“Total karyawan Delamibrands itu kurang lebih sekitar 1600. Dan, mereka semua tersebar di seluruh Indonesia. Jadi, dengan adanya sistem Haermes, proses HRIS kitanya ini sangat terbantu.” — Ella SIlvia, HRIS Supervisor dari Delamibrands
Delamibrands menjadi salah satu perusahaan fashion berikutnya yang sudah merasakan manfaat dari sistem HRIS berbasis cloud. Hal ini sebenarnya sudah didukung oleh riset dari Deloitte yang berjudul “the Cloud Revolution Within HRIS”. Riset tersebut bilang
“In recent years, cloud computing and the related “Software-as-a-Service” (SaaS) products, including cloud-based HRIS, have experienced unprecedented growth.”
Tidak hanya itu, PricewaterhouseCoopers, atau yang lebih dikenal dengan PwC, juga bilang
“58% perusahaan menggunakan software HR Cloud untuk doing HR Operations, finding, attracting and retaining talent.”
Dengan kata lain, mereka setuju dengan manfaat dari sebuah sistem HRIS berbasis cloud. Untuk lebih mengetahui lebih lanjut, mari kita simak pengalaman Delamibrands dalam menggunakan sistem HRIS berbasis cloud, Haermes.
3 Hal yang Harus Anda Ketahui tentang Delamibrands
- PT Delami Garment Industries, atau yang lebih dikenal dengan Delamibrands, sudah berdiri sejak tahun 1979 di Bandung. Johanes Farial adalah orang dibalik berdirinya pabrik garment Delamibrands.
- Mungkin jika Anda jalan-jalan atau pergi ke suatu tempat, Anda menemukan toko ritel fashion The Executive, Wrangler, Lee, WOOD, tirajeans, et cetera, dan Colorbox, mereka semua tergabung dalam Delamibrands
- Delamibrands, tentu, terdampak oleh pandemi Covid-19. Namun, mereka tetap berusaha sekuat mungkin untuk bertahan. Iconomics Marketing Brands Award 2021 menobatkan Delamibrands sebagai salah satu perusahaan Indonesia yang mampu mempertahankan ekuitas brand saat pandemi.
Salah satu upaya yang mereka lakukan adalah menggunakan sistem HRIS berbasis cloud untuk menjalankan seluruh operasional HRnya.
Bagaimana sekilas kisahnya? Anda akan menemukan jawabannya di artikel spesial ini.
3 Permasalahan HRIS di Delamibrands
Pengurangan jam operasional akibat pandemi menjadi salah satu problem besar dari Delamibrands. Namun, mereka langsung fokus dengan apa yang bisa mereka kendalikan. Ibu Ella Silvia, HRIS Supervisor dari Delamibrands dan dan timnya menemukan 3 masalah yang harus segera dicarikan solusinya.
3 masalah tersebut adalah:
#1 Attendance yang masih lambat
Delamibrands memiliki karyawan kurang lebih sekitar 1600 orang. Mereka clockingnya masih pakai semacam key card dan mesin presensi berbasis fingerprint. Hal ini tentu kurang efektif karena tidak bisa langsung terupload di cloud. Data clocking itu masih harus dikumpulkan dalam local database.
Kemudian, setelah closing hari itu, mereka akan merekapitulasi dulu. Dan, akhirnya diupload ke database pusat. Hal ini sangat memakan waktu lama bahkan 2-3 hari. Jadi, semisal clocking hari senin, maka datanya baru sampai pusat di hari rabu.
#2 Payroll yang belum terautomasi
Payroll di Delamibrands bergantung pada data Attendance. Kalau Attendance prosesnya lama, pasti proses Payroll akan lama. Belum lagi jika ada masalah di Attendancenya seperti human error, cuti yang tidak terdeteksi, kelebihan jam, dan lain sebagainya.
Bisa dipastikan Payroll akan terganggu jika masalah tersebut sering muncul. Delamibrands bilang kalau masalah Payroll ini bisa jadi masalah yang paling krusial. Mengapa? Karena ini menyangkut hak karyawan. Dan, jika tidak segera diminimalisir kesalahannya, kasihan karyawan. Secara langsung, Delamibrands bisa ada dan bertahan, ya karena ada karyawan yang bekerja.
#3 Clocking Karyawan yang Masih Manual
Ini masih berhubungan dengan problem pertama. Oke, Attendance masih manual. Delamibrands, akhirnya, memutuskan untuk menggunakan vendor lain yang menyediakan Mobile App Clocking. Ternyata, hasilnya tidak baik.
Salah satu alasannya adalah App Clocking nya kurang lengkap fiturnya. Ada yang tidak bisa mengajukan cuti, dan ada juga yang tidak ada fitur geolocationnya.
Dari 3 masalah tersebut, Delamibrands sudah beberapa kali “didekati” oleh vendor-vendor penyedia sistem HRIS. Namun, akhirnya, Delamibrands memilih Weefer, dengan HRISnya yang bernama Haermes, sebagai pilihan sistem HRIS Cloudnya
Baca Artikel Bermanfaat Ini: 6 Alasan Mengapa Anda Perlu Menggunakan HRIS Cloud
3 Solusi dari Haermes untuk Delamibrands
2018 tim Haermes dan Delamibrands melakukan “development” untuk menyesuaikan kebutuhan Delamibrands. Sejak Januari 2019, Haermes sudah diterapkan di Delamibrands. Solusi yang terbentuk dari hal ini adalah:
#1 Proses Attendance dan Reportingnya sangat cepat
Dulu, Delamibrands membutuhkan waktu beberapa hari untuk merekapitulasi Attendance karyawannya. Sekarang, mereka bisa mengambil reportnya hanya dengan satu klik di hari yang sama itu juga. Ini mungkin terlihat “biasa” buat Anda yang punya “born digital company”.
Namun, untuk perusahaan garment dan fashion seperti Delamibrands, hal ini seperti keajaiban. Proses mengimplementasikan teknologi digital ke semua karyawan, 1600 karyawan, bukanlah perkara mudah. Tim Attendancenya Bu Ella merasa terbantu sekali dengan hal ini.
#2 Payroll Akhirnya bisa Terautomasi
Berhubung proses Attendance lebih cepat dan efisien, proses Payroll pun bisa lebih cepat. Report Attendance selesai, secara automatis, Payroll bisa “menangkap” data report itu juga. Fungsi lainnya seperti, penerapan insentif, benefits, Pph, piutang karyawan dan beberapa lainnya bisa juga dilakukan.
Dengan Payroll yang by system ini, Delamibrands bisa meminimalisir masalah-masalah yang sebelumnya menyelimuti proses Payroll. Mereka menambahkan kalau Delamibrands sebisa mungkin tidak akan memutus karyawan dan mengurangi gaji mereka selama pandemi ini.
#3 Fitur Mobile App Clocking yang Kuat
Ini adalah salah satu alasan kuat mengapa Delamibrands memilih Haermes, Mobile App Clocking. App milik Haermes punya fitur Geolocation dan, bahkan, nantinya akan ada fitur face verification. Fitur tersebut belum bisa ditemukan oleh Delamibrands di vendor-vendor lainnya. Fitur lainnya seperti, pengajuan cuti, informasi shift, kalender perusahaan, pengingat shift, dan masih banyak lagi bisa ditemukan dalam App Haermes.
Kalau clocking saja tanpa geolocation, bisa saja karyawan mengelabui Attendance. Semisal, si A harus clocking pukul 8 pagi di site, kemudian dia clockingnya pukul 8 tapi di rumah. Hal semacam inilah yang bisa dicegah dengan fitur geolocation.
Baca Artikel Bermanfaat ini: Sistem Presensi Masa Depan Adalah Menggunakan Mobile App + Face Verification
3 Feedback dari Delamibrands untuk Haermes
Feedback client adalah hal penting berikutnya yang harus diperhatikan. Delamibrands memberikan beberapa feedback untuk Haermes agar kedepannya bisa lebih baik lagi kualitasnya. Untuk masalah pelayanan dari tim support, Delamibrands mengaku puas. Bahkan, di luar jam kerja pun, tim support mau memberikan pelayanannya. Tidak hanya satu tim support, beberapa tim support lainnya juga mau menawarkan bantuan.
Namun, ada 3 feedback yang harus diperhatikan. Mereka adalah:
#1 Fitur Loan
Fitur Loan dalam sistem ini tolong lebih disimplekan atau lebih distreamlinekan. Fitur Loan di Delamibrands adalah hal penting. Ada beberapa karyawan yang pinjam uang tapi sampai mau resign, tidak dikembalikan. Untuk mengingatkan dia atau menghitung biaya loannya, itu tolong diperbaiki.
#2 Fitur Laporan Pajak atau SPT
Kedepannya, Delamibrands ingin fitur pengisian laporan SPT bisa dilakukan langsung di App. Jadi, nanti si karyawan tidak usah login ke website DJP, cukup login di App dan SPT pun bisa disubmit.
Kemudian, mereka menambahkan lagi sesuatu. Mereka harap kalau ada perubahan atau penambahan peraturan dari pemerintah terkait pekerjaan, mereka atau para klien lain itu di beritahu lewat e-mail atau channel lainnya.
#3 Masalah Teknis di Mobile App
Sering kali, karyawan mengeluhkan masalah akun yang terlogout sendiri. Hal ini tolong menjadi perhatian. Tidak hanya itu, kalau semisal ada update terbaru, tolong diberi tahu terlebih dahulu, dengan bahasa yang mudah dimengerti untuk orang awam.
Itu tadi sekilas kisah sukses Delamibrands dalam menemukan solusi untuk permasalahan HRISnya. Anda bisa lihat video diskusi menariknya di bawah sini. Apakah Anda juga mengalami permasalahan yang sama? Atau berbeda? Apapun itu mari berdiskusi dulu dengan kami. Klik banner di bawah untuk mulai berdiskusi dengan tim kami. Semoga bermanfaat dan terima kasih.
