Perkembangan zaman telah membawa perubahan signifikan di dunia industri. Hal ini tumbuh beriringan dengan penggunaan teknologi yang mendukung efektivitas kinerja Human Resource Departement (HRD). Kini pun telah banyak tersedia aplikasi gaji karyawan yang akan memudahkan HR dalam menata penggajian agar lebih efisien.
Aplikasi gaji karyawan ini sangat dibutuhkan HR guna memudahkan proses penggajian tanpa menghabiskan waktu panjang untuk merumuskannya. Selain itu, aplikasi gaji berupa software HRIS ini juga dapat meminimalisir proses human error yang sering terjadi ketika dikerjakan secara manual.
Kenapa aplikasi gaji karyawan ini penting?
Sebagai seorang HR profesional tentu Anda perlu memastikan pekerja mendapat hak mereka dengan layak, sebagaimana mereka menjalankan kewajiban kerjanya. Dalam melakukan ini tentunya Anda menginginkan sistem yang dapat memudahkan atau merampingkan pekerjaan.
Karena itu, menggunakan aplikasi gaji karyawan merupakan solusi alternatif yang dapat Anda gunakan. Ditambah lagi dengan keunggulan bahwa software HRIS ini memiliki ragam modul dan fitur yang akan mempercepat kinerja HR agar lebih efisien.
Tentu semua manfaat dari aplikasi gaji karyawan ini bisa Anda dapatkan jika software yang disediakan memiliki fitur sebagaimana yang akan dibahas dalam tulisan di bawah ini:
1. Aplikasi gaji karyawan dengan fitur custom formula payroll
Sebagaimana menghitung gaji karyawan menggunakan tool seperti Excel, tentu Anda perlu memasukkan logic formula satu persatu. Misalnya penghitungan Gaji Kotor yang mana Anda harus menghitung jumlah upah/jam, total jam kerja, OT/jam, dan total jam OT. Seperti contoh di bawah ini, Anda dapat menggunakan formula pada cell F4=(B2*C2)+(D2*E2).
Dengan menggunakan HRIS software, Anda tidak perlu memasukkan formula satu persatu secara manual. Adanya fitur set formula memungkinkan Anda untuk mengatur formula cukup satu kali saja yang kemudian dapat diaplikasikan kepada seluruh karyawan dengan komponen gaji yang sama.
Misalnya, Anda dapat memasukkan komponen-komponen utama seperti gaji pokok, tunjangan dalam persentase, potongan bulanan seperti pajak, dll. Nantinya, sistem akan bekerja sesuai dengan formula yang telah Anda tentukan sehingga tidak perlu lagi menghitung satu persatu gaji karyawan serta tunjangan ataupun potongannya.
2. Fitur pembayaran PPh 21
Bayangkan jika perusahaan Anda memiliki ribuan karyawan dengan gaji serta PPh 21 mereka dihitung secara manual, tentunya membutuhkan waktu lama untuk memprosesnya. Sementara cara manual juga rentan terjadi human error. Pun jika terjadi, maka penghitungan harus diulang dari awal lagi.
Sesuai dengan regulasi pemerintah, setiap karyawan dengan penghasilan tertentu wajib membayar pajak penghasilan sebesar 5% bahkan hingga 30%. Persentase ini dihitung dari total Gaji Kotor tahunan karyawan.
Dengan fitur aplikasi karyawan Anda dapat melakukan pengaturan terlebih dahulu yang disesuaikan dengan syarat-syarat penghitungan PPh 21 dan dilihat berdasarkan jumlah Penghasilan Tidak Kena Pajak (PTKP), seperti:
- Total gaji dalam setahun.
- Status kawin
- Penambahan pada anggota baru (anak), anak angkat, keluarga dalam garis keturunan yang lurus menjadi tanggungan sepenuhnya, paling banyak 3 orang untuk tiap keluarga.
Misalnya begini, Anda ingin menghitung PPh 21 Bulanan karyawan, komponen yang dibutuhkan:
1) Gaji Pokok dikurangi dengan (i) Biaya jabatan (5% x Total Biaya Jabatan) ‒ dan juga ‒ (ii) Menghitung 2% iuran Jaminan Hari Tua (JHT) karyawan dari Gaji Pokok yang diterima berdasarkan regulasi BPJS Ketenagakerjaan. Hasil dari pengurangan disebut dengan Jumlah Pengurangan Bulanan.
2) Setelah Gaji Pokok dikurangi dengan Jumlah Pengurangan Bulanan, maka hasilnya adalah total Gaji Bersih bulanan. Formula selanjutnya, Gaji Bersih x 12 (total bulan dalam setahun) = Penghasilan Bersih Tahunan.
3) Selanjutnya menghitung Penghasilan Tidak Kena Pajak (PTKP): (i) Untuk wajib pajak Rp54.000.000 (ii) Tambahan bagi yang telah menikah Rp4.500.000, hasilnya adalah jumlah PTKP sebesar Rp58.500.000. Untuk tambahan (burden) ini juga bisa meningkat jika karyawan telah memiliki anak, dengan maksimal 3 orang.
4) Penghasilan yang dikenai pajak tahunan yaitu: Penghasilan Bersih Tahunan – PTKP = Penghasilan Dikenai Pajak Tahunan. Setelah itu, lanjut menghitung PPh 21 Terutang (5% x Penghasilan Dikenai Pajak Tahunan). Lalu hasil dari PPh 21 Terutang dikurangi 12 (bulan) untuk mencari besaran akhir PPh 21 Bulanan masing-masing karyawan Anda.
Tentunya jika menghitung semua ini secara manual akan sangat menyita waktu HR. Sementara dengan aplikasi gaji karyawan Anda hanya perlu membuat pengaturan awal, lalu biarkan sistem yang akan memprosesnya dengan mudah karena telah ada formula khusus di dalamnya yang dapat meminimalisir human error dan memangkas jam kerja.
3. Fitur overrider penggajian
Fitur override sangat dibutuhkan setelah semua proses penggajian selesai. Dengan fitur ini, sebagai user Anda akan mendapatkan informasi penggajian setiap karyawan. Akan tetapi, jika diperlukan, misalnya secara tiba-tiba terjadi perubahan komponen penggajian, seperti: Karyawan A mendapatkan denda karena alasan logis yang dimiliki perusahaan. Denda tersebut harus dikurangkan pada periode gaji yang sama. Maka Anda dapat menggunakan fitur ini.
Untuk menggunakan fitur ini, misalnya seperti yang terdapat dalam software HRIS Haermes Anda hanya perlu mengirim transaksi komponen penggajian tersebut untuk memproses komponen penggajian terbaru.
Fitur ini cukup fleksibel, dengan proses sederhana sebagai berikut: Permintaan penggantian komponen penggajian → Pembuatan overrider komponen penggajian → Penggantian komponen penggajian yang telah dibuat → Pembaruan data penggajian → Hasil dari proses overrider.
4. Fitur penghitungan BPJS
Aplikasi gaji karyawan tentu harus memiliki fitur yang terintegrasi dengan regulasi BPJS Kesehatan dan Ketenagakerjaan. Sehingga selama proses penghitung gaji HR tidak perlu khawatir lagi dalam mengkalkulasikannya.
Fitur ini memudahkan Anda dalam menghitung jumlah gaji dan pengurangan yang diberlakukan untuk pembayaran BPJS masing-masing karyawan. Bahkan dalam beberapa software HRIS, Anda akan diberi keleluasaan memisahkan proses penghitungan BPJS dari daftar gaji, jika dibutuhkan.
#BPJS Kesehatan
Sebelumnya penting untuk memahami aturan dasar penerapan BPJS ini, di mana untuk pembayarannya BPJS Kesehatan dipotong dari besaran upah bulanan karyawan dengan ketentuan: 4% dari pemberi kerja dan 1% oleh pekerja (peserta).
Pemberian BPJS Kesehatan ini juga dibagi atas 2 kelas berbeda. Kelas I bagi karyawan dengan penghasilan di atas Rp4.000.000 – Rp8.000.000. Sementara Kelas II untuk karyawan dengan penghasilan di bawah Rp4.000.000.
#BPJS Ketenagakerjaan
BPJS Ketenagakerjaan ini terdiri dari Jaminan Hari Tua (JHT), Jaminan Pensiun (JP), Jaminan Kecelakaan Kerja (JKK), dan Jaminan Kematian (JK). Setiap program memiliki formula masing-masing dalam penghitungannya dan sesuai dengan ketentuan Undang-undang. Baca di sini lebih lanjut: Komponen Penting Penghitungan BPJS Ketenagakerjaan.
4. Fitur bank transfer compute
Setelah semua proses penggajian selesai dari tahap ke tahap, selanjutnya sebagai user Anda akan mendapatkan total dari keseluruhan gaji yang akan ditransfer ke masing-masing karyawan Anda. Untuk mempermudah Anda dalam memproses ini, fitur bank transfer compute akan membantu Anda dalam menghasilkan template transfer bank.
Template transfer bank ini memiliki fungsi yang sangat penting, karena menyimpan informasi besaran gaji masing-masing karyawan Anda. Selain itu, template ini juga menyimpan data rekening masing-masing karyawan dan tanggal transfer efektif sesuai dengan ketentuan perusahaan.
Alurnya seperti ini: Permintaan perhitungan transfer bank → Proses perhitungan transfer bank baru telah diterima→ Perhitungan transfer bank telah dibuat.
#Manfaat utama yang akan Anda dapatkan dari aplikasi gaji karyawan
1. Kemudahan proses penggajian: Ini adalah fitur utama aplikasi gaji karyawan, karena memiliki ketepatan waktu dan kemudahan dalam pembayaran gaji yang langsung terhubung dengan bank. Ini akan mengurangi potensi kesalahan yang sangat fatal.
2. Membantu pengarsipan pajak: Memudahkan pengajuan pajak Anda secara tepat waktu, karena telah memiliki sistem yang terotomatisasi dengan kalkulasi pembayaran pajak setiap karyawan. Selain itu dapat menghindari Anda dari kesalahan penginputan pajak masing-masing karyawan.
3. Terintegrasi dengan regulasi dan Undang-undang negara yang berlaku: Otomatisasi yang dimiliki akan membuat perusahaan Anda selalu berada di sisi kanan Undang-undang ketenagakerjaan yang berlaku di Indonesia.
4. Self-service: Aplikasi gaji karyawan tentunya mendukung layanan swa-mandiri atau self-service. Ini akan membuat karyawan Anda mudah dalam mengakses penggajian mereka melalui component overrider yang tersedia. Karyawan dapat memperbaiki kesalahan data kehadiran yang berhubungan dengan gaji mereka terima.
Fitur-fitur dan penjelasan di atas tentunya akan dapat memberikan manfaat bagi perusahaan Anda, terutama dalam menghapus tugas-tugas yang membosankan dan menambah beban kerja HR Anda sehingga mereka bisa fokus pada upaya peningkatan Sumber Daya Manusia (SDM) perusahaan Anda.
Tertarik untuk memahami lebih lanjut mengenai aplikasi gaji karyawan di atas? Konsultasikan segera dengan tim profesional kami melalui link di bawah ini
