Menjalankan proses kontrol, pengawasan, dan analisis merupakan hal yang vital dalam bisnis. KPI adalah salah satu cara yang dapat diterapkan bisnis untuk mengukur kinerja setiap tim dan departemen yang terlibat.
KPI adalah singkatan dari Key Performance Indicator. Sebuah indikator yang dapat dijadikan tolok ukur dalam mengevaluasi dan melihat performa bisnis anda.
Dalam penerapannya, KPI diharapkan dapat menjadi dasar pengawasan dan kontrol manajemen kinerja perusahaan. Sehingga, kinerja perusahaan dapat dipastikan optimal atau bahkan lebih meningkat daripada periode sebelumnya.
Baca Juga: Pengertian Manajemen, Tujuan, Unsur, dan Fungsi Pentingnya bagi Perusahaan
Pengertian KPI Menurut Ahli
KPI adalah tolok ukur yang sangat berkaitan dengan manajemen sebuah perusahaan. Untuk itu, terdapat beberapa pendapat para ahli tentang pengertian KPI itu sendiri. Berikut ini penjelasan selengkapnya.
Iveta Gabcanova
Menurut Iveta, KPI adalah tujuan suatu kegiatan yang dapat diukur secara kuantitatif. Tujuan tersebut ditentukan dari data konkret. Baik data dari masa lalu, atau perkembangan perusahaan di masa yang akan datang.
Kaplan dan Norton (2007)
Norton dan Kaplan berpendapat bahwa KPI terbagi menjadi dua, yaitu Leading Indicator dan Lagging Indicator. Leading Indicator merupakan metrik yang mengacu pada perkembangan dan tujuan bisnis di masa depan.
Sedangkan, Lagging Indicator adalah jenis KPI yang terbentuk berdasarkan data dan keputusan di masa lalu. Seperti data dan hasil dari keputusan yang pernah diambil manajemen perusahaan.
Warren (2011)
Warren berpendapat bahwa KPI adalah indikator yang digunakan perusahaan dalam mengukur dan mengevaluasi kegiatan bisnis untuk mencapai visinya. Visi organisasi harus strategis, artinya sesuai dengan kegiatan bisnis secara keseluruhan.
Hursman (2010)
KPI adalah tolok ukur untuk memahami kondisi perusahaan saat ini, bagian atau proses mana yang memerlukan perhatian lebih, dan bagaimana pertumbuhan organisasi dalam mencapai tujuannya.
Hursman juga berpendapat bahwa KPI harus spesifik, dapat diukur dan diraih, relevan, serta terikat waktu atau periode tertentu.
Key Point:
Dari beberapa pengertian ahli di atas, dapat disimpulkan bahwa KPI merupakan indikator untuk mengukur kinerja perusahaan dan setiap komponen yang terlibat di dalamnya. KPI juga dapat digunakan sebagai pedoman bagi manajemen untuk mengambil keputusan yang tepat.
Baca Juga: 4 Contoh Surat Pengunduran Diri yang Baik dan Benar
Manfaat KPI dalam Bisnis
Dalam menentukan KPI, pihak manajemen bisnis seringkali harus melalui tahap yang panjang. Tahap-tahap tersebut ditujukan agar KPI yang tercipta sudah sesuai dengan visi misi perusahaan, serta kemampuan masing-masing sumber daya.
KPI dinilai menjadi indikator yang sangat tepat untuk diimplementasikan pada bisnis. Mengingat, banyaknya manfaat yang dapat diraih. Yaitu antara lain:
Mendorong Semangat
Tujuan akhir setiap bisnis adalah bertahan dan tumbuh seiring berjalannya waktu. Untuk mencapainya, tentu saja dibutuhkan kerjasama dari pihak-pihak yang terlibat dalam organisasi tersebut.
Harvard Business Review menyebutkan, manajemen perusahaan yang transparan dengan pencapaian dan kesuksesan KPI mereka di masa lalu dapat meningkatkan semangat dan etos kerja. Perusahaan yang dapat menyenangkan pekerjanya, dapat menciptakan bentuk kerjasama yang saling menguntungkan.
Mengukur Kinerja
Tidak hanya mengukur kinerja pegawai, KPI dapat digunakan sebagai indikator perkembangan dan kesuksesan bisnis anda. Dari data yang diperoleh KPI, anda dapat melihat arah perkembangan perusahaan anda.
Dari analisis tersebut, anda juga dapat membuat keputusan strategis terkait kondisi bisnis anda. Agar setiap keputusan yang anda ambil merupakan keputusan yang memiliki data konkret sebagai pendukung.
Fungsi Pengawasan dan Pengendalian
Menyusun KPI yang baik dalam perusahaan dapat membantu anda mengetahui mana divisi yang telah bekerja secara optimal dan mana yang belum.
Dari indikator tersebut, anda dapat menentukan strategi terbaik yang perlu diambil untuk meningkatkan performa divisi yang belum optimal. KPI adalah tolok ukur yang tepat jika anda perlu mengetahui bagian apa yang harus menjadi titik fokus manajemen perusahaan.
Unsur-unsur Penerapan KPI
Dalam penerapannya, Key Performance Indicator memiliki beberapa unsur penting. Unsur-unsur ini sangat memengaruhi efektivitas KPI yang diterapkan. Unsur-unsur tersebut biasa disebut dengan SMART (Specific, Measurable, Achievable, Relevant, dan Time Bound). Berikut ini penjelasan selengkapnya.
# Specific (Jelas dan Spesifik)
KPI yang diterapkan perusahaan harus detail, jelas, dan spesifik. Karena, KPI menyangkut tujuan yang ingin dicapai oleh perusahaan. Jika KPI tidak detail dan jelas, hal tersebut dapat menyebabkan kebingungan dan mengurangi efektivitas penerapan KPI itu sendiri.
# Measureable (Dapat Diukur)
KPI yang diterapkan harus memiliki hasil akhir yang dapat diukur dengan jelas. Artinya, hasil akhir dari sebuah pekerjaan harus memiliki standar baik sesuai secara kualitas maupun kuantitas.
Data yang dapat diukur akan menjadi pedoman bagi manajemen bisnis anda dalam mengambil keputusan dan operasional perusahaan di masa depan.
# Achievable (Bisa Tercapai)
Artinya, sebuah KPI harus sesuai dengan kenyataan dan dapat diraih. Apabila dalam penerapannya KPI menggunakan standar yang terlalu tinggi yang tidak mungkin tercapai, hal ini justru dapat berdampak negatif bagi perusahaan.
Karena, data yang anda gunakan artinya tidak sesuai dengan kondisi dan situasi. Sehingga, KPI yang anda terapkan belum optimal dan tidak memberikan hasil sesuai harapan.
# Relevant (Relevan)
Sebuah KPI harus menggunakan data dan metrik yang relevan. Maksudnya, KPI adalah indikator yang ditentukan berdasarkan data, aksi korporasi di masa lampau, jurnal, dan dasar pengetahuan yang paling relevan terkait indikator yang akan diterapkan.
Sehingga, penerapan KPI tersebut dapat lebih optimal dan sesuai dengan tujuan organisasi anda.
# Time Bound (Memiliki Batas Waktu)
KPI yang baik harus memiliki batas waktu yang jelas. Batas waktu tersebut dapat meliputi setiap berapa periode KPI tersebut diterapkan, atau kapan tujuan dapat tercapai. Sehingga, proses pengukuran terhadap performa bisa menjadi lebih jelas dan optimal.
Baca Juga: Mengenal Struktur dalam Perusahaan dan Tugas Setiap Jabatan
Cara Menyusun KPI
Berdasarkan penjelasan di atas, anda dapat memahami betapa pentingnya KPI bagi bisnis anda. Selain memiliki 5 unsur yang perlu anda perhatikan, terdapat beberapa proses dan cara dalam menyusun KPI. simak penjelasan selengkapnya berikut ini.
1. Menentukan Tujuan
Langkah sebelum membuat KPI adalah menentukan tujuan yang ingin anda capai terlebih dahulu. Tentu saja dalam tahap ini anda perlu memperhatikan unsur SMART yang telah dijelaskan di atas.
Menentukan tujuan dengan detail dan rinci, serta relevan dengan situasi dan kondisi dapat memberikan hasil yang sesuai dengan harapan. Selain itu, indikator yang anda gunakan harus sesuai dengan tujuan yang anda ingin raih tentu saja.
2. Memilih Indikator yang Tepat
Dalam membuat KPI, anda harus memahami indikator apa saja yang akan anda gunakan. Berbeda divisi dapat memberikan indikator yang berbeda pula. Misalnya, divisi sales umumnya akan menggunakan indikator KPI berupa sales revenue, sales volume, client sign, dan customer retention misal.
Sedangkan, untuk tim product development bisa saja KPI yang diterapkan berupa customer lifetime value, session duration, bounce rate, dan churn rate. Karena, indikator inilah yang dapat menggambarkan kualitas sebuah produk dengan kebutuhan pasar.
Anda juga dapat menyesuaikan indikator yang akan anda gunakan dengan tujuan yang anda ingin raih. Misalnya, jika anda ingin fokus pada kualitas produk maka anda dapat menggunakan KPI seperti customer lifetime value dan customer retention misal.
3. Menyusun KPI Berdasarkan Insight
Setelah menentukan tujuan dan indikator yang tepat, anda dapat mulai menyusun KPI. Pastikan KPI anda jelas dan detail untuk menghindari kesalahan yang dapat menghambat kinerja perusahaan.
Anda juga perlu memahami bahwa KPI yang baik sangat relevan dengan data dan kebijakan-kebijakan yang pernah diambil perusahaan. Dengan begitu KPI yang anda buat sudah sesuai dan menggunakan indikator yang cocok dengan situasi dan kondisi konkret.
4. Evaluasi dan Analisis
Apabila KPI telah disusun dan diterapkan, maka selanjutnya tim manajemen terkait harus melakukan fungsi evaluasi dan analisis. Tujuannya adalah untuk memahami lebih detail divisi atau proses mana saja di perusahaan yang perlu bekerja lebih optimal.
Selain itu, KPI juga dapat menggambarkan performa perusahaan jika terdapat proses yang kurang efektif. Sehingga, anda dapat langsung membuat laporan dan solusi yang dapat digunakan.
Penutup
Membuat Key Performance Indicators dalam perusahaan membutuhkan waktu dan proses yang rumit. Namun, manfaat yang dapat diraih perusahaan juga bisa sebanding dengan usaha yang dikeluarkan.
Terlebih, jika KPI telah tersusun dengan baik, maka KPI bisa menjadi pedoman perusahaan dalam proses tumbuh dan berkembangnya.
