Saat mengadakan rapat di sebuah perusahaan, notulen rapat adalah hal yang wajib untuk dilakukan. Terlepas apakah rapat tersebut merupakan rapat antara internal perusahaan atau eksternal perusahaan.
Notulen adalah dokumen yang sangat penting yang dapat menggambarkan setiap keputusan yang diambil saat rapat. Dokumen ini menjadi bukti record atas kebijakan yang telah disepakati bersama saat rapat.
Karena sifat catatan notulen yang penting ini, notulen memiliki aturan dan format pembuatan yang alangkah baiknya anda ikuti. Bagaimana cara membuat notulen yang efektif dan benar?
Artikel ini akan menjelaskan kepada anda pengertian dan contoh notulen untuk anda.
Sekilas tentang Notulen
Menurut KBBI, notulen adalah sebuah catatan catatan tentang apa saja yang dibicarakan dan keputusan saat rapat. Notulen atau notula juga membahas soal jalannya rapat atau sidang yang diadakan.
Selain rapat, seminar dan diskusi formal lainnya bisa pula membutuhkan notula. Terlebih apabila acara tersebut membahas hal yang bersifat sangat penting dengan urgensi tinggi. Notula dibuat oleh seorang notulis.
Saat rapat, notulis bertugas membuat notulen mulai dari pembukaan, isi rapat, hingga penutup. Dengan begitu, setiap hal yang terjadi dalam rapat dan keputusan yang diambil dapat didokumentasikan dalam notulen tersebut.
Membuat notulen harus mengikuti unsur-unsur yang secara umum telah menjadi ketetapan. Antara lain:
- Pihak yang hadir dalam rapat.
- Tujuan rapat.
- Waktu berjalannya rapat.
- Pembahasan.
- Keputusan hasil rapat.
Baca Juga: Ingin Lolos Psikotes? Simak Tips, Cara Menjawab dan Contoh soal Berikut Ini
Peran Penting Notulis
Seperti pembahasan di atas, notulen adalah catatan rapat yang dibuat oleh seorang notulis. Notulis merupakan orang yang dapat menyimak jalannya rapat sembari membuat catatan tentang jalannya rapat.
Saat rapat berlangsung, notulis wajib membuat catatan lengkap tentang jalannya rapat. Agar, notula yang dibuat dapat dibaca dan dipahami oleh semua anggota.
Selain itu, peran penting notulis adalah sebagai berikut.
- Mencatat waktu dan tanggal rapat agar waktu rapat selanjutnya dapat ditentukan.
- Menjaga rapat agar berjalan kondusif.
- Mendata setiap anggota yang hadir.
- Menulis hasil rapat dan merangkum hal yang dibahas dalam rapat.
- Membuat dokumentasi berupa foto dan catatan rapat.
Fungsi Notula
Sebelum membahas lebih jauh soal contoh notula rapat, ada baiknya anda memahami terlebih dahulu fungsi dari notula itu sendiri. Untuk lebih jelasnya, mari simak pembahasan di bawah ini.
1. Sebagai Panduan
Notula harus mencantumkan informasi tentang rapat dengan detail yang lengkap. Ini berguna jika anda membutuhkan panduan, terutama hal-hal yang berkaitan dengan pembahasan saat rapat.
Notula juga dapat menjadi dasar panduan dalam memulai sebuah kegiatan. Sehingga, setiap kegiatan dapat berjalan lebih efektif dan dipertanggungjawabkan.
2. Sebagai Bahan Bukti
Notulen adalah dokumen yang dapat menjadi bahan bukti rapat yang diadakan. Sering kali, bahan bukti ini diminta atau dibutuhkan oleh perusahaan atau organisasi anda.
Notula dapat menjadi bukti kuat semisal terdapat perubahan yang disepakati saat ada rapat. Selain itu, notula berisi catatan secara rinci soal rapat yang berlangsung dan dapat dipertanggungjawabkan.
3. Sumber Informasi
Tidak semua anggota perusahaan atau organisasi dapat menghadiri rapat yang diadakan. Karena, setiap divisi dalam perusahaan memiliki tugas dan keperluan masing-masing. Notula bisa menjadi solusi bagi mereka yang tidak sempat menghadiri rapat.
Sehingga, notulen adalah dokumen yang dapat dibaca dan diakses oleh orang yang tidak dapat menghadiri rapat.
4. Sebagai Catatan Pengingat
Agar rapat organisasi berjalan efektif, notulen adalah catatan yang sangat diperlukan. Karena notula mencatat jalannya rapat secara detail. Dengan begitu, anggota rapat yang hadir tidak perlu menanyakan hal yang sebelumnya pernah dibahas.
Dengan membaca notula, seharusnya rapat terbebas dari pertanyaan yang telah dibahas seperti “Apa saja yang perlu dilakukan? Atau “Siapa yang memiliki kewenangan atas kegiatan ini?”.
Sehingga, rapat dapat berjalan efektif dan benar-benar membahas hal yang memiliki prioritas tinggi dan memang perlu dibahas.
5. Efisiensi Waktu
Notula juga dapat berfungsi menjaga efisiensi organisasi atau perusahaan. Melalui notula, setiap anggota tim dapat mengetahui lebih detail tanggung jawabnya masing-masing. Agar, anggota tim terkait tidak bingung soal tugas dan tanggung jawab mereka.
Dengan begitu mereka dapat langsung fokus menjalankan tugas mereka sesuai dengan keputusan dalam rapat.
Tujuan Pembuatan Notula
Notulen adalah dokumen yang bisa menjadi bukti penting rapat yang diadakan. Notula bisa menjadi dokumen vital yang bisa dipertanggungjawabkan saat diperlukan.
Notula rapat sering kali memudahkan proses pembuatan laporan keuangan. Karena biasanya, notula memuat pula informasi tentang dana yang digunakan dalam menyelenggarakan rapat.
Informasi yang dimuat dalam notula bersifat kredibel. Artinya, informasi tersebut memang dapat dipercaya karena merupakan informasi yang bersumber dari keputusan yang telah disepakati dalam rapat organisasi.
Selain itu, notula dapat menjadi panduan dalam mengambil keputusan di masa yang akan datang. Perusahaan dapat menyelenggarakan rapat lebih efektif dan tidak membahas hal yang pernah disepakati sebelumnya dengan membaca notula dari rapat-rapat yang sudah selesai.
Format Notula
Layaknya dokumen penting lain, notula memiliki format dan susunan yang sangat penting untuk anda perhatikan. Selain membantu pembaca memahami informasi dalam notula, susunan yang tepat membantu menghindari kesalahan dalam pembuatan notula.
Perlu anda ingat, beberapa perusahaan menetapkan kebijakan yang berbeda terkait format yang digunakan dalam menulis notula. Namun, secara umum berikut ini format notula yang baik dan benar.
#1 Judul Rapat
Susunan utama yang wajib ada dalam notulen adalah judul rapat. Bagian ini berisi judul notula yang menyesuaikan dengan tujuan rapat.
Judul rapat dapat memudahkan pencarian melalui arsip. Terlebih, jika notula tersebut dibutuhkan kembali di masa yang akan datang.
#2 Waktu & Tempat
Waktu dan tempat rapat diselenggarakan menjadi susunan berikutnya yang tidak boleh terlewat dari notula. Bagian ini juga memuat informasi seperti durasi istirahat meeting yang berlangsung. Sehingga, dapat menjadi bahan evaluasi apakah rapat berjalan efektif atau tidak.
#3 Daftar Kehadiran Anggota
Notula perlu memasukkan daftar anggota yang hadir dalam rapat. Hal ini berguna apabila terdapat orang yang tidak dapat menghadiri rapat.
Anggota yang tidak hadir nantinya bisa mendapatkan informasi langsung berdasarkan notula yang telah dibuat sebelumnya. Sehingga, tidak terjadi miskomunikasi atau mengganggu jalannya kegiatan bekerja di kantor.
#4 Tujuan Rapat
Tujuan rapat memuat tujuan rapat yang diadakan, topik yang dibahas, pembuatan acara rapat dan sebagainya.
Sebagai contoh, notula rapat divisi Sales yang membahas tentang strategi cold-calling saat pandemi. Anda dapat menulis tujuan rapat sebagai “Strategi cold-calling yang efektif saat bekerja dari rumah WFH”.
#5 Hasil dan Pembahasan Meeting
Susunan yang tidak boleh terlewat selanjutnya adalah pembahasan dan hasil meeting. Terlepas rapat tersebut merupakan rapat resmi atau tidak.
Bagian ini bisa mengandung poin-poin penting dari meeting yang telah diselenggarakan. Dan, notula wajib memuat hasil rapat seperti penugasan tugas dalam kegiatan, atau langkah-langkah strategi yang telah disepakati bersama.
Contoh Notulen Rapat yang Baik dan Benar
Dari pembahasan tujuan dan format notula yang benar, berikut ini beberapa contoh notula rapat yang bisa anda gunakan sebagai panduan dan referensi dalam membuat notula.
Contoh Notulen Rapat di Perusahaan
Contoh Notulen Rapat di Perusahaan
PT Maju Karya Bangsa Januari 2022
Tanggal: 4 Januari 2022
Waktu: 09.00 – 10.30 WIB
Tempat: Ruang Rapat, Gedung PT Maju Karya Bangsa Jl. Fatmawati 40, Jakarta Pusat
Pembahasan: Strategi Approach dan Follow Up yang Efektif di Masa Pandemi 2022
Anggota yang Hadir: Timur Wibawa (CMO), Nugi (Head of Business Development), Gunardi Rahardja (Head Marketing Strategy), Debby Ana (Sales Lead), Winona Dion (Sales Captain Tim I), Pungky Nugraha (Sales Captain Tim II), La Ode (Sales Captain Tim III), Winda W (Sales Captain Tim IV), dan Ruth Ana (Sales Captain Tim Expansion).
Pembahasan:
- Evaluasi strategi cold calling dan follow up yang sudah dijalankan oleh tim Business Development dan Sales Representative.
- Menentukan alur workflow yang lebih efektif bagi tim Business Development dan Sales.
- Menentukan strategi terbaik yang bisa diterapkan di tahun baru berdasarkan study case yang telah dijalankan perusahaan.
Hasil Rapat:
- Memperbaiki dan membarui database client tim Sales yang telah di approach, agar tidak ada lagi klien yang menerima follow up dua kali.
- Memperkuat strategi follow up terutama bagi klien yang sudah lebih dari 1 tahun lost contact.
- Membentuk database dan workflow yang lebih efektif agar para Sales Rep dan BD terkait bisa dengan mudah melakukan update.
- Sales Captain diharapkan memberi pelatihan bagi timnya untuk lebih teliti ketika approach klien baru, jangan sampai klien (termasuk anak perusahaan) yang sudah sign deal di approach kembali.
- Tim Sales harap memperhatikan untuk selalu membarui database dan sheet setelah menelepon klien.
Notulis: Rara
Contoh Notulen Tim Digital Marketing
Notula Meeting Digital Marketing PT WeeGo Technology Indonesia Desember 2021
Tanggal: 10 Desember 2021
Waktu: 13.00 – 15.30 WIB
Tempat Rapat: Ruang Rapat 3, PT WeeGo Technology Indonesia Jl. Bunga Sakera 15, Jakarta Selatan
Tujuan Pembahasan: Membahas Strategi Digital Marketing 2022
Anggota yang Hadir: Rinda H. (Head of Product Development), Himawan Wardhana (Marketing Manager), Yoga P. (Head of Digital Marketing), Felicia Tan (Content Writer), Handaya Z. (SEO Specialist), Gita A. (Copywriter), dan Gema P. (Social Media Specialist).
Pembahasan:
- Evaluasi Content Marketing yang telah berjalan di 2021.
- Strategi Content Marketing dan SEO pada Website dan akun Social Media perusahaan.
Hasil Rapat:
- Memperkuat website perusahaan dengan konten evergreen sehingga bisa mendapat traffic yang stabil terlepas dari tren.
- Analisis tren sosial media di tahun 2022.
- Membuat alur workflow antara tim Digital Marketing dan tim kreatif lebih efektif.
- Menentukan strategi distribusi pada Instagram, LinkedIn, dan website se-efektif mungkin.
Notulis: Azis Indra Pradeva
Contoh Notulen Tim Kreatif
Notulen Rapat Tim Kreatif PT Nusantara Berkarya 2021
Tanggal: 10 November 2021
Waktu: 13.00 WIB – 15.00 WIB
Tempat: Ruang Rapat PT Nusantara Berkarya Jl. Surapati 01, Surabaya
Tujuan Pembahasan: Menentukan Design Branding Perusahaan 2022
Anggota yang Hadir: Angga Ali (Head of Creative Team), Dhika Nur (Creative Designer), Arka (Creative Designer), Luna (Head of Marketing), Astrid (Copywriter)
Pembahasan:
- Mengevaluasi design language di tahun 2021.
- Menentukan output kreatif apa saja yang akan ditunjukkan di tahun 2022.
Hasil Meeting:
- Primary color yang akan selalu ada dalam desain adalah warna kuning, merah, dan biru.
- Output yang akan dihasilkan adalah infografis dan video pendek.
- Bekerja sama dengan tim marketing untuk membuat desain yang menarik minat audiens.
Notulis: Gunawan P.
Penutup
Demikian pembahasan soal notulen rapat beserta format dan contoh notula yang baik dan benar. Notulen adalah dokumen catatan penting kegiatan rapat pada organisasi dan perusahaan.
Catatan ini memiliki banyak fungsi, dan sebagai dokumen formal tentu saja memiliki format dan susunan yang perlu anda perhatikan.
