Sebagai karyawan anda pasti pernah mengalami halangan yang membuat anda tidak dapat bekerja. Alasannya pun bisa beragam, seperti sakit, urusan keluarga, dan lain-lain. Simak contoh surat izin tidak masuk kerja selengkapnya dalam artikel ini.
Sebelum anda mengambil cuti atau izin tidak bekerja, anda perlu meminta izin terlebih dahulu kepada atasan dan HRD kantor anda.
Tujuannya adalah selain terlihat profesional, dan pihak perusahaan mengetahui alasan anda tidak bekerja dengan jelas. Dengan membuat surat izin tidak masuk kerja, anda juga berkesan menghargai atasan dan perusahaan anda.
Surat izin tidak kerja juga dapat menghindarkan anda dari permasalahan di kemudian hari yang bisa saja terjadi. Untuk itu, mari simak artikel ini hingga selesai.
Format Surat Izin Tidak Masuk Kerja
Surat izin tidak masuk kerja termasuk surat formal. Surat ini tentunya memiliki ketentuan dan format yang harus sesuai dengan standar tempat anda bekerja.
Begini format surat izin tidak masuk bekerja secara umum.
1. Tanggal izin kerja
Ini merupakan komponen terpenting dalam surat izin tidak masuk bekerja maupun surat cuti. Anda perlu memberitahu kapan anda perlu mengambil izin.
Anda perlu mencantumkan tanggal dan hari anda tidak bekerja dalam surat izin. Sehingga, pihak HRD dapat mencatat dan atasan anda tahu apakah ada deadline yang perlu diselesaikan sebelum tanggal anda izin tidak masuk bekerja.
2. Tanggal penulisan
Layaknya surat formal lain, tanggal surat dibuat perlu untuk anda cantumkan. Apalagi jika anda izin mendadak. Tanggal ini bisa menjadi informasi pada tanggal berapa surat izin anda dibuat.
3. Identitas diri
Selain informasi berupa tanggal anda perlu mencantumkan identitas diri dalam surat izin tidak masuk kerja. Informasi ini berisi nama anda, jabatan, departemen, dan nomor pegawai.
Tujuannya adalah memudahkan HRD ketika melakukan pendataan izin karyawan. Sehingga, lebih jelas dan dapat menjadi bukti sah di kemudian hari.
4. Alasan tidak masuk bekerja
Selanjutnya, alasan anda tidak masuk kerja merupakan bagian yang sangat penting. Karena hal tersebut dapat menentukan apakah izin anda disetujui atau tidak.
Selanjutnya, alasan anda tidak masuk kerja merupakan bagian yang sangat penting. Karena hal tersebut dapat menentukan apakah izin anda disetujui atau tidak.
5. Ucapan terima kasih
Jangan lupa ucapkan terima kasih kepada divisi terkait, HR misal. Ini dilakukan untuk menjaga hubungan profesional dan demi terciptanya kondisi kerja yang kondusif. Ucapan terima kasih yang tulus juga dapat membuat orang yang membaca surat anda merasa dihargai.
Baca Juga: 10 Cara Menjawab Kelebihan dan Kekurangan Diri Sendiri saat Interview Kerja
Contoh Surat Izin Tidak Masuk Kerja
Untuk mengetahui lebih jelas bagaimana cara membuat surat izin, berikut ini ada beberapa contoh surat izin tidak masuk kerja yang bisa anda pelajari dan gunakan.
A) Surat izin karena sakit
Silakan download contoh surat di atas melalui tautan berikut ini.
Anda juga dapat membuat surat anda sendiri menggunakan contoh surat izin tidak masuk kerja di atas. Tentu saja berdasarkan format dan struktur surat seperti yang sudah dibahas sebelumnya.
B) Surat izin karena urusan keluarga
Urusan penting keluarga yang mendadak sering kali menjadi alasan karyawan tidak masuk bekerja. Anda dapat menggunakan contoh surat izin tidak masuk kerja di atas jika memang urusan mendesak tentang keluarga. Silakan download di sini.
C) Surat izin tidak masuk kerja karena keluarga meninggal
Seperti yang sudah dibahas sebelumnya, sebagai karyawan anda berhak mendapatkan cuti berkabung jika ada anggota keluarga meninggal. Contoh surat izin di atas dapat anda gunakan, silakan download di sini.
D) Surat izin cuti karena menikah
Karyawan juga berhak mendapatkan cuti untuk menikah. Contoh di atas dapat anda download di sini.
Tips dalam Membuat Surat Izin
Ada baiknya sebelum berencana untuk mengambil cuti, anda mengetahui kebijakan perusahaan terkait hal tersebut. Setiap perusahaan bisa memiliki aturan dan kebijakan masing-masing.
Beberapa perusahaan mengharuskan karyawannya untuk mengajukan surat izin secara langsung saat berhalangan hadir. Sedangkan, ada juga beberapa perusahaan yang cukup menerima surat izin melalui email atau pun pesan singkat.
Untuk itu ada baiknya anda mengenali lebih dalam kebijakan perusahaan anda. Berikut ada beberapa tips yang bisa membantu anda dalam menulis surat izin untuk tidak bekerja.
Mengikuti format
Surat izin tidak masuk kerja merupakan surat formal. Untuk itu, anda juga perlu mengikuti format surat formal ketika membuat surat ini. Gunakan bahasa yang formal dan tidak bertele-tele.
Surat izin ini juga harus terlihat profesional untuk menunjukkan sikap hormat kepada perusahaan dan atasan anda. Pilih bahasa yang singkat namun tetap mudah dipahami agar isi surat menjadi tidak terlalu panjang.
Isi surat spesifik
Sampaikan alasan anda tidak dapat bekerja secara spesifik. Tidak perlu menjelaskan alasan tersebut secara panjang. Justru pastikan alasan, tanggal ketidakhadiran, dan durasi tidak masuk bekerja ada dalam surat tersebut.
Lampirkan juga surat keterangan dokter jika memang diperlukan. Atau semisal alasan anda tidak bekerja karena sakit.
Berikan alternatif
Usahakan untuk memberi alternatif kepada atasan ketika anda tidak masuk atau cuti. Alternatif tersebut dapat berupa orang yang dapat menggantikan anda selama tidak masuk.
Bentuk alternatif yang bisa anda berikan adalah mengganti di lain hari. Hal itu dapat anda lakukan namun mengikuti kebijakan dari perusahaan masing-masing. Atau anda dapat memberikan alternatif berupa bekerja dari rumah.
Itulah beberapa contoh surat izin tidak masuk kerja yang dapat anda gunakan. Gunakan dengan bijak dan selalu ingat untuk mengutarakan dengan jujur alasan anda tidak masuk bekerja. Berbohong hanya akan akan menambah masalah dan menyebabkan kerugian bagi anda di kemudian hari.
