Umumnya tim HR perusahaan selama ini menghitung gaji karyawan dengan menggunakan dua cara penginputan data berbeda. Pertama menghitung gaji secara manual dengan formula yang terdapat dalam Excel, kedua secara otomatis menggunakan formula yang dikostumisasi pada HRIS software.
Jauh hari sebelum Human Resource Information System (HRIS) software berkembang, para staf di departemen HR sering menggunakan cara pertama untuk keperluan rekapitulasi data hingga proses penghitungan gaji karyawan setiap bulannya.
Tak dipungkiri lagi, perhitungan gaji dengan menggunakan Excel saat itu sangat membantu tim HR dalam menyelesaikan pekerjaan mereka. Terutama Excel memiliki fitur utama yang mempermudah kinerja HR dengan formula khusus seperti IF, LOOKUP, SUM, Count, dll.
Meskipun beberapa perusahaan masih menghitung gaji karyawan mereka dengan menggunakan aplikasi spreadsheet Excel, akan tetapi telah banyak juga yang mulai beralih menggunakan HRIS software, terutama yang telah terintegrasi dengan sistem payroll sehingga kinerja HR menjadi lebih efisien dan hemat waktu.
Seperti yang kita ketahui, HRIS software merupakan sistem piranti lunak komputer yang didesain khusus untuk memudahkan penghitungan gaji secara cepat dan akurat. Selain itu, software ini juga mengorganisir tata kelola dan tata laksana Manajemen Sumber Daya Manusia (MDSM) guna menentukan Decision Support System (DSS) yang menyediakan ragam informasi bagi departemen HR.
Langkah sederhana menghitung gaji karyawan dengan aplikasi spreadsheet Excel
Dewasa ini hampir setiap perusahaan memiliki software khusus HRIS untuk mempermudah dan mempercepat penghitungan gaji karyawan mereka. Kendati begitu, beberapa perusahaan masih tetap menggunakan formula Excel karena alasan tertentu atau ketidakpahaman akan kemudahan yang didapat dari HRIS software.
Sebagaimana yang kita ketahui, menghitung gaji karyawan dengan Excel membutuhkan beberapa langkah yang sederhananya sebagai berikut:
#1 Mengisi data karyawan
Buat data dalam 1 lembar Excel. Data ini berfungsi sebagai data awal Anda dalam menghitung gaji karyawan Anda. Lembar ini berisi data khusus seperti: ID, Nama, Jabatan, Status pernikahan, Gaji pokok, Insentif jabatan dan lain-lainnya.
#2 Menghitung lembur
Setelah semua data karyawan selesai Anda buat, maka selanjutnya Anda mulai menghitung lembur yang merupakan bagian dari komponen penggajian.
#3 Menghitung gaji
Setelah Anda selesai mengisi data karyawan dan menghitung lemburannya. Selanjutnya Anda harus menjumlahkan semua komponen terkait yang berhubungan dengan penggajian, seperti: tunjangan dan pemotongan gaji sesuai ketentuan perusahaan.
Untuk contohnya sebagai berikut:
Menghitung gaji karyawan dengan formula yang telah dikustomisasi ke dalam HRIS software
Menghitung gaji karyawan dengan aplikasi spreadsheet Excel tentu saja membutuhkan logic formula yang diinput satu persatu dalam setiap elemen penggajian. Namun dengan HRIS software Anda tidak perlu lagi melakukan hal ini, karena semuanya telah diotomatisasi langsung ke dalam sistem payroll yang tersedia.
Apa saja fitur yang tersedia di dalam HRIS software?
#1 Fitur custom formula payroll
Dengan ini Anda tidak perlu lagi menghitung jumlah upah per jam, total jam kerja, OT per jam, dan total jam OT satu per satu secara manual. Otomatisasi telah bermain sedemikian cepat dan sangat efisien di dalam sistem yang tersedia dengan formula yang bisa dikustomisasi menyesuaikan kebutuhan perusahaan Anda.
Anda hanya perlu melakukan satu kali set formula di awal untuk komponen utama gaji pokok, tunjangan dengan persentase, serta potongan bulanan seperti PPh 21, serta BPJS Kesehatan dan Ketenagakerjaan.
Ini merupakan fitur penting yang harus Ada di dalam HRIS software. Dengan ini tim HR dapat memangkas waktu kerja mereka, karena formula telah di set sedari awal dan akan terus berfungsi setiap bulannya.
#2 Fitur penghitungan BPJS
Layaknya menggunakan Excel, HRIS software juga memiliki fitur yang terintegrasi dengan formula khusus untuk pembayaran BPJS Kesehatan dan Ketenagakerjaan. Hal ini juga mengikuti aturan yang berlaku di pemerintahan tentang tata cara perhitungan jaminan ini.
Sebagaimana yang kita ketahui, untuk BPJS Kesehatan terdapat pembagian atas 2 kelas berbeda. Kelas I bagi karyawan dengan penghasilan di atas Rp4.000.000 – Rp8.000.000. Sementara Kelas II untuk karyawan dengan penghasilan di bawah Rp4.000.000. Penghitungan ini membutuhkan formula khusus yang akan menyita waktu jika dikerjakan secara manual.
Begitu juga dengan BPJS Ketenagakerjaan yang terdiri dari Jaminan Hari Tua (JHT), Jaminan Pensiun (JP), Jaminan Kecelakaan Kerja (JKK), dan Jaminan Kematian (JK). Setiap bagiannya memiliki formula masing-masing yang disesuaikan dengan ketentuan Undang-undang.
Dengan HRIS software, Anda hanya perlu memasukkan data awal karyawan Anda, dan seterusnya setiap pembayaran akan langsung terintegrasi dengan modul payroll yang tersedia dengan cepat, tepat dan efisien.
#3 Fitur untuk menghitung PPh 21
Selaras dengan pembayaran BPJS, untuk Pajak penghasilan (PPh 21) umumnya akan langsung diotomatisasi di dalam HRIS software melalui modul payroll. Penghitungan pajak dengan piranti lunak ini juga mengikuti ketentuan yang berlaku sesuai dengan kebijakan pemerintah.
Dengan HRIS software Anda hanya perlu membuat pengaturan awal untuk pengkalkulasian biaya pajak penghasilan karyawan, lalu selepas itu sistem akan memprosesnya dengan formula khusus dalam modul payroll.
Tentu ini akan meminimalisir human error dan memangkas jam kerja HR agar kinerja mereka lebih optimal dalam memprioritaskan peningkatan SDM.
#4 Fitur untuk mengelola bonus, pinjaman dan pengurangan gaji karyawan
Secara umum rincian gaji yang diterima karyawan setiap bulan terdiri dari gaji pokok, tunjangan jabatan, insentif kinerja, upah lembur, bahkan potongan khusus seperti keterlambatan, penggantian aset yang rusak, serta pinjaman yang selaras dengan ketentuan berlaku di perusahaan.
Melalui software ini, tim HR dengan mudah bisa mengelola semua data dengan modul payroll yang tersedia di. Cukup set formula awal, maka proses berkesinambungan akan terus berjalan setiap bulannya.
Menghitung gaji dengan menggunakan Excel tentunya akan sangat menyita waktu tim HR Anda. Waktu yang habis untuk mengisi data karyawan, form insentif, absensi, cuti dan lain-lain setiap bulan sangat berpengaruh terhadap produktivitas mereka.
Sementara itu, tugas yang sangat penting seperti mengelola dan mengembangkan SDM perusahaan seringkali terabaikan. Namun dengan HRIS software, semua pekerjaan kini telah diotomatisasi ke dalam sistem untuk memangkas waktu kerja tim HR Anda.
Ingin memahami lebih lanjut tentang cara menghitung gaji yang telah bertransformasi dari Excel menuju HRIS software? Klik langsung link di bawah ini dan konsultasikan secara gratis dengan tim profesional kami.
