Resign adalah istilah yang sudah akrab di telinga karyawan. Sebagai istilah dalam Bahasa Inggris, pengertian resign artinya berhenti atau mengundurkan diri dari pekerjaan.
Bagi banyak pekerja, resign adalah suatu keputusan yang sulit, terlebih apabila pekerjaan itu terbilang nyaman dan sudah ditekuni selama bertahun-tahun.
Seringkali, resign adalah pilihan terakhir. Walau sang karyawan tampaknya terlihat baik-baik saja, nyatanya ada lebih dari seribu alasan mengapa pada akhirnya seseorang memutuskan untuk resign.
Keputusan tersebut tentu bukan hal yang mudah, membutuhkan waktu lebih dari sehari untuk meyakinkan diri sendiri hingga akhirnya siap untuk melangkah pergi.
Sebelum kamu memutuskan untuk resign, banyak hal yang perlu dipersiapkan. Jika keputusanmu untuk meninggalkan pekerjaan saat ini sudah bulat, ada beberapa persiapan yang harus dilakukan sebelum kamu resign kerja dan memulai petualangan baru di tempat lainnya.
Meski tekadmu telah penuh untuk melanjutkan karier di tempat atau kesempatan lain, bukan berarti kamu tidak perlu menyiapkan beberapa hal terlebih dahulu. Berikut beberapa hal yang perlu dipersiapkan sebelum kamu resign.
Rencana financial
Persiapan penting sebelum resign kerja yang tidak boleh terlupakan adalah merencanakan keuangan. Jangan sampai resign tanpa tabungan ataupun dana darurat.
Untuk beberapa waktu, kamu harus bisa hidup tanpa pemasukan yang pasti. Jadi, rencanakan dengan baik keuanganmu agar tidak mengalami kesulitan sehari-hari.
Surat pengunduran diri
Surat pengunduran diri atau resignation letter adalah hal lainnya yang wajib ada di daftar persiapan sebelum kamu resign kerja.
Tentunya, resignation letter harus direncanakan dengan baik agar proses pengunduran dirimu profesional dan bebas masalah. Gunakan bahasa yang baik dalam surat pengunduran diri yang diajukan kepada perusahaan.
Meskipun pasti ada keluh kesah, lebih baik fokus pada penyampaian hal-hal positif yang kamu dapatkan di perusahaan.
Perbarui CV dan Profil Profesional
Jika kamu mengharapkan pekerjaan yang lebih baik, tentu memperbarui CV dan profil di situs lowongan kerja harus dilakukan sebagai persiapan sebelum resign kerja.
Tambahkan pengalaman yang sudah didapat dari kantor yang akan ditinggalkan dan pastikan semua data baik di CV dan profil profesionalmu sama.
Atur Jadwal dan Buat Rencana
Persiapan yang juga sangat penting sebelum resign dari tempat kerja adalah menjadwalkan kapan kamu akan mengundurkan diri.
Etika yang baik sebelum resign adalah dengan memberitahu atasan tentang rencanamu paling tidak satu bulan sebelumnya.
Hal ini juga disebut jangka waktu pemberitahuan pengunduran diri atau one month notice. Dengan begitu, perusahaan bisa segera mencari penggantimu agar produktivitas tidak terganggu.
Kemudian, susun juga rencana mengenai hal apa saja yang akan dilakukan selepas berhenti. Misalnya, jika ingin beristirahat, berapa lama sebelum melamar pekerjaan lagi?
Jika ingin membuka usaha, langkah-langkah apa yang harus diambil? Pastikan kamu tidak berhenti kerja tanpa rencana apapun, ya.
Minta dan Berikan Rekomendasi Rekan Kerja
Agar profil profesionalmu tampak lebih keren lagi, mintalah testimoni atau rekomendasi rekan kerja sebelum resign. Menurut The Balance Careers, ada baiknya jika kamu pun menulis opinimu tentang kinerja rekan kantormu juga.
Mintalah pada semua orang yang pernah bekerja denganmu termasuk pelanggan jika ada. Hal ini bisa membuatmu lebih cepat mendapatkan pekerjaan baru.
Kumpulkan Portfolio
Portfolio adalah hal penting yang harus jadi bagian dari persiapan sebelum resign kerja.
Namun, hati-hati dalam mengumpulkan portfolio hasil kerjamu. Pastikan portfolio yang dibawa merupakan portfolio bebas kepemilikan.
Segala hal yang wajib dikembalikan pada kantor harus diserahkan sepenuhnya, termasuk portfolio hasil kerjamu selama ini jika peraturannya menetapkan demikian.
Susun Poin yang Harus Disampaikan pada Atasan
Hal yang tidak bisa dielakkan sebelum mengundurkan diri adalah membincangkan rencanamu dengan atasan.
Oleh karena itu, persiapan wajib yang harus kamu lakukan sebelum resign kerja adalah menyusun poin-poin penting yang harus disampaikan pada atasan mengenai alasanmu mengundurkan diri.
Lakukanlah secara profesional dan hanya ceritakan hal-hal yang relevan dan penting, hindari topik pembicaraan yang tidak ada hubungannya dengan rencana pengunduran diri.
Siapkan Diri untuk Exit Interview
Exit interview adalah wawancara yang dilakukan sebelum seorang karyawan meninggalkan kantor. Biasanya, hal ini dilakukan agar perusahaan bisa meningkatkan lingkungan kerja dan sistemnya supaya pekerja lainnya bisa lebih nyaman bekerja.
Jangan khawatir, wawancara ini tidak seseram wawancara masuk kerja. Namun, ada pertanyaan-pertanyaan exit interview yang jawabannya harus kamu persiapkan dengan baik agar perusahaan bisa berkembang dan belajar dari masukan yang diberikan.
Setelah kamu tau hal yang perlu dipersiapkan untuk melakukan pengunduran diri, ada hal yang tak kalah penting dari 8 poin diatas. Kamu perlu mempersiapkan serah terima pekerjaan atau handover.
Baca juga: Mau Resign? Berikut Alasan Lengkap dan Waktu yang Tepat Mengajukannya
Apa itu handover pekerjaan?
Serah terima pekerjaan atau handover adalah hal yang umumnya dilakukan ketika seseorang resign. Namun, selain karyawan resign, proses serah terima pekerjaan juga dapat berlaku ketika menggantikan rekan kerja mengajukan cuti panjang seperti cuti melahirkan.
Biasanya karyawan tersebut juga menyertakan surat serah terima pekerjaan agar proses resign atau cuti yang dilakukan berjalan lancar.
Untuk itu, Kamu perlu mengetahui bagaimana cara membuat surat handover ketika hendak resign.
Bagaimana Cara Serah Terima Pekerjaan?
Perencanaan dan pelaksanaan proses serah terima adalah tanggung jawab utama dari karyawan yang keluar. Berikut adalah langkah-langkahnya untuk proses serah terima yang baik:
Diskusikan dulu rencana handover dengan manajer/supervisor
Jika kamu sudah mengetahui kapan tepatnya penggantimu mulai efektif bekerja, diskusikan dengan manajermu. Hal ini penting untuk menentukan bagaimana detail proses serah terima pekerjaan akan dilaksanakan.
Manajer atau supervisor adalah pihak yang akan bertanggung jawab untuk memastikan prosedur handover dilaksanakan semaksimal mungkin.
Maka dari itu, tanyakan seberapa besar kontribusi yang ia harapkan dari kamu dan apa yang harus kamu prioritaskan selama masa serah terima ini.
Kamu juga bisa menyisihkan waktu untuk berdiskusi dengan rekan kerja lainnya tentang rencana serah terima. tanyakan apa saja yang harus kamu prioritaskan dari sudut pandang mereka. Jika ada isu baru yang belum kamu ketahui, manfaatkan kesempatan ini untuk mencari informasi dan merancang solusinya.
Siapkan dokumen serah terima
Ada baiknya untuk mulai menyiapkan draf dokumen serah terima pekerjaan begitu kamu tahu seberapa besar peranmu dalam proses ini dan kapan penggantimu akan mulai bekerja.
Di luar itu, menurut Chron, dokumen ini bisa bermanfaat jika proses transisimu berlangsung dalam waktu pendek. Dokumen serah terima biasanya mencantumkan:
- Informasi rinci seputar day-to-day task list, deskripsi tugas, jadwal kerja, dan prioritas kerja.
- Deskripsi proses kegiatan harian saat bekerja.
- Daftar hal-hal penting yang harus dilakukan saat ini dan tanggung jawab yang harus dipenuhi dalam waktu dekat (deadline, rencana proyek, meeting, dsb).
- Berkas-berkas penting terkait pekerjaan yang harus diserahkan.
- Akses ke semua dokumen, spreadsheet, dan file online yang relevan.
- Apa saja yang diharapkan dari karyawan pengganti.
- Daftar kontak yang berkaitan dengan pekerjaan, meliputi klien, stakeholders, manajer, dll.
- Detail semua login dan kata sandi dari akun-akun yang relevan.
- Informasi tentang pekerjaan yang sedang berprogres.
- Masalah yang sedang berlangsung yang memengaruhi proyek.
- Kalender berisi rencana kegiatan dan tenggatnya.
- Panduan untuk mengakses berkas dan direktori di komputer.
Serahkan dokumen ini secara langsung pada orang yang menggantikanmu. Manfaatkan juga kesempatan ini untuk menjelaskan informasi penting kepadanya.
Selain itu, momen ini bisa dimanfaatkan penggantimu untuk menanyakan hal-hal tertentu yang mungkin tidak ada di dokumen agar serah terima bisa berjalan dengan baik.
Sisihkan waktu untuk mentoring karyawan pengganti
Proses serah terima pekerjaan sangat penting untuk menjaga kelancaran kegiatan operasional perusahaan. Saat mentoring dan berdiskusi, berikan gambaran tentang situasi kerja dan jelaskan konteks pembicaraan agar tidak ada informasi yang terlewat.
Jika ia terbentur suatu masalah, bantu temukan penyebabnya dan cari solusinya bersama-sama. Karyawan baru biasanya merasa sungkan atau segan untuk bertanya dalam beberapa hari pertama. Jelaskan bahwa kamu siap memberikan dukungan dan bantuan jika dibutuhkan.
Dengan demikian, kalian berdua bisa saling mendukung untuk memenuhi tanggung jawab selama masa serah terima pekerjaan.
Buat batas waktu
Seperti mengerjakan proyek dengan deadline khusus, proses handover juga ada batas waktunya agar tidak jadi berlarut-larut.
Melansir CIO, durasi proses serah terima pekerjaan yang efektif dan efisien adalah sekitar 2 minggu. Namun, perencanaan durasi handover dapat bervariasi sesuai kebutuhan dan kondisi pada saat itu.
Kamu mungkin butuh mengarahkan, mengajari, atau melatih karyawan pengganti secara intensif selama beberapa jam hingga beberapa hari atau beberapa minggu.
Hal itu terutama jika tugas-tugas yang diwarisinya banyak dan berskala besar. Pembatasan durasi waktu serah terima pekerjaan memastikan bahwa setelah proses selesai, individu yang bersangkutan dapat kembali fokus pada pekerjaan inti yang harus dikerjakan masing-masing.
Adanya pembatasan durasi serah terima juga memudahkan manajer melakukan pemantauan untuk memastikan bahwa prosesnya selesai dalam waktu yang ditentukan.
Adakan meeting di akhir untuk membahas proses handover
Sebelum kamu benar-benar keluar, pastikan untuk mengakhiri proses serah terima pekerjaan dengan meeting bersama manajer dan karyawan penggantimu.
Meeting ini adalah kesempatan yang bagus, dan terakhir, untuk memastikan bahwa ia sudah memahami peran dan tanggung jawabnya di tempat kerja tersebut.
Oleh karena itu, mintalah dia untuk menyiapkan pertanyaan, kekhawatiran, sampai isu-isu tak terduga yang mungkin dihadapinya selama handover. Manfaatkan juga kesempatan meeting handover ini untuk meminta saran atau informasi penting lainnya dari kacamata manajer kamu berdua.
Contoh Surat Serah Terima Pekerjaan Karena Resign
Di bawah ini ada dua contoh surat serah terima pekerjaan dengan alasan resign yang bisa menjadi referensi kamu:
PT Creative Young
Jl. Bunga Mawar, No. 4, Jakarta Selatan
Telp. (021) 987655 Fax. (021) 987654
Website: www.creativeyoung.com Email: [email protected]
SURAT SERAH TERIMA JABATAN
Pada Hari Sabtu tanggal 20 September 2020, telah dilakukan serah terima jabatan sebagai berikut:
Nama: Esmeralda Gauri
TTL: Surabaya, 20 November 1992
Jabatan: Manajer Executive
Alamat: Jl. Mengkudu Hijau, Gg. 15
Yang bersangkutan akan disebut sebagai Pihak Pertama
Nama: Muhammad Hirzi Jamaludin
TTL: Semarang, 29 Juli 1985
Jabatan: Manajer Keuangan
Alamat: Jl. Salak, No. 8
Yang bersangkutan selanjutnya akan disebut sebagai Pihak Kedua.
Berdasarkan surat keputusan yang dibuat oleh jajaran direksi PT Creative Young yang berkaitan dengan adanya pengunduran diri, maka Pihak Pertama secara resmi menyerahkan jabatannya kepada Pihak Kedua dan Pihak Kedua juga telah resmi menerima jabatan yang diberikan atau yang diserahkan oleh Pihak Pertama.
Adapun ketentuan-ketentuan yang harus diperhatikan oleh kedua pihak akan dijabarkan pada penjelasan di bawah ini:
Pihak Pertama yang sebelumnya menjabat sebagai Manajer Executive telah secara resmi menyerahkan jabatannya kepada Pihak Kedua yang sebelumnya menjabat sebagai Manajer Keuangan. Surat serah terima jabatan ini berlaku mulai tanggal 20 September 2020 yang secara otomatis menandakan bahwa Pihak Kedua sudah langsung bisa menduduki dan bekerja sesuai dengan jabatan yang diamanahkan kepadanya.
Pihak Kedua sudah memiliki kewenangan penuh di dalam menyusun rencana atau rancangan kegiatan sesuai dengan jabatan yang diamanahkan kepadanya.
Demikian surat ini dibuat dengan sebenar-benarnya dan tanpa adanya paksaan atau tekanan dari manapun.
Jakarta, 20 September 2020
Pihak Pertama Pihak Kedua
(Esmeralda Gauri) (Muhammad Hirzi Jamaludin)
Itu dia penjelasan mengenai resign, handover pekerjaan, hingga contoh surat terima pekerjaan. Semoga artikel ini bermanfaat untuk kamu.
