Setiap industri mempunyai skala gaji yang berbeda beda berdasarkan peranannya dalam industri tersebut. Sektor manufaktur memiliki banyak bagian berbeda dalam industrinya, contohnya seperti: operator mesin, management, packers, shippers, dan banyak lainnya.
Mereka semua memiliki skala pembayaran yang berbeda satu sama lain. Skala tersebut bisa didasari oleh perhitungan tarif yang bervariasi, keahlian pekerja yang berbeda di suatu kelompok, dan keahlian yang dibutuhkan untuk menghasilkan komponen tertentu dalam industri manufaktur.
Semua itu mengakibatkan munculnya banyak skala gaji yang berbeda dan akan sangat sulit jika dilakukan sepenuhnya oleh manusia. Dalam membangun sistem payroll yang akan difungsikan di industri manufaktur, hal pertama yang penting untuk dipahami adalah apa tantangan utama dalam masalah payroll yang dihadapi oleh industri.
Apa saja tantangan payroll yang dihadapi perusahaan manufaktur?
#1 Compliance
Masalah pertama dan terpenting yang dihadapi oleh organisasi manufaktur manapun adalah bahwa sistem payroll yang diadopsi harus mematuhi hukum negara dimana industri itu berada. Organisasi di dalam industri tersebut juga harus memasukkan dan menerapkan persyaratan karyawan dalam hubungan jangka panjang dengan mereka.
Saat ini, Good Corporate Governance telah menjadi salah satu prioritas utama bagi semua organisasi. Departemen yang menangani payroll di organisasi manapun, terutama di bidang manufaktur, harus memperhatikan peraturan dan undang-undang yang sering berubah di suatu wilayah.
Proses payroll yang diadopsi perusahaan harus memiliki sistem untuk memasukkan setiap perubahan kecil atau besar berdasarkan undang-undang penggajian di suatu wilayah untuk memastikan compliance atau kepatuhan.
#2 Ketepatan
Ada begitu banyak faktor yang mempengaruhi skala gaji karyawan, bahkan suatu departemen di sektor manufaktur pun pasti ada perbedaan gajinya. Berbagai skala gaji itu memperbesar persentase kesalahan penggajian. Payroll manual memiliki kemungkinan kesalahan lebih tinggi daripada sistem payroll otomatis.
#3 Penetapan biaya sistem payroll dan upgradenya
Ketika perusahaan mengadopsi sistem payroll atau upgrade sistem payroll, biaya yang dibutuhkan untuk kedua proses tersebut merupakan isu penting yang harus diperhatikan. Perusahaan harus memastikan biaya adopsi sistem payroll dan upgradenya terjangkau.
#4 Keamanan dan Privasi
Kebocoran dalam database payroll dapat menyebabkan kerugian bagi perusahaan. Hal itu dapat mempengaruhi value bisnis secara keseluruhan. Sangat penting untuk memilih sistem payroll yang memiliki keamanan kuat.
#5 Perpajakan
Salah satu tanggung jawab perusahaan di industri manufaktur adalah membayar pajak sebelum melakukan pembayaran kepada karyawan. Departemen perpajakan membuat perubahan rutin untuk memastikan ekonomi bangsa yang lebih baik.
Perubahan tersebut perlu dimasukkan ke dalam sistem payroll sebelum batas waktu untuk memastikan kepatuhan terhadap hukum serta menghindari pekerjaan tambahan dan hukuman negara.
#6 Distribusi beban gaji di usaha kecil dan menengah
Dalam sektor usaha kecil dan menengah, tidak ada departemen yang ditunjuk untuk mengelola payroll, dan tanggung jawab payroll sering kali berada di pundak departemen HR atau keuangan. Tanggung jawab tersebut dapat memberikan banyak tekanan pada kedua departemen itu.
Tekanan ini perlu dihindari untuk produktivitas yang lebih baik. Solusi terbaik untuk ini adalah melakukan outsourcing proses payroll atau menggunakan teknologi untuk payroll.
Masalah utama dengan sistem otomatis adalah sistem ini masih membutuhkan orang untuk memasukkan informasi dasar dan kemudian memeriksa ulang keakuratannya secara manual.
#7 Pembayaran serikat
Masalah payroll ini juga harus dilaporkan, secara teratur, kepada serikat pekerja di setiap industri. Laporan tambahan ini adalah salah satu tugas besar yang dihadapi oleh perusahaan. Laporan ini dilakukan karena ada persetujuan kontrak antara serikat pekerja dan industri.
#8 Akses ke self-service
Beberapa layanan membutuhkan banyak waktu untuk dikelola oleh departemen payroll, salah satunya seperti pencetakan slip gaji. Informasi pada slip gaji sering berubah karena harus menyesuaikan dengan sistem perpajakan atau regulasi. Jadi, setiap kali seorang karyawan perlu memeriksa slip gaji, dia harus menghubungi departemen payroll.
Opsi self-service yang didedikasikan untuk kebutuhan semacam itu dapat mengurangi beban departemen payroll. Fitur self-service yang sangat dibutuhkan oleh manajemen payroll ini bisa anda temukan di perusahaan payroll terpercaya.
#9 Pelaporan secara real-time
Industri yang berkembang pesat membutuhkan pelaporan secara real-time. Tanpa departemen payroll yang dikhususkan, hampir tidak mungkin untuk memenuhi tuntutan laporan seperti itu.
#10 Mengoptimalkan payroll, sesuai dengan peraturan negara bagian
Negara bagian yang berbeda menuntut peraturan yang berbeda pula. Peraturan ini dapat mengganggu sistem payroll, terutama ketika unit manufaktur mulai mengirim produk dari satu negara bagian ke negara bagian lain.
Berdasarkan lokasinya, upah minimum pasti berbeda-beda. Misalnya, gaji seorang manajer di kota tingkat 1 akan berbeda dengan manajer di kota tingkat 2 atau tingkat 3.
#11 Kepatuhan dengan norma internasional
Ekspor merupakan bagian penting dari industri manufaktur. Sistem payroll harus mematuhi norma perpajakan internasional yang diberlakukan oleh negara tempat industri beroperasi.
#12 Mengikuti perkembangan norma atau aturan dalam hal pekerjaan di setiap negara
Setiap negara tempat beroperasinya manufaktur memiliki undang-undang ekspor dan impornya sendiri. Hal tersebut bisa membuat urusan payroll menjadi mimpi buruk bagi organisasi besar.
Banyak industri manufaktur memiliki kantor lokalnya di negara lain di mana mereka harus memasukkan peraturan daerah terkait impor dan ekspor dalam sistem payrollnya. Jika Anda mengirim seseorang untuk mengelola kantor dari negara asal Anda, itu akan mempengaruhi skala gaji secara drastis.
Selain itu, ketika Anda mengirim tim untuk pelatihan ke negara lain, mereka harus dibayar untuk perjalanan, akomodasi, dan fasilitas lain yang lagi-lagi perlu dimasukkan ke dalam sistem payroll.
#13 Keterbatasan software
Jika Anda menggunakan payroll software, hal ini bisa menjadi salah satu masalah payroll utama Anda karena keterbatasan softwarenya. Ketika sebuah perusahaan memulai unit manufakturnya, pertumbuhan perusahaan itu bergantung pada permintaan produk di pasar.
Seiring berjalannya waktu, ketika perusahaan tumbuh atau mulai mengekspor produk ke negara lain, software payroll harus mampu menggabungkan berbagai peraturan dan perundang-undangan.
Tergantung pada kemampuan software, biayanya bisa bervariasi secara drastis, dan umumnya, perusahaan memilih software berbiaya rendah jika mereka tidak berencana untuk go internasional dalam waktu dekat di masa mendatang.
Namun, jika perusahaan mulai mendapatkan pesanan internasional, software berbiaya rendah menjadi tidak berguna karena keterbatasannya.
#14 Perhitungan lembur
Di dalam sistem penggajian lokal dan internasional, jumlah yang Anda butuhkan untuk membayar karyawan lembur harus dimasukkan dengan hati-hati. Di beberapa lokasi Anda harus membayar hampir 1,5 kali lipat dari jumlah gaji yang biasa Anda bayarkan per jam jika ada yang lembur.
Oleh karena itu, sistem payroll harus mampu mencatat dan mengatur waktu lembur yang tepat dan sesuai.
#15 Tunjangan
Setiap perusahaan di industri manufaktur membayar tunjangan berdasarkan peraturan yang ditetapkan oleh pemerintah dan manajemen di perusahaanya. Jumlahnya bervariasi tergantung pada profits dan peraturan pemerintah. Tunjangan tersebut juga bisa berbeda beda, bahkan satu unit manufaktur di kota a dan b pun bisa berbeda padahal perusahaannya sama. Sistem payroll harus mampu menghitung tunjangan berdasarkan perbedaan lokasi.
#16 Memilih lebih dari satu layanan payroll
Mengandalkan hanya dengan satu sistem payroll dapat menyebabkan overload, atau jika terjadi bencana yang disebabkan oleh alam, teknis, atau buatan manusia, seluruh manajemen payroll dapat runtuh dengan cepat.
Oleh karena itu, umumnya disarankan untuk memiliki setidaknya dua lokasi payroll management yang utuh. Bencana semacam ini adalah salah satu masalah besar proses payroll yang dihadapi oleh unit-unit manufaktur dan dapat distabilkan dengan melakukan outsourcing sistem payroll.
#17 Meremehkan departemen payroll
Salah satu kesalahpahaman paling umum tentang manajemen payroll di India adalah ini semua hanya tentang melakukan pembayaran. Seluruh bisnis Anda bisa runtuh hanya karena Anda gagal mematuhi satu peraturan, yang dapat mengakibatkan pengenaan hukuman yang sangat besar pada perusahaan Anda.
Di banyak perusahaan, manajer payroll tidak terlatih dengan baik dan tidak memiliki pengetahuan yang diperlukan tentang peraturan dan perundang-undangan untuk unit manufaktur lokal dan internasional.
Untuk memastikan Anda mematuhi semua norma, penting untuk memiliki tim khusus untuk manajemen payroll.
#18 Menganalisis dan mengoptimalkan penggajian
Dalam banyak kasus, unit manufaktur akhirnya membayar jauh lebih banyak daripada yang seharusnya karena lembur rutin yang dilakukan karyawan. Sistem payroll harus dapat melacak ketidakkonsistenan tersebut dan mengingatkan manajemen.
Jika sistem payroll dapat melaporkan jumlah pembayaran lembur yang lebih tinggi, manajemen dapat memutuskan untuk mempekerjakan karyawan baru berdasarkan kontrak untuk jam kerja tambahan.
Pelaporan semacam itu dapat berdampak besar pada keuntungan perusahaan.
#19 Mendapatkan Key Performance Indicators atau KPIs
Jika kita membandingkan proses payroll lokal dan global, mereka memiliki struktur yang sama di sebagian besar kasus. Perbedaan utama antara manajemen payroll di tingkat lokal dan internasional adalah laporan yang mencakup faktor berbasis negara dan wilayah.
Sementara perusahaan manufaktur yang hanya berurusan dengan peraturan lokal dapat memilih KPI yang lebih sederhana. Perusahaan manufaktur yang mengekspor produk ke berbagai negara harus memiliki KPI yang tergabung dalam sistem payroll serta dapat melacak kinerja dengan memasukkan setiap negara dan wilayah.
#20 Outsourcing
Ada banyak masalah payroll yang perlu diperhatikan di setiap industri manufaktur. Departemen payroll internal dapat menciptakan tingkat kekacauan baru, terutama bila orang yang Anda pekerjakan tidak memiliki pengetahuan tentang suatu regulasi.
Dengan demikian, beberapa perusahaan mulai memilih untuk melakukan outsourcing layanan pengelola payroll. Saat memilih salah satu perusahaan payroll untuk outsourcing sistem payroll Anda, Anda harus sangat berhati-hati dan lebih memilih perusahaan payroll yang memiliki spesialisasi dalam layanan manufaktur.
Perusahaan pilihan Anda harus dapat melacak jam kerja, menghitung kompensasi, menerbitkan sertifikat payroll, mematuhi hukum lokal dan internasional, dan mampu mengelola pajak di tingkat dasar.
Mengatasi semua masalah itu penting
Meskipun manajemen payroll di India hampir serupa dengan payroll lokal dan internasional untuk unit manufaktur, ada beberapa faktor utama yang membedakannya dari industri lain.
Setiap negara bagian dan negara memiliki beberapa peraturan khusus dalam hal upah minimum, kontrak karyawan, tunjangan, pajak, dan peraturan lainnya. Sistem payroll harus dapat memasukkan undang-undang yang berlaku dan mengadopsi peraturan baru segera setelah diberlakukan.
Dalam banyak kasus, departemen payroll internal tidak mampu untuk mengelola semua beban kerja. Banyak perusahaan saat ini lebih memilih untuk mengalihkan manajemen ini ke perusahaan ahli khusus payroll.
Sangat penting untuk memilih penyedia layanan payroll yang sesuai dengan industri tempat perusahaan Anda berada sehingga akan lebih mudah untuk mematuhi dan menerapkan setiap hukum penggajian pada payroll.
