58% perusahaan menggunakan software HR Cloud untuk “doing HR Operations, finding, attracting and retaining talent.” — PricewaterhouseCoopers, HR Technology Survey 2020
With all due respect, ketika Anda memilih atau migrasi ke sebuah sistem HRIS cloud, maka berbagai benefits akan menanti perusahaan Anda. Berbagai benefits tersebut, tentu, bisa menjadi alasan terbesar mengapa Anda harus memilih HRIS cloud. Sebelum kita masuk ke apa saja benefit atau keuntungan dari sistem cloud tersebut, mari kita simak dulu kisah menarik salah satu perusahaan manufaktur mobil asal Jepang, Nissan Motor Co.
Perjuangan Nissan dalam Menemukan Solusi HRnya
Nissan Motor Co. di tahun 2018 dinobatkan sebagai manufaktur EV (Electric Vehicle) terbesar di dunia. Namun, tahukah Anda kalau sebenarnya Nissan ini pernah merugi selama 8 tahun, lebih tepatnya dari tahun 1992 sampai 2000.
Kemudian, Renault, salah satu perusahaan manufaktur mobil asal Prancis, “membantu” Nissan dengan dana sebesar 5,4 billion USD. Dengan proses tersebut, sebuah aliansi antara Nissan dan Renault terbentuk (FYI, Mitsubishi bergabung ke dalam aliansi tersebut di tahun 2016). Berkat aliansi tersebut, Nissan mulai bisa menunjukkan “kekuatannya” kembali.
Mungkin Anda bertanya, mengapa Renault memberikan “bantuan” itu? Tentu, berbagai strategi bisnis menjadi alasannya. Namun, ada satu alasan yang cukup unik. Menurut riset, salah satu alasan dibalik semua itu adalah kemauan Nissan untuk melakukan transformasi terhadap sistem HRnya.
Oke, sekarang Nissan sudah menggunakan layanan sistem HR SuccessFactors di kantor North America, Europe dan Japan. Namun, sistem HR tersebut masih model on-premise. Awalnya, solusi ini memberikan keuntungan. Setiap pekerja mengurus administrasinya sendiri. Sehingga, tim HR lebih fokus untuk mengembangkan pekerja.
Masalah muncul ketika bisnis dan orang-orang didalamnya semakin berkembang. Karena on-premise di setiap region, keselarasan dan integrasi data terpusat mustahil untuk terbentuk. Oleh sebab itu, aliansi ini memerintahkan Alfonso Díez David, Alliance General Manager of Global Digital Human Resources at Renault-Nissan-Mitsubishi, untuk mencari solusi agar semua data HR di seluruh kantor Nissan bisa “bergabung.”
Akhirnya, pak Alfonso menggunakan satu sistem HR berbasis cloud untuk seluruh HQ Nissan di seluruh dunia. Tentu, ada tantangan dalam mengadopsinya, tapi sekarang Nissan menjadi perusahaan manufaktur mobil terbesar ke-6 dunia.
Anda bisa membaca case study ini di buku yang berjudul “Fundamental of Human Resource Management: People, Data, and Analytics” tepatnya di halaman hmm… mungkin sekitaran halaman 986.
Keuntungan yang bisa didapat karena HRIS Cloud
Berikut ini adalah 6 alasan mengapa Anda butuh HRIS Cloud.
Reduce Paper-based Work
HRIS berbasis cloud tidak membutuhkan penyimpanan file pekerja di atas kertas. Semua file dan dokumen mengenai karyawan dan perusahaan dapat disimpan dengan aman di cloud. Hal ini tentu mempercepat segalanya karena mengurangi birokrasi kertas yang amat sangat panjang, bahkan bisa juga sampai hilang. Oh dan menurut buku di atas, hal inilah yang menjadi alasan pertama Nissan, ingin memperpendek proses birokrasi.
Make HR a Strategic Partner
Mengelola urusan pekerja seputar attendance, paid time off, shift, reimbursement, payroll, company policies dan lain sebagainya adalah hal penting bagi tim HR, tapi sangat menguras waktu. Di sinilah, sebuah HRIS berbasis cloud dengan module ESS (Employee Self-Service) muncul sebagai solusi pilihan.
Tim HR tidak perlu menghabiskan waktu untuk mengelola tasks repetitive semacam itu lagi, karena pekerja bisa melakukannya sendiri. Tentu, approval dari yang bertanggung jawab tetap dibutuhkan, tapi semuanya tetap cepat karena dilakukan di cloud.
Waktu yang lebih banyak itu bisa dimanfaatkan tim HR serta beberapa penanggung jawab lain untuk memikirkan hal-hal strategic.
Data Availability to Every Employee
HRIS berbasis cloud memungkinkan pekerja untuk mengakses dan mengelola data dari mana saja asalkan ada koneksi internet.
Pekerja yang sedang bepergian atau pekerja remote yang bekerja di lokasi dan zona waktu berbeda, tetap dapat mengakses dan memperbarui file dan dokumen mereka dengan mudah. Hal ini meliputi seputar, permintaan cuti atau business trip, mengatur catatan kehadiran, memeriksa jadwal pelatihan, menandai goal achievements atau melakukan performance discussions dan performance review.
Keep Employees Connected
Singkat saja, HRIS berbasis cloud membuat pekerja Anda merasa connected. Biasanya, HRIS berbasis cloud memiliki modul training yang, tentu, berguna bagi pekerja Anda. Setiap pekerja memiliki menu special trainingnya sendiri, hal inilah yang membuat pekerja merasa engaged.
Cost Effective
HRIS berbasis cloud tidak hanya bisa menghemat waktu. Solusi ini tentu bisa juga menghemat biaya. Anda Tidak perlu membeli dan menginstall hardware untuk PC Server, jika menggunakan HRIS berbasis cloud. Dan, Anda juga tidak perlu hire Data Center ata u PC Server specialist.
Easy Integration
HRIS berbasis cloud dapat dengan mudah diintegrasikan dengan sistem software yang ada di perusahaan Anda. Contoh lebih kecilnya, HRIS berbasis cloud mempunyai kalender perusahaan. Kalender perusahaan tersebut bisa berintegrasi langsung dengan Google Calendar. Kalau mau contoh lain dari proses integrasi, Anda sebaiknya langsung menghubungi penyedia HRIS berbasis cloud yang Anda percayai.
Sebelum Anda menerapkan HRIS Cloud…
Sekarang, setelah Anda mengetahui tentang manfaat HRIS berbasis cloud, Kemungkinan besar Anda memikirkan “bagaimana cara menerapkannya?”
Ada beberapa pilihan layanan HR berbasis cloud di sana. Salah satu cara memilihnya adalah dengan menyesuaikan kebutuhan Anda dan anggaran Anda. Kemudian, pikirkan beberapa hal di bawah ini:
- Rencanakan dulu proses migrasi ini, rata-rata suatu perusahaan butuh 16 minggu hanya untuk memilih satu dari banyak penyedia HRIS berbasis cloud.
- Mempersiapkan sesi pelatihan penggunaan sistem HRIS berbasis cloud untuk pekerja.
- Bersiaplah untuk kemungkinan buruk yang mungkin terjadi karena manusia itu ada yang mudah menerima dan ada yang tidak.
Finally…
Jika Anda ingin tanya-tanya lebih lanjut, silakan klik banner di bawah ini untuk mulai berdiskusi dengan kami. Terima kasih dan semoga bermanfaat.
