Perusahaan pasti memiliki tujuan ketika dibentuk. Tentunya, tujuan utamanya adalah menghasilkan keuntungan. Agar dapat menjalankan bisnisnya, perusahaan membutuhkan banyak divisi, procurement adalah salah satunya yang cukup penting.
Untuk memenuhi kegiatan berbisnis, setiap perusahaan pasti membutuhkan produk dan jasa. Itu sudah menjadi kegiatan yang umum dalam perusahaan.
Procurement adalah bagian yang sangat penting dalam Supply Chain Management. Atau biasa juga disebut sebagai manajemen rantai pasok, yang menjadi bagian penting dalam setiap industri. Terutama industri manufaktur dan FMCG (Fast-Moving Consumer Goods).
Proses procurement menjadi kegiatan yang umum dilakukan perusahaan. Apalagi, jika perusahaan membutuhkan barang, bahan baku, atau jasa dalam jumlah besar.
Lalu, apa yang dimaksud dengan procurement? Dan mengapa begitu penting bagi perusahaan? Mari kita bahas.
Baca Juga: 5 Tantangan HR di Industri Manufaktur beserta Solusinya
Pengertian Procurement
Procurement adalah proses perusahaan dalam membeli atau melakukan pengadaan barang atau jasa. Proses bisnis ini dilakukan dengan pihak ketiga atau pihak luar perusahaan.
Kegiatan procurement umumnya dimulai dengan kegiatan membeli barang atau disebut juga purchasing. Lalu, perusahaan akan memantau proses pembelian tersebut (expediting). Hingga perusahaan memastikan bahwa barang telah diterima dan berada di gudang.
Divisi procurement harus memastikan bahwa barang atau jasa yang dibutuhkan perusahaan tersedia. Divisi ini perlu memastikan bahwa barang atau jasa tersebut dapat diantar di waktu yang tepat.
Seorang yang bertugas di bagian procurement juga perlu mencari supplier yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan. Agar, perusahaan bisa mendapatkan barang atau jasa dengan harga yang sesuai dan dapat memaksimalkan keuntungan yang dihasilkan.
Baca Juga: Pengertian Supply Chain Management, Fungsi, dan Prosesnya
Proses Penting Procurement
Setiap perusahaan memiliki regulasi dan ketentuan yang berbeda. Tentu saja, ini membuat proses procurement pada masing-masing perusahaan juga berbeda.
Namun, terdapat beberapa proses yang secara umum pasti dilalui perusahaan yang menjalankan procurement. Di bawah ini ada ilustrasi proses procurement yang terjadi dalam perusahaan. Kurang lebih begini gambarannya secara umum.
Berikut ini beberapa proses procurement yang dilakukan dalam sebuah perusahaan:
1. Identifikasi Kebutuhan Perusahaan
Tahap pertama ini, perusahaan melalui tim procurement adalah yang bertanggung jawab menganalisis kebutuhan perusahaan.
Perusahaan perlu mengetahui barang dan jasa apa saja yang akan dibutuhkan, kapan dibutuhkan, dan dalam jumlah seberapa banyak. Pada tahap ini perusahaan juga mulai membuat Request for Quotation (RFQ).
RFQ adalah permintaan penawaran harga. Sederhananya, perusahaan meminta vendor dan supplier untuk mengirimkan penawaran atas barang dan jasa yang dibutuhkan perusahaan.
2. Memilih Vendor
Setelah melalui proses analisis dan Request for Quotation, perusahaan dapat menentukan vendor mana yang tepat.
Pada proses ini, anda dapat mengajukan proses negosiasi atas barang dan jasa yang ditawarkan pemasok. Anda perlu memastikan bahwa perusahaan mendapat harga yang tepat atas barang dan jasa yang dibutuhkan.
Umumnya, perusahaan akan melakukan sistem lelang. Pemasok berhak memberikan penawaran harga. Pada proses ini, perusahaan perlu melakukan lelang secara terbuka, agar membuka kemungkinan mendapatkan vendor dengan kualitas barang terbaik dan harga terjangkau.
3. Proses Pembelian & Pengawasan
Sebelum melakukan pembelian, perusahaan dapat mengajukan penawaran kepada pemasok yang telah dipilih berdasarkan sistem lelang.
Setelah itu, Purchase Order (PO) akan diterbitkan oleh perusahaan. Purchase Order diterbitkan oleh perusahaan kepada pemasok sebagai bentuk perjanjian mengikat antara perusahaan dengan pemasok dalam proses pengadaan barang.
Selanjutnya, perusahaan akan melakukan proses pengawasan pada pembelian barang mulai dari pengiriman, hingga barang telah masuk gudang.
Ini dilakukan agar proses pembelian lancar. Dan perusahaan dapat langsung menanggulangi jika terjadi kesalahan dalam pengiriman atau kerusakan barang.
4. Penerimaan Barang & Pembayaran
Dalam tahap terakhir, perusahaan akan mengotorisasi invoice yang telah diterbitkan. Selain itu, perusahaan wajib melanjutkan proses pembayaran kepada pemasok sesuai perjanjian.
Pembayaran dilakukan sesuai dengan Purchase Order yang telah disepakati. Umumnya, perusahaan dapat melakukan pembayaran dengan sistem tunai, maupun cicil.
Komponen-Komponen Procurement
Procurement pada perusahaan memiliki 3 komponen penting yang perlu diperhatikan. Yaitu dari segi orang yang terlibat kegiatan procurement, proses, dan dokumen proses procurement itu sendiri.
Berikut ini penjelasan selengkapnya.
#1 Orang yang Terlibat
Masing-masing perusahaan memiliki proses yang bisa saja berbeda dalam proses procurement mereka. Sehingga, orang yang terlibat juga akan berbeda.
Perbedaan orang yang terlibat dalam proses pengadaan barang juga dapat disebabkan perbedaan skala manufaktur dan kebutuhan perusahaan. Semakin besar skala sebuah perusahaan, tentu semakin banyak pula orang yang akan dibutuhkan.
#2 Proses
Proses procurement berkaitan langsung dengan keuangan dan proses produksi perusahaan. Apabila proses pengadaan barang tidak direncanakan dengan baik, maka procurement bisa saja mengalami masalah.
Procurement merupakan kegiatan vital bagi perusahaan. Kesalahan yang terjadi dapat berakibat fatal dan tentu akan merugikan perusahaan.
Untuk itu, divisi procurement perlu melakukan pekerjaannya dengan teliti dan sepenuh hati. Mengingat, tanggung jawab dan peran mereka yang besar bagi perusahaan.
#3 Dokumentasi
Komponen yang tidak kalah penting ketiga dari procurement adalah dokumentasi. Setiap data transaksi pembelian barang dan jasa harus tercatat dengan baik di perusahaan.
Catatan ini dapat memengaruhi laporan keuangan perusahaan. Perusahaan wajib memiliki catatan transaksi pengadaan barang, sehingga jika terjadi masalah dengan pemasok, perusahaan memiliki record transaksi dan perjanjian yang dilakukan.
Baca Juga: Pengertian Laporan Keuangan, Jenis, dan Cara Menyusunnya
Jenis-Jenis Procurement
Procurement dapat dibedakan menjadi beberapa jenis. Tergantung pada proses procurement itu sendiri yang terjadi secara langsung atau tidak. Dan pengelolaan serta bagaimana perusahaan akan menggunakan barang atau jasa yang telah dibeli.
Jenis-jenis procurement adalah sebagai berikut.
• Direct Procurement
Perusahaan melakukan procurement pada barang atau jasa yang langsung dibutuhkan oleh perusahaan. Barang tersebut biasanya merupakan bahan baku atau barang setengah jadi yang dibutuhkan dalam proses produksi.
Procurement ini dilakukan perusahaan dengan analisis terkait efisiensi biaya yang dikeluarkan perusahaan. Agar, perusahaan tetap dapat memperoleh keuntungan.
• Indirect Procurement
Perusahaan juga dapat melakukan pengadaan barang yang secara tidak langsung dibutuhkan dalam proses produksi. Biasanya, barang atau jasa tersebut berpengaruh pada sistem operasional perusahaan anda.
Sebagai contoh, perusahaan melakukan pengadaan barang terhadap alat-alat kebutuhan kantor, seperti laptop dan komputer. Biaya pemeliharaan juga dapat termasuk dalam procurement jenis ini.
• Goods Procurement
Procurement jenis ini berkaitan dengan pengadaan barang fisik dalam rangka menunjang operasional perusahaan agar berjalan lancar.
• Service Procurement
Sedangkan, procurement ini merupakan bentuk pengadaan jasa yang dilakukan oleh perusahaan. Pengadaan jasa oleh perusahaan tentu tetap mengikuti kebutuhan perusahaan.
Umumnya, jasa yang dibutuhkan perusahaan adalah jasa konsultasi bisnis, pendampingan hukum, kontraktor, dan outsourcing lainnya.
Perbedaan Procurement dengan Purchasing
Banyak orang yang menganggap procurement adalah hal yang sama dengan purchasing. Padahal, keduanya berbeda dan menjadi dua divisi yang berbeda.
Procurement:
- Perusahaan melakukan proses analisis dan identifikasi cukup panjang akan barang dan jasa yang dibutuhkan.
- Perusahaan merencanakan siapa pemasok yang dipilih sebelum saling terikat perjanjian/kontrak.
- Tim procurement perusahaan wajib melakukan riset mendalam mengenai supplier dan vendor.
- Melakukan evaluasi secara berkala terhadap pemasok sebelum melakukan kerja sama atau kontrak.
Purchasing:
- Purchasing menjadi bagian dari seluruh proses procurement yang terjadi dalam perusahaan.
- Tim purchasing langsung bertransaksi dengan pemasok yang telah disetujui oleh perusahaan.
- Hubungan kerja sama tim purchasing selesai setelah proses pembayaran kepada pemasok terjadi.
- Melakukan evaluasi hanya kepada barang yang telah diterima oleh perusahaan.
Jadi, dapat ditarik kesimpulan bahwa purchasing merupakan bagian keseluruhan proses procurement dalam sebuah perusahaan.
Baca Juga: Tugas Staff Purchasing: Pengertian, Tanggung Jawab, dan Skill yang Dibutuhkan
Penutup
Procurement adalah proses yang sangat vital bagi perusahaan karena berkaitan dengan kegiatan produksi dan operasional perusahaan. Procurement yang direncanakan dan dijalankan dengan baik dapat meningkatkan efisiensi dan performa perusahaan.
Selain itu, procurement adalah proses krusial bagi perusahaan terutama perusahaan manufaktur dan industri FMCG. Tidak heran, kedua industri tadi merupakan industri yang mengolah bahan mentah/setengah jadi hingga dijual ke pasaran.
