Pengertian dan Berbagai Tahapan Manajemen Proyek

Mungkin anda pernah bertanya-tanya bagaimana sebuah proyek konstruksi berjalan, dari proses manajemen, pengerjaan, hingga selesai. Atau bagaimana sebuah produk diciptakan, proses yang dilalui hingga produk tersebut selesai.

Semua contoh di atas melibatkan manajemen proyek, sebuah proses kompleks mulai dari perencanaan dan riset, pembuatan anggaran, jadwal pengerjaan, dan masih banyak lagi.

Proses-proses di atas merupakan contoh kecil yang melibatkan manajemen proyek. Sebuah proses rumit dan panjang untuk merencanakan, memulai, menjalankan, dan menilai berjalannya sebuah proyek. Berikut penjelasan selengkapnya.

Sekilas tentang Manajemen Proyek

Manajemen proyek adalah sebuah metode yang dikembangkan secara ilmiah sejak abad 20 untuk mengatur dan mengelola suatu proyek dengan efisien dan efektif.

Frederick Taylor mengembangkan pengelolaan proyek ini sebagai langkah untuk mengembangkan strategi dan memperbaiki inefisiensi. Agar, para pekerja dapat menyelesaikan tugasnya dengan usaha dan waktu yang lebih efisien.

Pengelolaan proyek merupakan sebuah bidang membutuhkan keterampilan, keahlian, dan pengetahuan khusus.

Karena, dalam manajemen sebuah proyek melibatkan beberapa teknik dan metodologi. Teknik dan metode tersebut tentunya ditentukan berdasar jenis proyek dan menyesuaikan kondisi. Untuk lebih lengkapnya artikel ini juga akan membahas beberapa metode dalam pengelolaan proyek.

Baca Juga: Pengertian Manajemen, Tujuan, Unsur, dan Fungsi Pentingnya bagi Perusahaan

Fungsi Project Management

Pengelolaan proyek secara umum memiliki fungsi yang berkaitan erat dengan efektivitas dan efisiensi pekerjaan. Namun, sebagai bagian dari sistem manajemen yang kompleks tentu saja pengelolaan proyek memiliki banyak fungsi lain. Antara lain:

Pengendalian Risiko

Dalam memproduksi sebuah barang, perusahaan tentunya melalui banyak sekali proses. Seringnya, sebelum sebuah produk tersebut resmi keluar akan melalui tahapan trial and error. Dalam tahap tersebut, sebuah produk akan dibuat lalu diuji fungsi, kegunaan, dan spesifikasinya.

Sehingga produk yang dibuat benar-benar sesuai dengan kemampuan perusahaan dan sesuai dengan market fit. Artinya, sesuai dengan kebutuhan konsumen atau pasar. Bayangkan jika sebuah perusahaan menciptakan produk yang ternyata tidak dibutuhkan pasar. Berbahaya, bukan?

Pengembangan produk membutuhkan manajemen proyek yang baik agar dapat mengendalikan dan mengelola risiko.

Mengelola Waktu

Ada baiknya sebuah proyek memiliki timeline yang jelas dari kapan proyek direncanakan, dimulai, dan berhenti atau dinyatakan selesai. Kegiatan ini tentu membutuhkan pengelolaan yang baik.

Sebuah proyek yang ternyata melebihi batas waktu pengerjaan tentu dapat menghambat organisasi. Tidak hanya menguras tenaga, namun juga sumber daya lain seperti biaya. Pengelolaan proyek yang baik dapat menanggulangi hal tersebut.

Mengelola sebuah proyek juga artinya mengawasi proses pekerjaan berjalan. Agar jika terdapat kendala dapat langsung ditangani dan menemukan solusinya.

Memaksimalkan Potensi Sumber Daya

Menggunakan sumber daya secara optimal sangat memengaruhi hasil sebuah proyek. Sumber daya tidak hanya terbatas pada sumber daya alam seperti bahan baku, tetapi juga sumber daya manusia yang artinya pekerja yang terlibat dalam proyek.

Pada saat proyek berjalan setiap tim yang terlibat harus bisa memenuhi tanggung jawab dan pekerjaannya. Agar proyek dapat berjalan dengan lancar dan tidak menghambat kinerja tim lain.

Membuat Strategi yang Tepat

Banyak orang mengira strategi manajemen yang tepat bersifat universal, satu strategi dapat digunakan dalam berbagai kondisi dan produk yang diproduksi.

Namun kenyataannya tidak begitu. Berbeda produk, membutuhkan manajemen yang juga berbeda. Kondisi dan situasi yang berbeda juga membutuhkan strategi yang lebih fleksibel pada saat mengelola proyek dan pekerjaan.

Artinya manajemen proyek yang baik berkaitan erat dengan menciptakan strategi yang paling tepat dan sesuai dengan kondisi proyek yang akan berlangsung.

Tahapan dalam Manajemen Proyek

Dalam project management dapat melibatkan banyak tahapan. Secara umum, terdapat beberapa tahap yang dapat anda terapkan saat mengelola sebuah proyek.

1. Proyek Dimulai

Terlepas dari metode apa yang anda gunakan untuk mengelola sebuah proyek atau pekerjaan, pasti akan melalui tahap awal.

Pada tahap sebuah proyek dimulai akan melibatkan banyak sekali riset. Terdapat dua jenis riset yang bisa dilakukan, yaitu riset primer dan riset sekunder. Riset primer merupakan riset yang anda dan tim anda lakukan sendiri.

Sedangkan, riset sekunder merupakan riset yang dilakukan dengan menggunakan data dan hasil penelitian orang lain.

Hasil riset inilah yang dapat menjadi pedoman dan menentukan apakah sebuah pembuatan produk layak untuk berjalan atau tidak.

2. Perencanaan Proyek

Setelah melalui tahap riset dan proyek telah mendapat persetujuan. Maka selanjutnya tim yang terlibat dalam proyek harus mulai membuat rencana dan strategi pelaksanaan proyek.

Tahap ini meliputi merencanakan kapan proyek berjalan, dan kondisi dan syarat proyek dapat dinyatakan selesai. Setiap strategi dan planning dalam proyek harus dapat terurai dengan jelas agar semua orang yang terlibat dapat memahami peranan masing-masing.

Pada proses ini sebuah proyek wajib direncanakan dengan baik. Hal ini meliputi biaya yang dibutuhkan dan lama pengerjaan menjadi komponen yang tidak boleh terlewat. Termasuk pembagian tugas kepada tim dan individu sesuai kemampuan dan kompetensi masing-masing.

3. Eksekusi Proyek

Proses berikutnya adalah eksekusi atau pengerjaan proyek berdasarkan hasil riset, analisis, perencanaan, dan strategi yang telah dibuat sebelumnya.

Pada saat pengerjaan proyek setiap tim dan individu yang terlibat harus mengerjakan sesuai porsi pekerjaan sesuai yang telah direncanakan. Komunikasi dan kerja sama perlu terjaga dengan baik pada tahap ini karena hal tersebut akan sangat berpengaruh terhadap hasil pekerjaan.

4. Evaluasi & Penutupan Proyek

Proyek yang sedang berjalan memerlukan kontrol dan pengawasan agar pekerjaan dapat berjalan dengan baik. Pengawasan yang baik dapat memengaruhi hasil sebuah proyek.

Pengawasan merupakan bagian dari manajemen risiko yang diperlukan pada saat proyek berjalan. Dengan pengawasan yang baik kesalahan atau hambatan dalam proyek dapat lebih mudah ditemukan dan dicari solusinya.

Setelah itu, proyek harus melalui proses evaluasi dan pelaporan. Proses evaluasi sangat penting sebagai bentuk tanggung jawab setiap pihak yang terlibat dalam manajemen proyek.

Lalu, pada tahap terakhir yaitu proyek dinyatakan selesai. Artinya, setiap tim dapat menerima dan melihat hasil dari pengerjaan proyek mereka selama ini. Tahap ini juga meliputi pemberhentian penggunaan sumber daya yang digunakan selama proyek berjalan.

Metode Project Management

Mungkin anda pernah mendengar SCRUM, Agile, dan waterfall. Ya, nama-nama tersebut merupakan beberapa metode yang umum digunakan dalam sebuah manajemen proyek. Mari kita bahas selengkapnya berikut ini.

Metode Agile

Agile merupakan metodologi yang sering digunakan dalam manajemen proyek, terutama dalam hal pengembangan software. Metode ini mengunggulkan proses yang bertahap dan iterasi (perulangan) yang tinggi.

Maksud dari iterasi adalah pengembangan produk yang dinamis mengikuti kebutuhan dan keinginan konsumen. Sehingga, perubahan yang terjadi pada produk dapat terjadi begitu cepat.

Metode Agile sangat mengutamakan fase pengujian dan penilaian berulang, dan adaptasi kepada keseluruhan proses yang ada.

Anda dapat menggunakan metode Agile jika proyek anda memang sangat rentan terhadap perubahan dan pembuatan keputusan data-driven. Metode ini juga sangat sesuai apabila anda belum mengetahui apakah solusi yang ditawarkan produk anda sesuai dengan kebutuhan konsumen.

Untuk itu, metode Agile memang lebih sering digunakan dalam proses pengerjaan proyek perangkat lunak.

Metode SCRUM

SCRUM sebenarnya merupakan bagian dari metode Agile. Bedanya, SCRUM lebih spesifik sehingga lebih cocok disebut juga sebagai kerangkan kerja.

Dalam metode SCRUM anda akan menemukan istilah “sprint”, sebuah proses yang dapat berlangsung 1 sampai 2 minggu dalam pengerjaan sebuah proyek. Saat berjalannya proses sprint, tim kerja akan dipimpin oleh SCRUM Master.

Seorang SCRUM Master berbeda dengan project manager. Tugas seorang SCRUM Master adalah menilai setiap kinerja anggota tim dan melakukan perubahan sebelum memulai tahap sprint selanjutnya.

Metode Waterfall

Metode yang cukup lama dan sering digunakan dalam manajemen proyek adalah metode waterfall. Berbeda dengan dua metode di atas, metode ini mengedepankan pengerjaan tugas secara linear.

Artinya, sebuah proses pekerjaan baru dapat dimulai jika proses sebelumnya telah selesai dikerjakan. Metode ini merupakan metode tradisional dalam project management. Namun, jangan salah. Metode ini juga tetap cocok dan masih digunakan beberapa perusahaan.

Waterfall umumnya terdiri dari beberapa tahapan, antara lain:

1. Memenuhi syarat
2. Analisis
3. Desain
4. Pembuatan
5. Uji coba
6. Rilis dan perawatan

Setiap proses di atas harus berjalan satu-satu secara linear. Layaknya air terjun, untuk itulah metode ini disebut sebagai metode waterfall.

Metode Waterfall dapat digunakan jika produk anda konsisten dan tidak memerlukan banyak perubahan. Contohnya saja produk anda adalah mobil yang setelah melalui proses desain, sudah tidak memerlukan adanya perubahan yang signifikan pada sebuah produk.

Produk yang berasal dari industri yang perlu mengikuti peraturan tertentu juga sangat cocok untuk menggunakan metode ini. Seperti contoh di atas dalam industri otomotif, tentunya harus mengikuti regulasi dan aturan dari pemerintah dalam ketentuan produk yang dihasilkan.

Kesimpulan

Agar proyek dapat berjalan dengan lancar dan menghasilkan produk yang baik, manajemen proyek yang bagus sangat diperlukan. Tidak hanya sumber daya manusia yang memiliki kompetensi yang sesuai, namun metode yang tepat juga sangat diperlukan.

Mengingat, metode dalam project management tidak bisa menjadi solusi universal yang dapat diterapkan dalam segala kondisi dan situasi.