“In recent years, cloud computing and the related “Software-as-a-Service” (SaaS) products, including cloud-based HRIS, have experienced unprecedented growth.” — Deloitte, The Cloud revolution within HRIS
Pemerintah Indonesia sudah mulai membuka sedikit demi sedikit pembatasan operasional perusahaan. Di momen inilah, Anda harus segera melakukan revolusi digital supaya bisa bertahan. Anda harus segera cek sistem apa yang membutuhkan “rumah digital.” Kemungkinan besar, operasional HR adalah jawabannya.
Anda harus memastikan, setidaknya, proses presensi pekerja bisa dilakukan di mana saja dulu. Tentu, hal ini untuk mematuhi aturan pemerintahan Indonesia tentang batasan pekerja di suatu kantor.
Pivot atau Transformasi Digital untuk Bertahan selama Pandemi
Pikirkan hal ini sebentar…
Apakah Anda aware kalau pandemi ini “menciptakan” 3 skenario. Skenario pertama: ada perusahaan yang bankrupt akibat pandemi. Skenario kedua: ada perusahaan yang bisa tetap bertahan dan beroperasi saat pandemi. Dan skenario ketiga: ada perusahaan yang justru mengalami growth saat pandemi.
Menurut salah satu artikel Harvard Business Review, salah satu cara agar bisa bertahan adalah melakukan “pivot”.
Pivot yang seperti apa? Anda harus cari sendiri pivot yang sesuai karena memang setiap bisnis memiliki ciri khas. Sebagai contoh, ada seorang teman yang bekerja di sales counter toko smartphone di Mall (redacted) Surabaya. Berhubung PPKM, dia harus memutar otak bagaimana menjual produk ini tanpa harus ke Mall. Akhirnya dia menggunakan salah satu jasa e-commerce enabler untuk membantu memasarkan produk smartphonenya. Proses ini bisa termasuk sebagai proses pivot, ya setidaknya ini pivot yang termasuk simple.
Memang tidak semua bisnis punya kemampuan pivot itu, namun jika Anda mempunyai bisnis dengan revenue 3 digit atau 2 digit juta rupiah, hal ini mestinya sudah menjadi “paket mitigasi bencana” Anda.
Oke kita kembali…
Menurut report dari Software Path 2021 HRIS Software Report, 98% perusahaan yang disurvei ingin segera menggunakan cloud-based HRIS. Namun, waktu yang dibutuhkan untuk memilih provider HRIS, rata-rata masih membutuhkan waktu 16 minggu.
Jika Anda mencari apa saja benefits dari penggunaan cloud-based HRIS, maka akan banyak sumber yang mampu “menuliskannya”. Namun, yang sering Anda lewatkan adalah, apa saja fitur cloud-based HRIS yang harus ada di perusahaan Anda.
Di artikel singkat ini, Anda akan menemukan fitur inti apa saja yang harus ada pada sebuah Software HRIS berbasis cloud.
9 Fitur yang Harus Ada di Software HRIS Berbasis Cloud
#1 Centralized Storage
Database tersentralisasi dapat secara otomatis mengumpulkan, menyimpan dan menampilkan informasi up-to-date dan konsisten terkait seluruh karyawan Anda, kebijakan perusahaan, SOP perusahaan, dan lain sebagainya.
Tim HR akhirnya dapat waktu lebih banyak untuk mengalokasikan pikirannya ke hal yang lebih strategic, daripada hanya mengurus task redundant.
#2 Employee Onboarding
Proses orientasi karyawan (onboarding) yang user-friendly akan membuat karyawan baru senang, titik. Di sisi lain, dengan fitur onboarding ini, pemberi kerja juga akan mendapat beberapa benefits, seperti:
- Mengurangi Human Error
- Mempersingkat waktu
- Menawarkan experience yang konsisten kepada semua karyawan baru
- Memfasilitasi proses onboarding secara transparan
Biasanya, karyawan baru sering melupakan pengisian dokumentasi penting. Dengan fitur ini, tim HR tidak perlu “mengejar” karyawan baru tersebut. Hal ini dikarenakan sistem akan mengirimkan notifikasi secara otomatis kepada karyawan baru yang bersangkutan. Dan masih banyak lagi keuntungan lainnya.
#3 Talent Management
Karyawan adalah sumber daya yang paling berharga dalam sebuah perusahaan manapun. Namun, proses talent management, seperti attracting, recruiting, engaging, developing, dan retaining karyawan adalah proses yang sangat panjang dan rumit. Selain itu, biaya turnover karyawan juga mahal.
Fitur talent management HRIS yang ideal akan membantu karyawan Anda melewati setiap fase pekerjaan mereka, mulai dari perekrutan, pelatihan, pengembangan, dan retensi.
#4 Performance Management
Fitur performance management (biasa juga disebut dengan performance review atau performance appraisal) akan melacak kinerja karyawan secara konsisten dan terukur. Hal ini memungkinkan perusahaan Anda untuk memastikan bahwa karyawan dan departemen di seluruh organisasi bekerja secara efektif untuk mencapai tujuan strategis bisnis.
Dengan fitur ini, tim HR bisa menghemat waktu karena sudah tidak perlu melakukan penilaian secara manual. Dengan begitu, tim HR dapat lebih mengalokasikan tambahan waktunya ke proses yang lebih value, seperti pembinaan, support, dan pelatihan karyawan.
#5 Employee Self-Service
Banyak perushaan ukuran apapun pernah atau sedang merasakan sulitnya memperbarui data terkait karyawan mereka. Employee Self-Service (ESS) adalah fitur yang efektif untuk mengatasi masalah ini. Memberi karyawan akses untuk melihat dan mengelola informasi pribadi mereka secara “swalayan” (/swa·la·yan/ n pelayanan sendiri). Informasi pribadi biasanya meliputi profil, cuti, tunjangan, payroll dan lainnya. Hal ini, tentu, dapat menghemat waktu yang dihabiskan tim HR.
Apalagi jika Software HRIS berbasis cloud Anda mempunyai versi mobile appnya. Karyawan akan merasa senang karena bisa langsung melihat, mengedit, dan mengambil semua informasi terkait pekerjaan dari smartphone mereka.
#6 Time Management
Mengelola timesheets, jadwal, atau attendance karyawan secara manual melibatkan banyak waktu dan tenaga tim HR. Mencari dan menindaklanjuti email permintaan cuti dan melacak ketidakhadiran karyawan sambil mengatur ulang jadwal adalah rentetan tugas yang semestinya bisa dilakukan sendiri oleh karyawan.
Software HRIS berbasis cloud akan memecahkan masalah tersebut dengan fitur time clock atau fitur presensinya.
- Mobile App Time Clock dengan Face Verification + Geolocation
- Leave Management (manajemen cuti)
- Workforce Scheduling (penjadwalan tenaga kerja, termasuk pengaturan shift)
- Integrasi dengan payroll, reimbursement, dan compensation
- Dan masih banyak lainnya.
#7 Training Management
Fitur training management memungkinkan perusahaan Anda untuk menawarkan beberapa program pelatihan kepada karyawan. Hal ini bertujuan untuk meningkatkan engagement, kepuasan kerja, dan retensi. Anda juga dapat menggunakan fitur ini untuk menilai, melacak, dan mengukur program pelatihan karyawan untuk memastikan efektivitasnya.
Relax dan coba pikirkan kembali. Sudah saatnya Anda mengambil kesempatan ini untuk melakukan transformasi digital. Mulai dari cari beberapa rekomendasi cloud-based software HRIS dan compare mereka sesuai dengan tujuan Anda. Jika Anda masih punya banyak pertanyaan seputar transformasi digital, silakan klik banner di bawah ini dan mulai berkonsultasi.
