Apa itu SaaS? SaaS adalah kepanjangan dari Software-as-a-Service. Sedangkan, SaaS Applications Management (SAM) adalah sebuah solusi bisnis proaktif yang akan memantau dan mengelola semua hal yang meliputi pembelian software, licensing software, maintenance, renewal, dan security compliance dalam sebuah perusahaan.
SaaS Applications Management yang berkualitas untuk sebuah organisasi perusahaan Anda merupakan investasi jangka panjang dalam hal mengoptimalkan pengeluaran biaya untuk software SaaS Anda, memaksimalkan ROI Anda, mematuhi security compliance, dan memanfaatkan lebih jauh investasi berbasis cloud milik perusahaan Anda.
SaaS tidak diragukan lagi telah menjadi model software masa kini karena semakin banyak perusahaan yang memanfaatkan keunggulan cloud dan akses software berbasis langganan. Gartner mengatakan bahwa Software-as-a-Service (SaaS) saat ini merupakan segmen pasar besar dan diperkirakan akan terus tumbuh menjadi USD 104,7 miliar pada tahun 2020. Hal yang membuat model SaaS menjadi pilihan yang paling disukai banyak perusahaan justru menghadirkan masalah terbesar bagi tim IT perusahaan. Siapapun yang memiliki kartu kredit atau metode pembayaran online lainnya dan alamat email dapat memperoleh langganan dari software yang dipilih. Hal ini menciptakan beberapa masalah lanjutan seperti susahnya mengelola lisensi dari banyak software, agreement, keamanan data perusahaan dan lainnya.
Sebagai informasi tambahan, Gartner memperkirakan bahwa biaya tahunan untuk pembelian dan pengelolaan lisensi aplikasi dan software bisa mencapai empat kali lipat biaya pembelian awal. Beberapa perusahaan menghabiskan hingga 75 persen dari total anggaran IT mereka hanya untuk memelihara dan menjalankan sistem dan software yang ada.
4 Tantangan Utama dalam mengelola SaaS
- Kurangnya visibilitas pengguna
Vendor software biasanya tidak menawarkan specific data usage atau memberikan insight tentang aktivitas apa saja yang dilakukan dalam setiap aplikasi.
- Pemborosan Budget
Di sebagian besar perusahaan, lisensi dan aplikasi sudah diinstall, tetapi seringkali kurang dimanfaatkan secara maksimal. Hal ini menyebabkan pengeluaran budget tersembunyi berulang yang akan menghabiskan budget IT.
- Shadow IT
End-users mendapatkan lisensi dan aplikasi tanpa otorisasi resmi dari tim TI. Hal ini membuka jalan bagi risiko pelanggaran keamanan dan pencurian data perusahaan.
- SaaS Sprawl
Sebagian besar organisasi tidak memiliki pandangan menyeluruh tentang lisensi & aplikasi yang digunakan.
Apa itu SaaS Applications Management: Dia adalah sebuah Elixir untuk Masalah Pengelolaan SaaS Perusahaan
Strategi yang solid sangat penting untuk mendapatkan kembali kendali dan meningkatkan visibilitas atas aplikasi dan lisensi SaaS Anda. Berikut ini adalah beberapa langkah yang akan membantu perusahaan Anda dalam mengefisiensikan penggunaan SaaS, menghemat budget untuk aplikasi redundant, serta mencapai expertise dalam hal SaaS Applications Management.
1. Amankan Akun Saas Anda
Aplikasi SaaS sangat membantu perusahaan karena skalabilitas, kesederhanaan, dan biaya dimuka yang lebih rendah. Namun, karena adanya praktik “Shadow IT”, end-users sering mendapatkan lisensi aplikasi tanpa izin resmi dari departemen IT. Praktik ini akan cenderung menyerang titik buta keamanan digital perusahaan.
- Buat protokol pemeriksaan keamanan rutin untuk memastikan aplikasi dan software SaaS yang digunakan aman bagi perusahaan.
- Pastikan organisasi Anda mematuhi GDPR, HIPAA, dan peraturan lainnya untuk melindungi integritas dan kerahasiaan data perusahaan.
- Beri edukasi pada end-users Anda tentang risiko penggunaan lisensi software yang tidak sah.
- Dedikasikan suatu tim untuk menangani semua titik buta keamanan dalam perusahaan.
2. Optimalkan Penggunaan Budget SaaS Anda
Tanyakan pada perusahaan Anda, apakah setiap aplikasi dan lisensi software perusahaan sudah digunakan secara 100%?
Apakah Anda menyediakan paket software fitur paling lengkap untuk semua karyawan Anda? Hal-hal semacam ini harus Anda pertanyakan demi menghindari pemborosan budget SaaS.
SaaS mudah diperoleh dan digunakan, siapa pun yang memiliki Email dan kartu kredit atau metode pembayaran online lainnya dapat melakukan proses transaksi dalam sekejap. Dengan mudahnya proses tersebut, sebagian besar orang akan tertarik untuk menggunakan banyak SaaS dan memilih paket paling lengkapnya, padahal banyak fitur tersebut justru berakhir tidak digunakan. Hal ini adalah cikal bakal pemborosan budget SaaS.
- Kurangi redundansi aplikasi SaaS.
- Dapatkan strategi manajemen lisensi SaaS yang solid.
- Beri edukasi pada pengguna software di perusahaan Anda tentang cara meningkatkan adopsi dan engagement SaaS.
- Negosiasikan ulang dengan vendor software pilihan Anda tentang persyaratan kontrak dari waktu ke waktu.
- Berinvestasilah ke sistem otomatisasi untuk streamline proses pengadaan lisensi dan renewal lisensi SaaS.
3. Deteksi Paraktik “Shadow IT atau SaaS”
Kemungkinan besar seorang karyawan Anda akan membeli lisensi dan aplikasi tanpa persetujuan resmi dari tim IT. Hal ini akan menciptakan masalah lain seperti langganan aplikasi SaaS yang berlebihan, aplikasi tidak sah yang mengancam data milik perusahaan Anda, dan berbagai risiko lainnya.
- Lacak semua aplikasi dan lisensi SaaS perusahaan Anda: resmi, tidak sah, disetujui, maupun tidak disetujui.
- Identifikasi praktik “Shadow IT atau SaaS.”
4. Kelola Renewal Aplikasi SaaS Anda
Mengelola lisensi SaaS membutuhkan perhatian yang sangat detail. Tidak mudah untuk memiliki visibilitas lengkap ke seluruh data pembelian dan renewal aplikasi berbasis cloud di seluruh perusahaan Anda. Semakin banyak lisensi dan aplikasi SaaS yang diperoleh karyawan Anda, semakin sulit pemeliharaannya. Contoh beberapa kesulitannya adalah perpanjangan kontrak aplikasi, lisensi aplikasi yang memiliki aturan billing merepotkan, dan persyaratan yang sulit dipahami lainnya.
Sebuah manajemen proses renewal SaaS yang proper sangat penting untuk mengatasi kesulitan di atas dan pastinya akan membawa penghematan ke perusahaan Anda.
- Tentukan departemen purchasing dan pemilik individu untuk setiap aplikasi SaaS.
- Dapatkan visibilitas ke semua pengeluaran terkait SaaS/Cloud.
- Pantau semua kontrak dan detail kontrak untuk memudahkan pengelolaan.
- Buat dan pantau kalender dengan detail renewal dan tanggal penting aplikasi SaaS.
- Buat proses otomatis untuk proses pembelian lisensi aplikasi SaaS/Cloud.
Idealnya, suatu perusahaan memerlukan satu command center paling terpercaya untuk mencapai peningkatan visibilitas dan kontrol atas penggunaan cloud, di mana Anda dapat menyesuaikan pengeluaran SaaS Anda dan memastikan peningkatan keamanannya.
Jadi, command center apa yang paling cocok untuk hal itu? Jawabannya kembali ke pertanyaan awal “apa itu SaaS App Management?” SaaS App Management merupakan command center yang paling sesuai untuk mengelola seluruh manajemen SaaS Applications.
Jika Anda punya beberapa pertanyaan tentang hal ini, tim terpercaya kami siap berdiskusi dengan Anda.
