Surat menyurat dalam perusahaan merupakan kegiatan resmi untuk menyampaikan informasi atau tujuan tertentu. Sebagai contoh surat undangan rapat. Surat tersebut berfungsi sebagai pemberitahuan dan ajakan untuk menghadiri rapat bagi karyawan.
Tentunya, surat undangan rapat dibuat sebelum sebelum rapat dilaksanakan. Agar para karyawan bersangkutan yang diundang dapat mempersiapkan diri.
Sebagai salah satu surat resmi, surat undangan rapat memiliki format dan ketentuan yang wajib diperhatikan. Seperti penulisan sesuai kaidah yang benar, hingga informasi yang tercantum di dalamnya.
Artikel ini akan membahas cara membuat dan contoh surat undangan rapat yang baik. Mari simak selengkapnya.
Format Surat Undangan Rapat
Surat undangan rapat adalah surat resmi yang dikirim kepada organisasi atau individu sebagai imbauan untuk menghadiri rapat. Surat undangan tersebut wajib memiliki format berisi waktu, tempat, dan topik yang akan dibahas dalam rapat.
Ada baiknya surat undangan rapat dibuat dengan informasi yang cukup lengkap. Sehingga, peserta rapat dapat mempersiapkan diri terlebih dahulu.
Surat undangan rapat sebagai surat resmi memiliki format dan ketentuan tersendiri. Format tersebut antara lain sebagai berikut:
1. Kepala Surat
Bagian ini tercantum paling atas dan menjadi bagian pertama dalam surat undangan rapat yang perlu anda perhatikan. Bagian kepala surat berisi identitas organisasi atau perusahaan yang mengadakan rapat.
Identitas tersebut antara lain nama instansi, logo, alamat, dan kontak perusahaan. Semuanya informasi tersebut harus ditulis dengan baik dan mengikuti kaidah penulisan yang benar.
2. Kota dan Tanggal Surat
Layaknya surat resmi, surat undangan rapat perlu mencantumkan kota dan tanggal surat dibuat. Dua aspek ini biasanya ditulis di bawah kop surat bagian kanan. Informasi ini bisa menjadi acuan kapan dan di mana surat undangan tersebut dibuat.
3. Nomor Surat Undangan
Perusahaan membutuhkan nomor surat untuk keperluan arsip dokumen dan surat resmi. Mencantumkan komponen ini akan sangat membantu hal tersebut.
4. Hal atau Perihal
Aspek penting dari format surat undangan rapat yang tidak boleh tertinggal adalah perihal. Karena, dari bagian ini penerima surat dapat mengetahui agenda atau isi pembahasan rapat nantinya.
Dengan begitu, kepentingan surat tersebut dibuat dapat lebih mudah dipahami oleh penerima dan pembaca surat.
5. Pihak yang Dituju
Pada bagian ini, anda perlu menulis nama dari pihak yang anda tuju, lengkap beserta alamat singkatnya. Perhatikan saat menulis nama agar terhindar dari kepenulisan nama lengkap dan gelar.
Anda tidak perlu menulis alamat lengkap pada bagian ini, hanya alamat singkat saja. Karena, alamat lengkap akan ditulis pada bagian sampul surat.
6. Salam Pembuka
Tulis salam pembuka menggunakan bahasa yang baik, sopan, dan profesional. Contohnya seperti menggunakan kalimat “Dengan hormat,” dan “Assalamu’alaikum” (tergantung kepada siapa surat ini anda tujukan).
7. Isi Surat
Dalam isi surat merupakan bagian yang berisi informasi penting. Informasi tersebut antara lain: tujuan rapat, waktu dan tempat rapat, dan pokok bahasan rapat. Biasanya, bagian ini juga dapat memuat informasi penunjang lainnya yang berkaitan dengan agenda rapat.
8. Salam Penutup
Bagian body surat resmi selalu diisi salam pembuka, isi surat dan salam penutup. Umumnya, bagian ini diisi ucapan salam dan harapan untuk penerima surat dapat mengikuti rapat yang telah ditentukan.
9. Nama Pengirim, Stempel Organisasi dan Tanda Tangan
Layaknya surat resmi lain, surat undangan rapat juga wajib mencantumkan nama lengkap pengirim, jabatan, serta tanda tangan yang bersangkutan. Biasanya bagian ini juga menyertakan stempel organisasi atau perusahaan sebagai bukti resmi.
Berikut di atas merupakan format surat undangan rapat yang baik dan benar. Ada satu bagian lagi yaitu bagian Lampiran. Lampiran umumnya berisi dokumen yang berguna untuk memperjelas isi surat undangan rapat.
Baca Juga: Mau Sukses Melamar Kerja? Ini Cara Menulis Keahlian dalam CV
Contoh Surat Undangan Rapat
Berikut ini terdapat beberapa contoh surat undangan rapat yang bisa anda jadikan sebagai bahan referensi. Tentunya, contoh berikut ini telah sesuai dengan kaidah penulisan yang baik dan benar serta format yang telah dijelaskan di atas.
Surat Undangan Rapat Internal Perusahaan
PT AYO KERJA
Jalan Jenderal Sudirman No. 15, Kota Jakarta Utara 20154
Telp: 021-123456, E-mail: [email protected]
======================================================
Jakarta, 25 Januari 2022
No: 001/US/I/2022
Lampiran: –
Perihal: Undangan Rapat Internal
Kepada
Ibu Lisa Listyanti
Manajer Business Development PT Ayo Kerja
Di
Tempat
Dengan hormat,
sehubungan dengan akan berlangsungnya kegiatan peresmian cabang kantor baru perusahaan, maka kami mengundang seluruh pihak manajemen PT Ayo Kerja untuk menghadiri acara rapat, yang akan diselenggarakan pada:
Hari, Tanggal: Kamis, 27 Januari 2022
Waktu: 14.00 – 15.30 WIB
Tempat: Ruang Rapat III PT Ayo Kerja Pusat
Demikian undangan ini kami buat dan sampaikan. Mengingat pentingnya acara rapat tersebut, kami mengharapkan kedatangan anda tepat pada waktu yang telah disediakan. Atas perhatian Bapak/Ibu, kami mengucapkan terima kasih.
Direktur Operasional
PT Ayo Kerja
Yoga Purba, S.AB, S.E
Contoh Surat Undangan Rapat Eksternal
Rumah Sakit Umum Bethesda Yogyakarta
Jalan Jenderal Sudirman 70, Daerah Istimewa Yogyakarta 55224
Telp (0274) 123456
======================================================
Yogyakarta, 10 Januari 2022
Nomor: A.0001/DTU/PSRM/I/2022
Lampiran: –
Hal: Pelatihan APAR
Kepada Yth.
Bapak/Ibu ______
Di
Tempat
Dengan hormat,
kami bermaksud mengundang Bapak/Ibu untuk mengikuti kegiatan Pelatihan APAR (Alat Pemadam Api Ringan) di Rumah Sakit Umum Bethesda Yogyakarta. Maka dengan itu kami mengundang Bapak/Ibu pada:
Hari dan Tanggal: Senin, 14 Januari 2022
Waktu: 09.00 WIB – Selesai
Tempat: Lobby dan Halaman Parkir Rumah Sakit Bethesda
Materi: Pelatihan APAR (Alat Pemadam Api Ringan)
Demikian undangan ini kami sampaikan, atas perhatian dan waktu Bapak/Ibu kami mengucapkan terima kasih.
Direktur
RSU Bethesda Yogyakarta
Dr. Maria Silvi
Contoh Surat Undangan Rapat PNS
KEMENTERIAN PENDAYAGUNAAN APARATUR NEGARA
DAN REFORMASI BIROKRASI
REPUBLIK INDONESIA
Jalan Jenderal Sudirman Kavling 69, Jakarta Selatan 12190, Telepon (021) 7398381 – 7398382
Situs http://www.menpan.go.id
======================================================
23 April 2021
Nomor: B/122/SM.03.00/2021
Lampiran: 2 (dua) lembar
Hal: Undangan Rapat Koordinasi Penyusunan Kebijakan Manajemen Talenta Nasional
Yth. (daftar terlampir)
di
Tempat
Dalam rangka pelaksanaan proses penyusunan kebijakan tentang Manajemen Talenta Nasional, diperlukan sudut pandang bersama lintas sektoral, terutama pada sektor profesionalisme dalam jabatan ASN yaitu pada jabatan fungsional baik yang dilakukan oleh Instansi Pembina maupun oleh Instansi Pemerintah pengguna jabatan fungsional khususnya Instansi Daerah. Oleh karena itu, dengan hormat kami mengundang Saudara dan/atau 2 (dua) pejabat unit pembina teknis jabatan fungsional untuk hadir pada Rapat Koordinasi Penyusunan (Uji Publik) Kebijakan Manajemen Talenta Nasional : Perspektif Pembinaan Profesional Jabatan Fungsional, yang akan dilaksanakan pada:
hari, tanggal: Senin, 30 April 2021
waktu: Pukul 14.30 WITA – Selesai
tempat: The Stones Hotel – Legian Bali Jl. Raya Pantai Kuta Banjar Legian Kelod, Bali 80361
Silakan konfirmasi kehadiran dengan menghubungi Sdr. Muhamad Alif (HP +62 812 3456 789), pada jam kerja pukul 08.00 – 15.00 WIB. Adapun biaya perjalanan dinas beserta akomodasi ditanggung oleh masing-masing instansi, sedangkan konsumsi saat pelaksanaan kegiatan akan ditanggung oleh panitia. Kami mengharapkan kehadiran Saudara tepat pada waktu yang telah ditentukan.
Atas perhatian dan kehadiran Saudara, kami mengucapkan terima kasih.
Deputi SDM Aparatur
Setiawan Natakusuman
Tembusan:
1. Menteri PANRB
2. Sekretaris Kementerian PANRB
Etika Mengirim Surat Undangan Rapat
Setelah memahami cara dan contoh surat undangan rapat yang baik dan benar, anda perlu memahami etika saat mengirim surat undangan rapat. Agar, pihak yang diundang merasa dihormati dan mau menghadiri rapat yang berlangsung.
Berikut ini beberapa etika dalam mengirim surat undangan rapat. Simak selengkapnya melalui penjelasan berikut ini.
Mengundang yang Berkepentingan
Saat mengundang peserta rapat, kamu perlu memahami bahwa setiap pihak yang diundang memang memiliki keperluan untuk hadir dalam rapat.
Agar, rapat dapat berjalan efektif. Selain itu dengan mengundang orang-orang yang berkepentingan dalam rapat tidak akan mengganggu karyawan atau pihak lain yang sedang sibuk bekerja dan menjalankan tugas.
Menuliskan Detail Rapat
Undangan rapat harus bisa memberikan informasi detail mengenai rapat yang akan diadakan kepada peserta rapat. Informasi tersebut meliputi waktu, tanggal rapat, agenda, lokasi, hingga pemimpin rapat.
Meskipun terlihat sepele, ini adalah etika mengirim surat undangan rapat yang wajib anda perhatikan dengan baik-baik.
Menentukan Jadwal Rapat
Selanjutnya, anda harus memastikan jadwal rapat saat semua atau setidaknya sebagian besar tamu undangan dapat hadir. Salah satu cara yang bisa anda gunakan adalah memastikan bahwa jadwal rapat tidak berhalangan dengan jadwal kesibukan peserta rapat.
Ini dilakukan, agar rapat tidak mengganggu produktivitas dan kesibukan orang lain. Yang dapat menghambat kinerja divisi masing-masing.
RSVP
RSVP sering menjadi opsi pilihan bagi peserta agar dapat memilih untuk menghadiri rapat atau menolak undangan rapat tersebut.
Umumnya, RSVP menjadi pilihan yang penting untuk dicantumkan dalam surat undangan rapat. Dengan begitu, anda dapat mengetahui berapa kira-kira orang yang dapat menghadiri rapat yang diselenggarakan organisasi anda.
Kesimpulan
Surat undangan rapat menjadi dokumen resmi yang penting bagi perusahaan atau organisasi pemerintahan. Karena, selain menjadi dokumen yang berisi undangan untuk menghadiri rapat, surat tersebut juga menjadi sumber informasi mengenai rapat tersebut.
