Kebutuhan HR di setiap perusahaan tentu saja berbeda-beda tergantung dari skala perusahaan tersebut dan di industri apa bisnis tersebut bergerak.
Misalnya, perusahaan kecil, menengah, hingga enterprise memiliki kebutuhan HR yang berbeda, begitu juga dengan industri ritel, travel, kesehatan, ataupun manufaktur.
Saat Anda mencari solusi HRIS, carilah sistem yang bisa disesuaikan dengan bentuk bisnis Anda.
Khusus untuk industri manufaktur, solusi HRIS harus bisa disesuaikan untuk karyawan pabrik yang tentu saja tidak bekerja di depan komputer.
Lalu, apa saja solusi HRIS yang dibutuhkan industri Manufaktur?
Dilansir melalui SHRM, The National Association of Manufactures (NAM) telah mengumpulkan $ 14 juta dari produsen untuk meluncurkan kampanye media sosial dan pemasaran, yang disebut Creators Wanted, untuk menarik pekerja.
Dengan kebutuhan yang membludak setelah pandemi, tentu saja industri manufaktur tidak bisa lagi mengabaikan kebutuhan akan solusi HRIS untuk membuat proses HR berjalan dengan efektif.
HR tentunya membutuhkan data seluruh karyawan secara terpusat agar dapat dikelola dengan lebih baik. Lalu, apa saja solusi HRIS yang dibutuhkan industri manufaktur agar proses HR dapat berjalan efisien?
#1 Mengelola payroll secara efisien
Penghitungan gaji (payroll) bisa jadi menjadi hal yang sulit bagi industri manufaktur. Seringkali ada iuran serikat pekerja yang ditahan dan dibayarkan, perbedaan shift, pembayaran pekerjaan borongan, penghitungan timecard, dan override manual untuk mengoreksi kesalahan.
Ketika semua bagian penggajian yang terpisah ini dilacak dan dikelola di satu tempat menggunakan software HR, pemrosesan penggajian menjadi lebih mudah dan kesalahan penghitungan akan berkurang.
Dengan menggunakan modul payroll, Anda akan dipermudah dalam penghitungan upah terkait:
- Jumlah jam kerja;
- Shift kerja;
- BPJS;
- PPh 21;
- Bonus; dll.
#2 Menyederhanakan Pelacakan Jam dan Tenaga Kerja
Untuk menyederhanakan pelacakan jam dan tenaga kerja, HR pada industri manufaktur perlu melakukan menggunakan platform dengan data yang terpusat.
Misalnya, software HRIS memungkinkan divisi HR untuk mengakses data seluruh karyawan seperti jumlah jam kerja, data kehadiran (attendance), jadwal shift, dan informasi lainnya.
Jadi, walaupun ada karyawan yang bekerja di lapangan atau karyawan yang melakukan perjalanan dinas, Anda tidak perlu bingung untuk mengumpulkan data mereka. Karena, seluruh data sudah terekam dengan baik pada software HRIS tersebut.
Pada modul attendance, manajer dapat mengakses informasi lain seperti:
- Jadwal OT;
- Transaksi cuti;
- Hari libur;
- Time Override; dll.
#3 Melacak dan Meningkatkan Performance Management
Software HRIS biasanya juga dilengkapi dengan fitur Performance Management. Dengan adanya fitur ini, Anda akan dibantu untuk melatih dan mengelola setiap karyawan secara individual. Fitur ini pada umumnya memungkinkan Anda untuk mengumpulkan dokumentasi mengenai kinerja buruk karyawan, review baik, feedback, dan KPI yang relevan.
Melalui fitur ini, Anda dapat melihat apakah karyawan membutuhkan pelatihan tambahan agar dapat meningkatkan produktivitas mereka.
Dengan modul ini, Anda dapat mengakses:
- Appraisal;
- Evaluation;
- Goal Plan; dll.
#4 Meratakan Struktur Perusahaan dengan Self-Service
Pada umumnya pada software HRIS, tersedia fitur Employee Self-Service (ESS). Fitur ini memungkinkan perusahaan untuk meratakan struktur perusahaan dengan komunikasi yang lebih baik antar manajemen dan antar karyawan.
Pada industri manufaktur, Anda perlu memperhatikan bahwa ada karyawan yang tidak bekerja di lokasi kantor, ada yang melakukan perjalanan bisnis, dan ada yang bekerja di pabrik.
Dengan begitu, fasilitas yang Anda sediakan perlu disesuaikan dengan tingkat mobilitas mereka yang tinggi.
Untuk pencatatan kehadiran misalnya, jika Anda menggunakan aplikasi absensi online seperti HRIS mobile, karyawan dapat melakukan attendance dari mana saja.
Sehingga, akan lebih mempermudah mereka untuk mengakses jam kerja, OT, jadwal shift, dll.
Selain itu, penggunaan software HRIS mobile juga mempermudah Anda dalam pengelolaan data tersebut.
#5 Integrasi dengan Data Finansial
Sistem HR harus terintegrasi dengan data finansial. Mengapa? Karena segala informasi karyawan sebenernya saling terkait dengan keuangan. Seperti data status pernikahan yang berkaitan erat dengan BPJS Kesehatan, PPh 21, dan tunjangan lainnya.
Solusi HRIS yang terintegrasi langsung dengan data Bank payroll juga sangat mempermudah Anda. Sistem akan menghasilkan laporan payroll yang harus dikirimkan ke Bank. Sehingga, Anda tidak perlu membuat laporan di minggu sebelum hari penggajian.
