Anda lakukan dalam menyesuaikan pesan Anda kepada mereka.
Langkah sederhana membuat template balasan umum melalui canned response
Dengan canned response agen Anda dapat membuat satu set template balasan yang dapat dikirim kapan pun dan juga relevan dengan pertanyaan pelanggan. Misalnya, saat pelanggan Anda menanyakan tentang cara mengatur ulang kata sandi, agen dengan mudah bisa langsung memanfaatkan canned response untuk menyelesaikan persoalan dan beralih ke tiket lainnya.
Panduan cepat membuat canned responses pada Helpdesk:
- Di bawah tab Admin di panel sebelah kiri, pilih Helpdesk Productivity > Canned Responses.
- Klik New Canned Response. Pastikan Anda memilih Response Title yang dapat Anda pahami.
- Ketik template respons yang terformat pada rich text editor.
- Klik Insert Placeholder untuk memasukkan konten secara otomatis seperti Ticket ID, Subject atau Requester Name dalam balasan.
- Tetapkan izin visibilitas dan akses untuk respons yang Anda buat:
- Jika Anda memilih “Myself under Available for” maka respons akan disimpan pada folder pribadi Anda dan hanya Anda sendiri yang bisa mengaksesnya.
- Jika Anda menerapkan visibilitas kepada “All Agen”, maka setiap agen dapat melihatnya dan mengklik Insert Canned Response di kotak balasan mereka.
- Selain itu, Anda juga dapat membuat canned responses hanya terlihat di dalam grup tertentu, contohnya: Canned response untuk “Refund” yang hanya bisa terlihat oleh tim “Returns dan Refunds”. Opsi ini juga memungkinkan Anda untuk memilih beberapa grup.
- Pilih folder khusus tempat Anda menyimpan canned response terbaru Anda. Anda juga bisa memindahkannya kapan pun ke folder yang dimau.
- Klik Save untuk menyimpan canned responses yang telah selesai Anda buat. Jika ingin mengedit ulang, cukup klik namanya.
Daftar canned response yang telah Anda simpan akan tersedia pada bagian Admin > Helpdesk Productivity > Canned Responses. Anda juga bisa menjadikan balasan email yang dikirimkan ke pelanggan untuk dijadikan canned response dengan cara mengklik Canned Response di atas balasan email tersebut dan memilih opsi Add New Canned Response.
Setelah itu Anda dapat menggunakan canned response yang telah dibuat dalam tiket dengan cara mengklik Insert Canned Response.
Cara mengatur canned response ke dalam folder
Atur canned response Anda ke dalam folder untuk memudakan pengkategorian. Klik +Create Folder untuk membuat folder, dan kemudian pindahkan canned response Anda ke dalam folder yang Anda inginkan.
Agen Anda juga bisa membuat canned response pribadi yang hanya bisa dilihat oleh mereka sendiri. Klik link ini untuk memahaminya: Learn How.
Cara menghapus canned response
Anda juga bisa menghapus canned response yang telah dibuat. Caranya masuk ke bagian Admin > Canned Response > Folder name (jika diberi nama) dan pilih respons pintas yang ingin Anda hapus dengan cara mencentangnya. Setelah itu pilih Delete.
Note: Untuk menghapus dan mengedit canned response ini Anda hanya dapat melakukannya pada folder canned response khusus yang telah dibuat, sementara itu tidak berlaku pada folder default.
Di era new normal serta krisis akibat pandemi Covid-19 yang belum pasti kapan redanya ini, tentunya membuat pekerjaan menjadi lebih efisien dan cepat adalah hal yang penting. Terutama jika ini dapat meningkatkan pengalaman pelanggan (customer experience) terbaik bagi konsumen Anda.
Tertarik untuk memahami lebih lanjut bagaimana canned response memudahkan kinerja tim penjualan Anda? Coba paket free Freshdesk sekarang juga, atau langsung konsultasikan dengan tim profesional kami melalui link di bawah ini. Di tunggu ya!
