Efisiensi adalah kata yang tidak asing di telinga kita. Begitu pula dengan efektivitas. Dua hal tersebut menjadi parameter atau tolok ukur performa.
Efisiensi umumnya berkaitan erat dengan bagaimana mendapat tingkat kinerja dengan hasil tertinggi, namun menggunakan usaha sekecil mungkin. Sehingga, efisiensi memang berkaitan erat dengan ketepatan cara dalam melakukan pekerjaan.
Namun, apakah efisiensi dan efektivitas hanya berhubungan dengan waktu dan pekerjaan saja? Mari simak secara lengkap dalam artikel Weefer kali ini.
Pengertian Sekilas Efisiensi
Efisiensi adalah kemampuan mengerjakan sesuatu dengan tepat dan hasil yang baik. Artinya, pekerjaan yang dihasilkan tidak membuang waktu, biaya, dan tenaga yang anda keluarkan. Dengan kata lain, efisiensi adalah soal ketepatgunaan.
Yang perlu anda perhatikan, efisiensi tidak hanya berkaitan dengan waktu belaka. Melainkan harus memperhatikan tenaga dan biaya yang anda berikan saat mengerjakan sesuatu.
Bisa saja anda mengerjakan sebuah tugas dengan waktu yang relatif cepat, namun dengan tenaga dan biaya yang tidak sedikit. Hal ini bisa membuat efisiensi pekerjaan kurang optimal.
Efisiensi Menurut para Ahli
Efisiensi memiliki beberapa pengertian dari ahli yang berbeda. Namun, secara umum tiap ahli sepakat bahwa efisiensi tidak hanya berkaitan dengan menyelesaikan pekerjaan secara cepat. Tapi, memberikan hasil terbaik dengan cara paling optimal. Berikut penjelasan selengkapnya.
• Kamus Besar Ekonomi
Dalam kamus besar ekonomi menjelaskan, bahwa efisiensi adalah ketepatan cara dalam melakukan suatu pekerjaan. Sehingga, cara yang digunakan tidak membuang tenaga dan waktu.
• Sedarmayanti
Menurut Sedarmayanti, efisiensi adalah tingkat penggunaan sumber daya dalam sebuah proses pekerjaan. Sumber daya dalam konteks in dapat berupa penggunaan waktu dan cara kerja yang optimal.
• Dearden
John Dearden dalam bukunya yang berjudul Sistem Pengendalian Manajemen mengutarakan bahwa efisiensi adalah kemampuan suatu unit dalam organisasi dalam mencapai tujuan yang telah ditentukan sebelumnya.
• Indeed
Efisiensi adalah kemampuan organisasi atau perusahaan dalam memproduksi barang atau jasa. Efisiensi berkaitan erat dengan waktu, tenaga dan biaya dalam produksi. Sehingga, ketiga hal tersebut sangat memengaruhi apakah produksi dapat berjalan optimal atau tidak.
Dari beberapa pengertian ahli di atas maka dapat disimpulkan bahwa efisiensi merupakan ketepatan guna. Efisiensi mengacu pada seberapa optimal sumber daya waktu, tenaga, dan biaya yang digunakan dalam sebuah kegiatan.
Baca Juga: Ingin Lolos Psikotes? Simak Tips, Cara Menjawab dan Contoh soal Berikut Ini
Jenis Efisiensi
Komponen efisiensi memiliki jenis masing-masing yang perlu anda pahami. Karena, berbeda jenis efisiensi yang diinginkan maka berbeda pula strategi yang digunakan. Berikut ini jenis efisiensi, antara lain:
Efisiensi Proses
Efisiensi proses artinya menentukan proses berjalannya bisnis yang efektif dan efisien. Jenis efisiensi ini fokus pada biaya (biaya produksi, biaya pemasaran, dll) dan kecepatan. Dua metrik tersebut menentukan apakah ada komponen yang dapat diperbaiki.
Operasional
Efisiensi dalam operasional bisnis berkaitan erat dengan business model secara menyeluruh. Efisiensi ini menekankan pada seluruh biaya operasional perusahaan.
Penggunaan Energi
Dalam efisiensi energi memperhatikan seberapa besar energi yang digunakan untuk operasional bisnis secara menyeluruh.
Dalam efisiensi energi memperhatikan seberapa besar energi yang digunakan untuk operasional bisnis secara menyeluruh.
Tenaga Kerja
Efisiensi tenaga kerja menjadi aspek yang tidak kalah penting dalam sebuah bisnis. Untuk mengetahui efisiensi tenaga kerja bisnis, anda harus mengetahui dan menilai seberapa besar tingkat karyawan anda yang dapat menyelesaikan tugas atau pekerjaan tepat waktu dan seperti apa hasilnya.
Efisiensi tenaga kerja di era industri modern sangat dipengaruhi oleh automasi dan teknologi yang dimiliki oleh tenaga kerja.
Seperti yang anda ketahui teknologi dan automasi yang semakin canggih dapat meningkatkan tingkat efisiensi dan produtivitas perusahaan.
Finansial
Efisiensi satu ini memperhitungkan seberapa besar pendapatan perusahaan yang digunakan untuk menutupi pengeluaran perusahaan. Semakin efisien sebuah perusahaan dalam menggunakan uang, semakin dipercaya dan baik kinerjanya tentu saja.
Baca Juga: Mau Sukses Melamar Kerja? Ini Cara Menulis Keahlian dalam CV
Cara Meningkatkan Efisiensi bagi Bisnis
Dalam dunia kerja, efisiensi masing-masing karyawan dan divisi sangat penting. Karena, efisiensi menjadi komponen yang memengaruhi produktivitas perusahaan. Secara tidak langsung efisiensi juga berdampak pada kinerja perusahaan di masa yang akan datang.
Misalnya saja, anda melihat tingkat stres yang dialami karyawan anda meningkat. Setelah menyelidiki anda memahami bahwa penyebabnya stres yang meningkat disebabkan terlalu banyak bekerja (overwork).
Lalu, anda mengadakan survei untuk mengetahui penyebab hal tersebut. Dari survei anda menemukan bahwa 80% karyawan anda merasa sistem birokrasi dalam bisnis memakan banyak waktu.
Sehingga, menghambat pekerjaan karyawan anda. Hal inilah yang membuat pekerjaan terlalu menumpuk dan karyawan anda harus bekerja lebih lama. Dari contoh di atas, anda dapat memahami efisiensi berperan besar dalam performa perusahaan secara menyeluruh.
Lalu, bagaimana cara meningkatkannya? Simak penjelasan berikut ini.
#1 Membagi dan Delegasi Tugas
Sering kali, membagi dan delegasi tugas secara tepat menjadi solusi paling ampuh untuk meningkatkan efisiensi karyawan dalam bekerja. Anda harus bisa menerapkan prinsip kerja sama dalam bisnis.
Terlebih jika terdapat karyawan anda yang cenderung mengerjakan setiap tugas sendiri. Hal ini berpotensi menurunkan efisiensi kerja dan berujung menghambat pekerjaan orang lain.
#2 Meningkatkan Komunikasi
Efisiensi tidak dapat ditingkatkan tanpa kolaborasi yang baik. Bisnis dengan kolaborasi tim yang baik berawal dari komunikasi baik yang sudah terbentuk sebagai budaya perusahaan.
Komunikasi yang baik dapat menghilangkan kesalahpahaman yang ada. Sehingga, membantu menghindari konflik yang tidak perlu dan berpotensi menghambat jalannya pekerjaan.
#3 Membuat Perencanaan
Manajer atau kepala divisi dalam bisnis anda seharusnya menjadi orang pertama yang sangat memahami efisiensi masing-masing individu dalam divisi tersebut.
Tidak heran, jika manajer biasanya dituntut untuk memiliki kemampuan Product Management yang bagus juga. Dengan begitu, manajer dapat membuat workflow yang efektif dan efisien bagi anggota tim mereka.
Ada baiknya seorang manajer maupun masing-masing individu dalam tim bisa membuat prioritas pekerjaan.
Prioritas pekerjaan bisa dimulai dengan menanyakan “Apa yang paling penting untuk saya lakukan dan kerjakan dalam waktu dekat?” atau “Tugas apa yang mudah dan bisa saya prioritas terlebih dahulu?”. Anda dapat membuat daftar prioritas berdasarkan skala berikut.
#4 Menghindari Kebiasaan Buruk
Masalah efisiensi tidak terlepas dari tingkat distraksi dan kebiasaan buruk saat bekerja. Terlebih, di era informasi seperti saat ini yang sosial media bisa menjadi pengalih perhatian yang sangat kuat.
Untuk menghindari kebiasaan buruk anda perlu membuat batasan yang jelas namun bisa membantu anda tetap fokus. Seperti, membatasi akses sosial media pada smartphone saat jam kerja. Hal tersebut terbukti efektif membantu anda lebih fokus dalam bekerja.
#5 Istirahat
Banyak orang mengira, istirahat adalah hal yang tidak intuitif dengan pekerjaan. Namun, sadarkah anda bekerja terlalu lama dan mengurangi waktu istirahat justru menurunkan tingkat produktivitas?
Hal tersebut disebabkan pikiran anda sudah terlalu lelah, sehingga otak anda lebih mudah teralih perhatiannya. Seperti yang dijelaskan dalam buku Hyperfocus: How to Manage Your Attention in a World of Distraction.
Dalam buku tersebut, istirahat dapat berarti ketika anda membiarkan pikiran anda melamun sebentar saja, dapat meningkatkan kapasitas anda berfokus pada pekerjaan anda.
Perbedaan Efektif dan Efisiensi
Karena penggunaan efisiensi dan efektif yang sering berbarengan, membuat banyak orang menganggap dua kata tersebut memiliki makna yang sama.
Agar lebih mudah memahami perbedaan keduanya, anda dapat membaca tabel berikut ini.
Penutup
Berikut tadi pembahasan lengkap mengenai efisiensi, terutama dalam dunia bisnis. Efisiensi dan efektif menjadi dua aspek yang harus saling seimbang.
Dibutuhkan kejelian dan pengalaman dalam bisnis agar dapat memahami mana situasi yang membutuhkan efisiensi, mana yang membutuhkan cara efektif.
