Dalam sebuah perusahaan absensi karyawan merupakan hal yang sangat penting sebagai tolak ukur kinerja karyawan. Sehingga perusahaan membutuhkan sistem untuk mencatat data absensi karyawan dan format absensi karyawan secara akurat.
Dengan adanya data absensi karyawan, kamu bisa mengevaluasi setiap karyawan untuk penilaian kinerja dan produktivitas perusahaan. Selain itu laporan yang berisikan informasi tentang waktu hadir dan pergi karyawan termasuk keterlambatan.
Saat ini terdapat berbagai macam sistem untuk mencatat data absensi karyawan, mulai dari sistem manual menggunakan excel, kartu absensi, mesin fingerprint, hingga mobile application.
Apa itu Laporan Absensi Karyawan?
Laporan absensi kehadiran karyawan adalah rekapan mengenai jumlah kehadiran setiap karyawan dalam satu bulan.
Dengan adanya laporan ini, Anda juga dapat mengevaluasi setiap karyawan di perusahaan yang berujung juga pada penilaian kinerja karyawan dan produktivitas perusahaan.
Laporan juga berisikan informasi tentang waktu hadir dan pergi karyawan termasuk keterlambatan. Secara umum dalam laporan ini biasanya akan mencatatkan beberapa data terkait kehadiran karyawan seperti:
- Data cuti atau izin karyawan.
- Data karyawan datang dan pulang (clock in/clock out)
- Mencatat data karyawan datang terlambat.
- Pada kasus sistem online, akan terdapat fitur pendukung remote working
Lalu ada banyak manfaat dari penggunaan laporan ini, juga sistem dan jenis absensi yang biasa digunakan di perusahaan.
Laporan juga membantu perusahaan untuk tetap meng-engaged karyawan dengan terus meningkatkan produktivitas.
Perusahaan perlu mengetahui karyawan mana yang bekerja, kapan mereka bekerja dan kapan mereka biasanya mengambil cuti tahunan mereka.
Karena pada kenyataannya, absensi berdampak besar terhadap biaya perusahaan jika dibandingkan dengan jenis tunjangan karyawan lainnya.
Manfaat Data Absensi Karyawan
Membuat laporan data absensi karyawan tentunya memiliki banyak manfaat untuk HR diantaranya,
Tolak Ukur Kinerja Karyawan
Melihat kinerja karyawan akan sulit jika kamu tidak memiliki data base yang akurat, maka dari itu penting untuk membuat laporan absensi karyawan.
Dalam laporan format absensi karyawan yang tepat, juga akan dapat menunjukkan berapa kali karyawan terlambat dan berapa kali karyawan pulang dengan cepat.
Berarti, Anda dapat mengetahui karyawan mana yang selalu datang tepat waktu atau bahkan menambah jam kerja mereka sehingga Anda dapat memberi reward untuk karyawan berprestasi atau justru evaluasi tergantung dari hasil data absensi.
Memantau Operasional Perusahaan Berjalan dengan Baik
Laporan absensi yang baik bisa melihat berapa jumlah karyawan yang bekerja setiap harinya, berapa jumlah karyawan yang masuk, jumlah karyawan yang lembur, atau karyawan yang cuti pada hari itu.
Dengan begitu, Kamu bisa mengetahui apakah operasional perusahaan sudah berjalan baik dan apakah di hari tertentu atau di periode tertentu perusahaan perlu mengevaluasi kembali.
Pembayaran Gaji Karyawan yang Akurat
Pembayaran gaji karyawan akan selalu bersangkutan dengan absensi karyawan. Perhitungan gaji akan selaras dengan berapa jumlah absen dari karyawan tersebut.
Selain itu perhitungan waktu lembur juga sangat krusial untuk diperhitungkan, maka dari itu kamu bisa melihat dari data laporan absensi karyawan.
Terkadang, laporan absensi yang berantakan tidak memberikan data akurat tentang izin dan lembur setiap karyawan sehingga pembayaran di akhir bulan pun dipertanyakan.
Baca juga : Transformasi Digital Abhati Group Menggunakan HRIS Haermes
Macam-macam Sistem Absensi Karyawan
Dalam menghitung jam kerja dan kehadiran karyawan, banyak sistem absensi yang bisa digunakan, mulai dari cara konvensional hingga yang paling modern melalui aplikasi absensi online. Berikut ini macam-macam sistem dan format absensi karyawan yang bisa kamu ketahui.
1. Cara Konvensional
Absensi karyawan ini menggunakan cara tradisional. Karyawan akan menulis setiap jam kedatangan dan kepulangan kerja. Cara ini tidak efektif pada perusahaan mempunyai banyak karyawan. Akan membutuhkan banyak waktu dan tenaga ketika menghitung waktu kerja karyawannya. Cara ini juga memungkinkan terjadinya kesalahan atau human error dari pekerja.
2. Magnetic Card
Magnetic card merupakan sistem absensi karyawan yang dibekali kartu chip sehingga dapat dibaca oleh alat khusus yang terhubung dengan sistem komputer.
Magnetic card ini tinggal ditempelkan pada alat pembaca yang secara otomatis akan memasukkan data karyawan pada sistem absensi. Namun, sangat disayangkan biaya pengadaan tools ini membutuhkan biaya yang tidak sedikit. Format absensi karyawan ini juga tidak bisa digunakan ketika terjadi gangguan sistem ataupun kelistrikan.
3. Finger Print
Sistem absensi karyawan ini hampir mirip dengan magnetic card. Perbedaannya dengan memanfaatkan sidik jadi karyawan sebagai identitas yang bisa dibaca oleh alat absensi.
Alat ini juga rawan rusak dan tidak optimal dalam pembacaan sidik jari karyawan. Alat absensi ini juga tidak terkoneksi jaringan internet sehingga pengambilan datanya pun menggunakan kabel USB.
Apabila terjadi gangguan kelistrikan, alat ini tidak bisa dipakai. Hal ini karena adaptor alat absensi ini harus disalurkan ke sumber listrik agar dapat dipakai.
4. Website Sistem
Website sistem menjadi dasar pendataan digital absensi karyawan pada suatu perusahaan. Karyawan dapat mengisi data kehadirannya melalui domain website yang disediakan perusahaan. Namun, cara ini cukup rawan akan pembajakan sistem dan penyalahgunaan.
5. Biometrik
Biometrik adalah cara pembacaan identitas karyawan melalui sidik jari dan retina mata. Pengadaan alat ini tentu membutuhkan biaya yang besar, membutuhkan daya listrik yang tinggi, dan pengoperasian yang rumit.
6. Aplikasi Mobile
Solusi alternatif yang lebih mudah dengan aplikasi absensi online. Saat ini setiap karyawan tentu memiliki smartphone sehingga perusahaan dapat memanfaatkan aplikasi mobile untuk memudahkan sistem absensi karyawan.
Penggunaan absensi mobile ini harus terhubung dengan GPS agar data lokasi karyawan saat melakukan absensi dapat dilacak secara akurat. Dengan demikian, karyawan tidak bisa memanipulasi data.
Aplikasi absensi karyawan seperti ini dapat menjadi solusi yang menguntungkan bagi perusahaan karena akurat, real time, dan tidak membutuhkan waktu banyak dalam merekap data kehadiran karyawan.
Absensi Karyawan Manual
Jika kamu menggunakan excel untuk absensi manual, kamu bisa membaca Rumus dan Cara Menghitung di Excel 2021. Untuk Format yang digunakan dalam absensi manual yaitu kertas yang memuat tabel dengan berbagai informasi. Nama, jabatan, tanggal, jam kedatangan, jam pulang, dan keterangan merupakan informasi yang umum tercantum dalam absensi manual.
Saat kamu menggunakan absensi karyawan manual kamu akan kewalahan di akhir bulan karena harus menghitung ratusan absensi karyawan dan mencocokkan dengan penghitungan payrollnya. Tentu hal itu akan memakan waktu yang sangat lama, belum lagi kesalahan perhitungan karena human error.
Absensi Karyawan Online
Saat ini sudah banyak perusahaan menggunakan aplikasi absensi online, selain efisien menggunakan absensi online juga banyak manfaatnya.
Absensi online akan mempermudah HRD mengelola data absensi karyawan, dengan memanfaatkan teknologi absensi karyawan dapat direkam dalam internet dan dapat diakses secara real time.
Untuk perusahaan yang sudah menggunakan absensi online karyawan tidak perlu lagi mengantri untuk melakukan absensi, mereka cukup menggunakan ponselnya untuk melakukan pencatatan kehadiran.
(image haermes)
Keuntungan dari menggunakan software absensi yaitu jauh lebih fleksibel daripada metode absensi manual. Apalagi, jika perusahaan Anda banyak memiliki karyawan yang perlu bekerja dari luar kantor atau dinas kerja.
Format absensi karyawan online umumnya memuat nama karyawan serta jabatannya. Selain itu terdapat tombol “Clock-In” dan “Clock-Out” sebagai tanda waktu kedatangan dan waktu pulang dari karyawan tersebut.
Selanjutnya sistem akan mengolah secara otomatis dan dapat ditampilkan menjadi informasi yang akurat ketika digunakan untuk menghitung total gaji karyawan di akhir bulan.
Mudahnya absensi menggunakan Haermes
Haermes aplikasi software yang mudah digunakan untuk karyawan, Pada HRIS software seperti Haermes terdapat fitur Employee Self-Service (ESS) di mana karyawan dapat mengakses kebutuhan mereka secara mandiri. Mungkin sebelum pandemi perusahaan Anda masih menggunakan tanda tangan di atas kertas untuk approval, pengajuan cuti, pengajuan claim, dan lainnya. Namun, tentu saja kebiasaan ini berubah karena karyawan harus bekerja dari rumah (Work From Home).
Dengan menggunakan ESS mobile, bekerja remote pun tidak akan menjadi hambatan bagi karyawan karena segala kebutuhan mereka dapat diakses melalui ponsel mereka sendiri.
Ingin tau bagaimana tampilan mobile aplikasi Haermes? Baca penjelasan lengkapnya di Haermes: Employee Self-Service Mobile untuk Mendukung Karyawan Remote.
