Dikutip dari World Economic Forum:
- Jumlah karyawan yang bekerja remote secara permanen akan naik dua kali lipat di tahun 2021 berdasarkan survei baru dari firma riset teknologi U.S.
- Hasilnya, persentase karyawan remote permanen akan meningkat dari 16.4% ke 34.4%.
Hal ini tentu saja disebabkan oleh pandemi sepanjang tahun 2020 dan mengubah cara kerja bisnis dalam skala dunia.
Dengan berubahnya kebiasaan ini, Anda perlu mempersiapkan bisnis Anda sedini mungkin. Mulai dari tools apa saja yang Anda perlukan, apa strategi kolaborasi tim yang akan digunakan agar mereka bisa tetap saling terkoneksi dengan baik.
Misalnya, untuk memperlancar proses HR, Anda perlu mempertimbangkan bagaimana karyawan dapat melakukan attendance tanpa mesin fingerprint, mengajukan cuti dan overtime tanpa kertas, melakukan persetujuan tanpa tanda tangan, dan masih banyak lagi.
Pemanfaat teknologi seperti smartphone juga perlu dilakukan semaksimal mungkin. Karena, semakin mudah akses tim Anda dengan teknologi, maka mereka dapat lebih fokus pada pekerjaan yang lebih penting.
Fitur-fitur apa saja yang dibutuhkan karyawan remote?
#1 Time Clock untuk absensi online
Melakukan pencatatan kehadiran (attendance) tidak akan efektif jika Anda hanya menggunakan mesin fingerprint. Tentu saja karyawan remote memerlukan teknologi yang lebih mumpuni sehingga mereka dapat melakukan clocking dari mana saja, baik dari rumah atau bahkan dari lokasi lain seperti kota atau negara tertentu.
Dengan menggunakan fitur clocking melalui ponsel mereka, Anda dapat mengumpulkan data kehadiran seperti waktu dan lokasi saat mereka melakukan clocking.
Biasanya aplikasi mobile ini terintegrasi langsung ke aplikasi HRIS versi web. Jadi, seluruh data karyawan terrmasuk data clocking mereka akan masuk dan dapat dengan mudah diakses tim HR.
#2 Pengajuan Cuti
Di saat pandemi, karyawan yang bekerja dari rumah tentu saja menghadapi kesulitan ketika mereka ingin mengajukan cuti.
Saat ini, beberapa perusahaan mungkin mengalihkannya dengan pengajuan cuti melalui email, aplikasi chat, dll. Namun, tantangan bagi tim HR adalah mengumpulkan data secara manual. Data-data ini tidak terpusat pada satu platform sehingga perlu terus dimonitor.
Namun, dengan menggunakan fitur pangajuan cuti pada aplikasi HRIS mobile, karyawan hanya perlu mengisi form cuti yang tersedia. Setelah itu, pengajuan cuti akan langsung diterima oleh atasan untuk proses approval.
#3 Attendance viewer
Selain time clock, seluruh karyawan dapat melihat data kehadiran mereka dan karyawan lainnya. Tentu saja ini tergantung dari permission yang diberikan. Biasanya, manajer dapat melihat data kehadiran timnya dan tidak sebaliknya. Hal ini memudahkan atasan untuk mengetahui karyawan yang tersedia untuk penugasan pekerjaan tertentu atau kebutuhan lainnya seperti melihat berapa jam kerja yang terpenuhi dalam periode tertentu.
Hal ini tentu saja penting karena dapat mempengaruhi penghitungan gaji dan tunjangan tertentu.
#4 Attendance Overrider
Saat bekerja dari rumah, terkadang karyawan bisa melakukan keteledoran seperti lupa melakukan clocking atau melakukan clocking di luar waktu yang ditentukan. Sehingga, tim HR akan kesulitan untuk mengisi data.
Fitur attendance overrider merupakan solusi untuk menyeselesaikan masalah tersebut. Dengan adanya fitur ini, karyawan dapat mengubah atau membuat data clocking mereka. Untuk mengantisipasi adanya kecurangan, biasanya fitur ini memerlukan approval dari atasan. Sehingga, jika datanya tidak akurat, atasan dapat menolak pengajuan ini.
#5 Berikan Approval dari mana saja
Nah, untuk mendukung beberapa fitur di atas seperti pengajuan cuti dan attendance overrider, tersedialah fitur Approval. Dengan adanya fitur ini, semua pengajuan yang masuk akan langsung diterima oleh atasan melalui aplikasi HRIS mobile mereka.
Atasan dapat melakukan persetujuan atau penolakan hanya dengan sekali klik. Jadi, karyawan tidak perlu menunggu persetujuan dalam waktu lama karena alasan atasan sulit ditemui, atau alasan lainnya.
Atasan juga akan dipermudah jika ada banyak pengajuan yang perlu disetujui. Karena, persetujuan dapat dilakukan di mana saja dan kapan saja.
#6 Rincian data payroll
Data gaji merupakan data yang, tentu saja, sangat diperlukan oleh karyawan. Apa lagi di saat pandemi seperti sekarang ini. Mereka perlu mengetahui rincian gaji untuk melakukan perencanaan finansial.
Maka dari itu, fitur payroll yang tersedia pada aplikasi HRIS mobile ditujukan untuk memenuhi kebutuhan tersebut. Selain itu, karyawan juga dapat mengunduh slip gaji mereka. Jadi, mereka tidak perlu repot-repot melakukan pengajuan slip gaji pada divisi finance untuk mendapatkan slip gaji mereka.
Penasaran bagaimana aplikasi mobile HRIS dapat mendukung karyawan remote Anda?
