Melakukan proses implementasi Performance Management System menjadi salah satu upaya penting suatu industri untuk membantu mencapai tujuan bisnisnya. Performance Management System bisa diartikan sebagai sebuah sistem untuk mengatur dan mengukur performance seluruh tenaga kerja termasuk keseluruhan organisasinya. Hasil dari penilaian tersebut selanjutnya akan dievaluasi lebih lanjut. Tenaga kerja yang tidak maksimal nilainya akan diberi pelatihan dan tenaga kerja yang baik nilainya akan mendapat reward.
Elaine D. Pulakos, dalam bukunya “Performance Management: A New Approach for Driving Business Result”, menyatakan bahwa performance management system adalah salah satu sistem yang paling susah untuk diterapkan pada suatu perusahaan. Dia juga berpendapat kalau sistem ini diterapkan secara buruk maka efek keburukannya akan mempengaruhi tenaga kerja, managers, stakeholders dan bahkan seluruh organisasi.
Untuk mengurangi persentase resiko kegagalan implementasi, kami telah menghimpun beberapa insights tentang implementasi performance management dari beberapa sumber. Salah satu sumbernya adalah sebuah riset journal yang membahas tentang implementation challenges sistem ini saat diterapkan pada suatu Mining Company di Afrika Selatan. Berikut ini adalah uraian singkatnya.
Kondisi sebelum implementasi
Ada beberapa tantangan sebelum system baru ini diterapkan di mining company ini. Tantangan tersebut meliputi:
- Tenaga kerja ring terluar kurang memahami definisi Performance Management System. Pada dasarnya semua manusia itu takut pada apa yang tidak mereka ketahui, begitu juga dengan karyawan ring terluar. Mereka akan merasa ‘tertekan’ karena menganggap system ini terlalu transparan.
- Tidak mengajukan proses autopilot dulu untuk memahami sistem ini. Di posisi ini kualitas vendor penyedia sistem ini akan diuji kepekaannya dalam menawarkan autopilot.
- Unit Managers atau Line Managers dan divisi HR kurang bersinergi dalam mempersiapkan manajemen untuk sistem ini. Perlu diingat, semua bertanggung jawab atas keberhasilan penerapan sistem baru ini.
- Komunikasi buruk antara ring terdalam dan ring terluar.
Tantangan yang muncul selama proses implementasi
Berikut ini adalah beberapa challenges yang muncul selama proses penerapan sistem.
- Bertahan untuk tidak mau berubah. Semua perubahan pasti punya pro dan kontra, begitu pula proses dengan penerapan sistem baru ini. Mereka merasa terbebani karena sistem ini melakukan proses penilaian setiap bulan bukan per 6 atau 12 bulan seperti biasanya.
- Proses training line managers dan karyawan ring terluar kurang. Penghematan finansial menjadi alasan munculnya tantangan ini.
- Masih kurangnya pemahaman Performance Management System. Karyawan ring terluar kurang memahami sistem ini tapi mereka menunjukkan kemauan untuk belajar.
- Di mining company ini, ‘partisipasi’ divisi HR sangat kecil. Disini adalah letak kesalahan krusial yang seharusnya bisa dihindari.
Langkah-langkah implementasi ideal
Dari uraian diatas, Anda sudah mendapat gambaran challenges dari penerapan sistem ini. Meskipun setiap company berbeda, setidaknya ‘guide’ dari company ini bisa membantu mengurangi resiko kegagalan. Selanjutnya, kami akan berikan guideline dasar bagaimana langkah langkah ideal untuk mengimplementasikan sistem baru. Perlu diingat, ini hanyalah guideline basic, Anda bisa memodifikasinya sendiri menurut keperluan perusahaan Anda. Mari kita mulai.
#1 Pastikan Keselarasan dengan Sistem HR Lainnya
Dalam menggunakan performance management system, penting untuk memastikannya selaras dengan sistem HR yang lain dalam organisasi. Misalnya indikator kompetensi yang digunakan sebagai dasar untuk performance management harus sama dengan yang digunakan untuk rekrutmen, penempatan staf dan pelatihan.
#2 Melibatkan seluruh anggota ring terdalam sampai ring terluar perusahaan
Keberhasilan performance management system sangat bergantung pada keefektifan manajer dan karyawan yang menggunakan sistem tersebut. Komitmen dari seluruh lapisan perusahaan berperan penting dalam keberhasilan penerapan sistem baru ini.
#3 Komunikasi
Komunikasi adalah cara paling benar dalam menyampaikan sesuatu mengenai perubahan sistem. Komunikasi harus dimulai sebelum proses penerapan sistem. Team ‘desain sistem’ harus menginformasikan apa saja yang mau direncanakan, dan mengumpulkan masukan atau feedback dari karyawan lain tentang fitur sistem tersebut. Anggota struktural tingkat atas harus diberikan kesempatan untuk mengomentari sistem ini.
#4 Automasi
Proses penerapan performance management system membutuhkan banyak sekali paperworks dan tasks kecil lain untuk diselesaikan. Hal tersebut sangat memakan waktu. Sebaiknya Anda mulai berinvestasi ke teknologi Robotic Process Automation (RPA) atau vendor yang memang sudah menyediakan banyak fitur automasi
#5 Pilot Test
Faktor penting lainnya dalam memastikan keberhasilan implementasi adalah pilot test atau trial di beberapa unit dulu sebelum implementasi dengan skala besar. Pilot test akan menunjukkan apakah sistem ini sudah berfungsi dengan lancar dan efisien. Test ini juga akan menunjukkan apakah manager dan karyawan memahami dan mendukung sistem ini. Overall, pilot test memberikan kesempatan untuk mengukur reaksi terhadap sistem dan membuat penyesuaian yang akan memfasilitasi implementasi di seluruh organisasi.
#6 Beri pelatihan ke karyawan dan juga manager
Ada beberapa format pelatihan yang dapat digunakan untuk performance management. Pelatihan berbasis kelas atau pelatihan berbasis web dapat digunakan, untuk membantu proses implementasi ini.
#7 Evaluasi dan tetap harus ada improvement
Sistem manajemen kinerja perlu dievaluasi dan terus ditingkatkan waktu. Ada beberapa hal yang harus diperhatikan untuk mengetahui seberapa efektif sistem ini beroperasi. Hal tersebut adalah:
- Tingkat penyelesaian pelatihan
- Tingkat penyelesaian aktivitas performance management
- Management Review
- ingkat keselarasan dengan proses HR
- Kumpulkan dan evaluasi semua feedback dari pengguna.
Proses implementasi performance management system baru memang tidak mudah. Bagaimanapun, hal tersebut harus dilakukan agar bisa bertahan dari persaingan di era ini. Jadi, sudah siapkah Anda untuk meningkatkan kualitas perusahaan dengan Performance Management System? Silakan hubungi kami untuk berkonsultasi lebih lanjut tentang implementasi sistem ini.
Jadi, sudah siapkah perusahaan Anda untuk implementasi Performance management system?
