“37% perusahaan global sedang membutuhkan LMS untuk perusahaan dan persentase tersebut kemungkinan besar akan bertambah kedepannya.” — E-learning Trends Report.
Learning Management System (selanjutnya akan disebut “LMS”) masih dibutuhkan oleh sejumlah perusahaan ukuran apapun. Menurut sumber yang sama, 56% perusahaan ukuran menengah sampai atas membutuhkan LMS dengan kemampuan Data Analytics yang kuat. Kemudian, prioritas berikutnya, mereka membutuhkan Content Management, Virtual Classrooms dan Mobile Access.
Hal yang berbeda terjadi di perusahaan ukuran kecil. 46% dari mereka lebih membutuhkan Collaborative Tools, Content Management, dan Mobile Access.
Di sisi lain, ada juga perusahaan yang ingin mengganti LMSnya karena dirasa tidak cocok. Beberapa alasannya bisa Anda lihat dalam grafik di bawah ini.
Pengalaman pengguna yang tidak baik serta ketidakmampuan LMS untuk berintegrasi dengan sistem milik perusahaan adalah dua jawaban teratas untuk menjawab apa alasan perusahaan untuk mengganti LMSnya.
Sebelum kita melanjutkan, perlu diingat, kalau konteks artikel ini adalah LMS untuk perusahaan. Jadi, LMS open source atau selevelnya kemungkinan besar tidak bisa diterapkan di sini.
LMS open source ini contohnya seperti apa? Menurut Balai Pelatihan dan Pengembangan Teknologi Informasi dan Komunikasi, LMS yang seperti ini lebih ditujukan kepada lembaga pendidikan K-12 (SD-SMP-SMA). Beberapa contohnya adalah Moodle, Google Classroom, SakaiLMS, Blackboard Course, dan beberapa lainnya termasuk LMS buatan internal suatu institusi.
Hal Wajib yang Harus Ada di LMS untuk Perusahaan
Ada banyak faktor yang perlu Anda pertimbangkan saat memilih atau mengganti LMS. Selain beberapa poin di atas, Anda juga harus ‘memuaskan’ Pemimpin Senior, tim Learning & Development, tim IT, dan para calon pengguna LMS ini. Untuk memudahkan proses ‘filtrasi’ Anda, tetaplah simak artikel ini sampai akhir.
Panagiotis Zaharias adalah seorang UX Researcher sekaligus Founder dari UX Prodigy. Dia memberi tahu tentang 7 fungsi yang harus dimiliki sebuah LMS untuk perusahaan. Apa saja fungsinya, mari kita simak.
1. User Interface dan User Experience yang Intuitif
Anda perlu menemukan sistem yang mudah digunakan dan bisa dikustomisasi. Tim Desainer Anda, setidaknya, harus punya akses untuk menyesuaikan branding, grafik maupun navigasi. Tim L&D, HR, dan Manajer tim harus dengan mudah dapat mengakses day-to-day reporting dan data analisis. Pastikan pengguna LMS tidak ‘overwhelmed’ atau kewalahan dengan sistem ini. Beri penjelasan mereka secara efektif dan efisien, hindari menjelaskan semua fitur LMS, beri mereka penjelasan seperlunya secara efektif dan efisien. Fitur kolaboratif juga perlu diperhatikan. Misalnya, ada pengguna yang ingin mengajukan pertanyaan, maka dia bisa langsung ajukan pertanyaan itu berdasarkan course yang dipilih sebelumnya.
2. Integrasi Data yang Lancar
LMS Anda yang dapat digunakan harus berfungsi dengan lancar di seluruh sistem organisasi yang ada Pastikan, LMS Anda dapat digunakan dan berfungsi lancar di sistem peruahaan Anda. Misalnya, Anda mungkin perlu mengintegrasikan LMS dengan talent management, recruitment management, compliance, atau software HR lainnya yang memang Anda butuhkan untuk digabung dengan LMS ini. Pastikan Anda mendapatkan dan mencoba demo dari LMS yang Anda pilih. Jika proses deploy dan implementation berjalan lancar dan ternyata puas, silakan pilih LMS tersebut. Namun, kalau memang dirasa kurang sesuai, jangan segan-segan untuk membatalkan pilihan tersebut.
Poin ini adalah poin yang tidak semua LMS bisa memenuhi karena memang sulit. Oleh sebab itu, pastikan LMS yang Anda pilih itu memiliki ‘enterprise grade’ dan dapat melakukan fungsi ini.
3. Manajemen Konten yang Efektif
Manajemen konten adalah tulang punggung dari LMS. Setidaknya, pastikan LMS Anda mendukung berbagai layanan platform course online di luar sana. Coba untuk unggah course tersebut, kemudian coba jalankan untuk mengetahui reliabilitas LMS Anda. Untuk Anda yang sudah pakai LMS dan ingin ganti, pastikan untuk melakukan migrasi semua data LMS yang lama ke yang baru.
4. Dukungan Pembelajaran di Berbagai Platform
Penting sekali untuk memastikan LMS Anda bisa digunakan dengan baik diberbagai platform milik pengguna, iOS, Android, Windows, Mac, iPadOS. Salah satu manfaat utama dari sebuah LMS adalah kemampuan untuk belajar di mana saja, kapan saja. Dan, hal Ini hanya dapat terjadi jika setiap elemen, mulai dari navigasi hingga fungsionalitas berfungsi di perangkat apapun.
5. Pengujian Dan Penilaian Online yang Berkesan
Online test dan assessment adalah salah satu ‘laporan pertanggungjawaban’ dari suatu pembelajaran. Berbagai macam cara terjadi dalam proses ini, tapi ada satu saran yang dikemukakan oleh Zaharias. Ubahlah kemasan tes tersebut menjadi seperti game atau komik interaktif.
6. Proses Pelaporan yang Mudah dan Akurat
Fitur reporting dalam LMS adalah fitur esensial. LMS pilihan Anda harus memperhatikan fitur ini juga. Pengambilan laporan terkait progress materi, persentase penyelesaian materi, hasil assessment dan lain sebagainya harus mudah dan cepat. Tim L&D Anda harus bisa export laporan dalam skala organisasi maupun saat dibutuhkan tiba-tiba dengan sekali klik. Peserta pembelajaran dan manajernya juga bisa akses reporting tersebut, namun harus ada batasnya. Batas tersebut sebaiknya bisa dikustomisasi juga oleh tim L&D untuk menjaga kepatuhan dan transparansi.
7. Profil Pengguna yang Dapat Disesuaikan
Sebagai contoh, jika ada staf layanan yang mengakses LMS, maka dia langsung diarahkan ke course atau aktivitas yang berpusat pada materi layanan pelanggan. Untuk manajer, dia akan mendapat tambahan course terkait materi leadership misalnya. Fungsi ini juga memungkinkan Anda untuk memastikan bahwa hanya orang tertentu saja yang memiliki akses ke data sensitif. Misalnya, hanya tim L&D atau kepala departemen saja yang dapat melihat laporan karyawan dan informasi pribadinya.
Banyak pilihan LMS di luar sana, namun LMS level enterprise yang sesuai dengan kebutuhan Andalah yang tetap menjadi prioritas. Kemampuan integrasi sistem dan paket UI dan UX yang menawan adalah 2 hal yang sedang dicari banyak perusahaan saat ini.
Baca artikel bermanfaat ini: Manfaat Learning Management System untuk Perusahaan Anda
Dari sini mungkin Anda masih punya berbagai pertanyaan terkait Learning Management System. Jika Iya, silakan klik banner di bawah ini untuk mulai konsultasi dengan tim kami agar semua pertanyaan Anda terjawab. Terima kasih dan semoga bermanfaat.
