Aljazeera menuliskan bahwa perusahaan tech seperti Dropbox, Twitter, dan Square mengumumkan mereka akan menerapkan kerja remote selamanya. Sementara, karyawan The New York Times tidak akan kembali ke kantor hingga musim panas tahun 2021.
Pandemi memang mengubah kebiasan bisnis dalam skala besar. Namun, jika kita telaah kembali, bukankah memang sudah saatnya kita melakukan transformasi besar-besaran menuju digital?
Untuk mendukung kerja remote ini sendiri, karyawan membutuhkan HRIS software versi mobile. Mengapa? Seberapa besar dampak yang akan diberikan? Bagaimana sistem dapat bekerja dengan baik untuk mendukung pekerjaan remote?
Mari simak penjelasan berikut.
HRIS software versi mobile akan mempermudah pekerjaan remote.
Pada HRIS software seperti Haermes terdapat fitur Employee Self-Service (ESS) di mana karyawan dapat mengakses kebutuhan mereka secara mandiri. Mungkin sebelum pandemi perusahaan Anda masih menggunakan tanda tangan di atas kertas untuk approval, pengajuan cuti, pengajuan claim, dan lainnya. Namun, tentu saja kebiasaan ini berubah karena karyawan harus bekerja dari rumah (Work From Home).
Dengan menggunakan ESS mobile, bekerja remote pun tidak akan menjadi hambatan bagi karyawan karena segala kebutuhan mereka dapat diakses melalui ponsel mereka sendiri.
Fitur-fitur ESS Mobile yang dibutuhkan karyawan remote.
Aplikasi Haermes mobile dirancang dengan tujuan agar karyawan dapat mengakses portal ESS Haermes langsung dari ponsel atau tablet. Haermes mobile akan membantu karyawan dalam mengelola dan meningkatkan proses SDM di mana saja dan kapan saja. Karyawan mampu mengajukan transaksi ESS, mengecek attendance dan mampu melakukan tindakan approval (menyetujui, menolak, meminta revisi) dengan mudah.
Haermes mobile tersedia pada Android dan iOS. Berikut link unduh mengunduh aplikasi:
Fitur-fitur yang Anda butuhkan:
- Action required. Fitur ini membantu manajer untuk memberikan approval atas pengajuan yang dilakukan karyawan. Anda dapat mengatur role karyawan berdasarkan level (jabatan) melalui Haermes versi web pada modul organization chart.
- Announcement. Jika Anda terbiasa memberikan pengumuman pada karyawan melalui aplikasi chat seperti WhatsApp atau Telegram, saat ini Anda dapat beralih ke ESS mobile. Fitur Announcement memungkinkan Anda untuk memberikan informasi. Sehingga, informasi mengenai pekerjaan dapat terfokus pada 1 apllikasi saja.
- Calendar. Pada fitur ini, Anda dapat melihat siapa saja karyawan yang mengajukan cuti atau sedang cuti pada tanggal tertentu. Sehingga, mempermudah Anda untuk melakukan perencanaan untuk penugasan pekerjaan.
- Files. Saat Anda sedang tidak hadir, Anda tetap bisa saling berbagi file kepada tim Anda melalui ESS mobile.
- Attendance. Dapat dikatakan bahwa fitur ini adalah fitur yang paling berpengaruh di saat pandemi. Karyawan dapat melakukan attendance dengan clock-in dan clock-out, mengakses data attendance dalam kurun waktu tertentu, dan dapat melihat data attendance tim Anda (tergantung dengan pemission yang diberikan).
- Leave. Melakukan pengajuan cuti dengan tatap muka tentu saja tidak efektif saat ini. Dengan fitur ini, tim Anda dapat mengajukan cuti melalui ponsel mereka bahkan dapat menandai Replacement untuk menggantikan pekerjaan mereka di hari tersebut.
- Payroll. Jika tim Anda membutuhkan slip gaji, Anda dapat mengunduhnya dari fitur ini. Fitur ini juga memungkinkan Anda untuk memfilter informasi gaji sesuai kebutuhan.
- Overtime. Walaupun bekerja di rumah, tentu saja ada kemungkinan untuk bekerja lebih dari jam yang ditentukan. Nah, fitur ini memungkinkan karyawan untuk mengajukan OT dengan mudah.
- Shift schedule. Saat ini, tidak semua pekerja dapat bekerja secara remote. Di beberapa perusahaan, kehadiran karyawan tetap dibutuhkan misalnya saja pada manufacture. Melalui fitur ini, tim Anda dapat mengelola jadwal shift.
- Manual shift. Melalui manual shift, tim Anda dapat mengajukan perubahan jadwal shift untuk periode tertentu.
- Check time overrider. Lupa melakukan clock-in dan clock-out merupakan hal yang wajar dilakukan oleh karyawan. Namun, mereka tetap harus memasukkan data attendance. Melalui fitur ini, mereka dapat memasukkan secara manual data attendance pada tanggal tertentu di mana mereka tidak melakukan clock-in atau clock-out.
Tampilan Haermes ESS Mobile.
#1 Sign In
Saat pertama kali mengakses aplikasi, karyawan akan dituntun untuk melakukan sign in.
Untuk melakukan sign in, terdapat 3 jenis data yang harus diinput:
- Server: Scan barcode server. Barcode server dapat dilihat pada ESS6.
- User ID: Isi dengan NIK karyawan.
- Password: Isi dengan password ESS.
#2 Halaman Home
Berikut ialah ilustrasi halaman home pada Haermes mobile:
- View Last Clocking
Pada halaman home, karyawan dapat langsung mengetahui data clocking terakhir.
- View Current Leave Balance
Pada halaman home, karyawan dapat langsung mengetahui jumlah saldo cuti saat ini.
Klik untuk mengakses tampilan detail jumlah saldo cuti. Halaman home hanya menampilkan jenis saldo cuti utama, sedangkan tampilan detail akan menampilkan semua jenis saldo cuti yang dimiliki karyawan (bila karyawan memiliki lebih dari satu jenis saldo cuti).
- View Total Working Hours
Pada halaman home, karyawan dapat langsung mengetahui total jam kerja per sebuah periode. Total jam kerja dihitung sesuai jam absensi karyawan. Bila working hours masih menunjukkan nilai nol (0) padahal karyawan telah melakukan pencatatan check in dan check out, hal ini dikarenakan attendance belum selesai diproses oleh sistem.
- Personal Data
Menu ini menampilkan profil karyawan secara general. Klik ikon foto profil → Personal Data.
Anda akan dialihkan ke profil karyawan seperti halaman berikut.
- Update Password
Untuk mengubah password, klik ikon foto profil → Update Password.
Halaman berikut akan muncul. Silahkan menginput password lama dan password baru. Setelah itu, tekan tombol Submit untuk menerapkan perubahan password.
- Refresh Config
Saat ingin melakukan clocking, ada kalanya karyawan diminta untuk melakukan refresh config. Refresh Config dilakukan untuk mensinkronisasi perubahan pengaturan yang terjadi pada HRIS Haermes ke Haermes mobile. Hal ini wajib dilakukan untuk mencegah konflik data. Untuk melakukan refresh config, klik ikon foto profil pada halaman home → Refresh Config.
