Dalam 2 tahun ke depan, 64% perusahaan ingin melakukan automasi yang berfokus kepada pekerja. Salah satu automasinya adalah dengan mengggunakan sistem manajemen approval dan request. — Workato dan Tech Validate
Mengapa Anda butuh Sistem Manajemen Approval?
Sebelum alur kerja atau proyek dapat secara resmi dimulai atau dilanjutkan ke langkah berikutnya, dua hal tersebut harus mendapatkan persetujuan dulu dari manajer, team leader atau siapapun yang bertanggung jawab.
Di sinilah, arti approval atau persetujuan menjadi semakin penting dan krusial karena berhubungan langsung dengan kualitas atau standarisasi perusahaan.
Sayangnya, proses approval semacam ini, biasanya, bergerak lambat atau mungkin, bahkan, tertunda. Di sisi lain, ada juga perusahaan yang sudah mendigitalisasi proses approval, namun belum secara aktif mengautomasi proses ini. Hal-hal semacam ini, tentu, akan menyebabkan penurunan produktivitas dan efisiensi.
Sebentar. Kan masih mending sudah digitalisasi proses approvalnya?
Iya, benar. Ada beberapa perusahaan di luar sana yang sudah mulai mendigitalisasi approvalnya. Mereka mendigitalisasi dokumen yang dulunya masih paper-based ke digital file. Kemudian, mereka mengirimkannya ke manajer atau siapapun yang berhak dan mereka akan menandatanganinya langsung di file tersebut.
Proses semacam ini sudah lebih baik dari sebelumnya, tetapi proses ini masih tetap memakan waktu.
Untuk itulah, proses automasi approval tetap harus Anda rencanakan penerapannya, kedepannya. Dan, di sinilah, sebuah approval management system atau sistem manajemen persetujuan dibutuhkan.
Manfaat Mengautomasikan Proses Approval dengan Sistem Manajemen Approval
Selain keuntungan di bagian kecepatan dan keefisienan eksekusi, ada 5 keuntungan lainnya dari penerapan sistem ini.
Nomor 1: Meningkatkan Produktivitas dan Menghilangkan Distraksi
Internal perusahaan Anda sebaiknya memiliki sebuah software service desk terpusat. Service desk tersebut harus bisa mengakomodir approval management system. Daripada, Anda harus membayar software tambahan untuk sebuah approval management, lebih baik pakai service desk kuat yang memiliki fitur ini.
Semisal, tim General Affair atau tim Purchasing Anda sudah membuat proposal pengadaan barang atau jasa. Kemudian, proposal itu langsung upload ke approval management (di service desk internal perusahaan). Di situ, tim Anda bisa memilih siapa yang bertanggung jawab atas proses approval ini.
Siapapun yang bertanggung jawab akan dapat notifikasi. Dia akan langsung cek dokumennya. Dan, dengan sekali klik, dokumen tersebut sudah mendapat approval plus e-signaturenya juga. Proses ini minim distraksi karena tidak menggunakan software aplikasi pesan cepat seperti WhatsApp dkk.
Semua history proses approval terlihat, jadi kemungkinan orang untuk “lupa”, “dokumennya tenggelam” atau “menghilang tanpa tanggung jawab” akan minim sekali.
Nomor 2: Maksimalkan Kepatuhan atau Compliance
Dengan transparansi serta automasi proses approval, standarisasi dan compliance perusahaan akan semakin terpenuhi dan terpatuhi. Dari pemberi persetujuan pertama hingga pemberi persetujuan akhir, setiap orang tersebut, tahu apa isi dokumen tersebut dan aturan apa saja yang harus dipatuhi.
Tidak akan ada, orang yang bisa “bermain belakang” atau “lobi-lobian” terkait hal ini. Semuanya akan berjalan sesuai aturan, kalau ada yang curang, dia pasti akan ketahuan.
Nomor 3: Transparansi, Kepercayaan, dan Kontrol yang Lebih Tinggi
Proses pengambilan keputusan adalah proses yang sangat kolaboratif. Proses ini membutuhkan peran dari tim yang membuat dan menjalankan proyek serta beberapa orang lain yang bertanggung jawab. Mereka semua harus aware dengan keseluruhan proyek ini.
Oleh sebab itu, sekali lagi, transparansi adalah kuncinya. Dengan transparansi, kepercayaan dan kontrol Anda, sebagai, pemilik perusahaan, BoD atau mungkin pemegang saham akan meningkat. Semisal, ada suatu proyek yang tidak sesuai. Anda bisa cek lagi proses approval proyek tersebut dan mencari tahu kesalahan ada di mana.
Nomor 4: Menghemat Biaya
Proses seperti document approval dan invoice approval dapat disederhanakan dengan mengonfigurasi perutean otomatis dari satu tingkat approval ke tingkat approval lainnya. Mengautomasikan proses repetitive seperti ini bisa menghemat banyak waktu Anda. Ingat, waktu adalah aset bagi perusahaan manapun. Ketika waktu approval end-to-end berkurang secara drastis, Anda, secara langsung, bisa mengurangi pengeluaran perusahaan Anda.
Nomor 5: Meningkatkan Kesiapan dalam Proses Audit
Ada beberapa hal yang perlu diperhatikan untuk setiap keputusan yang diambil dalam suatu proyek:
- Siapa yang membuat keputusan?
- Faktor-faktor apa saja yang menyebabkan persetujuan atau penolakan?
- Kapan keputusan itu diambil?
- Dan beberapa pertanyaan lainnya.
Jika semua jawaban pertanyaan tersebut tidak “terekam” atau “terlacak” dengan baik, maka proses audit akan menjadi rumit. Semakin rumit suatu proses audit, maka celah untuk hal yang tidak baik bisa saja muncul.
Dan, di sinilah, sebuah approval management akan menunjukkan solusinya dengan menyediakan detail informasi lengkap sebuah proyek.
Jadi, Apa yang Sebaiknya Anda Lakukan?
Anda ingin membuat sebuah campaign atau proyek baru untuk perusahaan Anda. Tentu, dalam proses pembuatan tersebut, ada berbagai tim dan penanggung jawab yang terlibat. Tidak hanya itu, urusan modal proyek juga harus diperhatikan, karena sudah menyangkut keuangan.
Oleh sebab itu, sebuah approval management system semakin Anda butuhkan. Anda harus memastikan seluruh proyek Anda “bersih” dan lolos dari tes audit internal maupun external.
Anda tidak perlu mengeluarkan dana tambahan untuk membeli sebuah sistem baru. Anda cukup gunakan sistem service desk internal yang mempunyai atau bisa ditambahkan fitur ini. Service desk ini lebih ke solusi all-in-one dalam melayani kebutuhan karyawan. Dua fitur yang sering dipakai oleh perusahaan lain adalah fitur request approval dan document approval.
Hmm… apakah Anda masih punya pertanyaan atau ingin diskusi lebih lanjut terkait hal ini? Silakan klik banner di bawah ini untuk mulai berdiskusi dengan kami.
