“94% recruiters mengatakan kalau software rekrutmen karyawan bisa meningkatkan kualitas hiring process” — Capterra, Recruiting Software Impact Report
Kita semua kemungkinan besar setuju kalau pandemi telah “memaksa” kita untuk berubah. Banyak perusahaan di luar sana yang terpaksa harus melakukan ”restructuring”. Hal ini membuat kebutuhan akan karyawan baru dengan skill digital berkualitas tinggi atau skill khusus lainnya sangat “demanding”. Untuk mendapatkan karyawan dengan spesifikasi seperti ini, tentu, memerlukan proses persaingan panjang dan costly.
Jadi, apakah ada solusinya? Tentu, ada.
Sebelum membahas lebih lanjut, ada satu prinsip yang harus, sebisanya, Anda pegang dalam proses hiring. Prinsipnya adalah menempatkan kandidat sebagai pusatnya hiring process. Jangan berpegangan dengan prinsip “saya gak mau tahu, pokoknya posisi ini harus terisi dengan cepat”.
Anda tidak boleh melakukan hal seperti itu. Akan ada kemungkinan turnover besar kalau itu sampai terjadi. Sebisa mungkin, Anda harus membuat kandidat tertarik dengan perusahaan Anda, sepenuh hatinya bukan terpaksa.
Tetapi, ini kan susah.
Iya, untuk itu artikel special ini hadir untuk menjawab keluh kesah Anda, para recruiters.
Pak Rachmad Soebekti, Senior Consultant dari PT Weefer Indonesia, memberikan jawaban atas permasalahan ini. Salah satu caranya adalah menggunakan software rekrutmen karyawan berkualitas.
Oke, jadi beliau memaparkan 5 fungsi utama software recruiting yang bisa meningkatkan kualitas proses hiring perusahaan Anda. Apa saja poinnya, mari kita simak.
5 Fungsi Software Rekrutmen Karyawan untuk Proses Hiring Perusahaan Anda
Job Requisition Management
Pastikan software rekrutmen karyawan yang Anda pilih punya fungsi ini. Secara umum, fungsi ini akan memudahkan Anda dalam membuat lowongan kerja dan menyebarkannya. Sebaiknya, pilihlah software rekrutmen yang memiliki kualitas dan kredibilitas baik karena hal ini akan mempengaruhi kualitas dan kuantitas penyebaran lowongan kerjanya.
Kita ambil contoh SAP SuccessFactors Recruiting. Software all-in-one rekrutmen (punya berbagai solusi lainnya juga) ini punya kemampuan untuk menyebarkan lowongan kerja hingga ke 2000 job boards di luar sana. Bahkan, kalau ada job board eksklusif milik universitas negeri atau swasta lokal, software ini tetap bisa menjangkaunya jika diizinkan. Semuanya bisa diatur secara simple dan mudah dengan software ini.
Tidak hanya itu, dalam software ini, Anda, para recruiters, akan diarahkan untuk membuat deskripsi pekerjaan yang baik, lengkap, dan bebas bias. Hal ini kemungkinan besar sering “dilupakan”, padahal ini sangat penting sekali. Pengaturan nominal expected salary bisa Anda lakukan sendiri atau bisa menggunakan fitur rekomendasi intelligent.
Candidate Search and Management
Kandidat berkualitas itu diperebutkan banyak perusahaan. Untuk mengungguli mereka, Anda harus memberikan “pelayanan lebih”. Salah satu caranya adalah memberikan konten relevan kepada calon kandidat.
Semisal, Anda sudah menyebar lowongan. Sekarang, Anda butuh talent pool secara internal gitu. Coba berikan mereka konten (bisa berbentuk tulisan maupun video) yang menggambarkan tentang perusahaan atau lowongan kerja milik Anda, lalu sebar di beberapa platform social media dan website penyedia lowongan kerja besar. Kemudian, ajak mereka untuk bergabung dan mendaftar di website khusus karier perusahaan Anda. Ketika mereka sudah berkumpul dalam database Anda, baru lakukan proses analisis untuk menentukan mana kandidat yang bisa memenuhi kebutuhan Anda.
Proses panjang ini, bisa Anda streamline jika Anda menggunakan software rekrutmen.
Proses penjadwalan interview dan offering juga bisa dilakukan melalui software ini. Komunikasi antara recruiters dan kandidat juga bisa dilakukan secara personalized. Hal ini dapat membuat kandidat merasa terlibat dan terhubung dengan perusahaan.
Reporting and Analytics
Ketika para recruiters sedang menjalankan segenap kemampuannya untuk mencari dan nurture kandidat, manager recruiting perusahaan Anda dapat melihat seluruh analisis dari proses hiring tersebut. Mulai dari, job boards mana yang paling banyak diminati kandidat, channel apa yang sering mereka pilih, (dari semua visitor) berapa persen kandidat yang akhirnya mendaftar, dan beberapa hal lainnya.
Kemudian, hanya dengan satu klik, seluruh analisis tersebut bisa dijadikan satu laporan yang mungkin akan dibutuhkan saat rapat internal nanti. Hal ini tentu sangat menghemat waktu manager recruiting. Jadi, proses ini juga sebaiknya harus ada di software rekrutmen.
Mobile Access
Software rekrutmen harus mendukung berbagai devices, termasuk smartphone. Kita semua paham kalau para kandidat pasti memiliki jenis device yang berbeda, untuk itu, Anda harus mengakomodir mereka semua. Dan, tolong ingat, Anda, calon dan kandidat maupun recruiter, harus bisa berkomunikasi dengan baik dan sopan.
Anda sebaiknya memungkinkan kandidat untuk bisa menyelesaikan offeringnya melalui mobile device. Hal ini akan memberikan nilai plus untuk kandidat tersebut. Untuk itu, fungsi e-signature harus sudah disematkan ke dalam software rekrutmen yang Anda pilih.
Third-party Integration
Pastikan software rekrutmen memiliki kemampuan integrasi dengan software atau layanan lain. Semisal, jadwal interviewnya bisa langsung terhubung dengan Google Calendarnya kandidat. Terus, reminder akan muncul di smartphone si kandidat dan beberapa hal lainnya.
Jadi, bagaimana? Apakah Anda sudah mulai tertarik untuk melakukan proses hiring secara digital. Untuk Anda yang mau menonton penjelasan langsung dari pak Rachmad Soebekti, silakan simak video di bawah ini. Untuk Anda yang mau berdiskusi lebih lanjut, silakan klik banner di bawahnya video ini. Terima kasih, semoga bermanfaat.
