Fitur keamanan software CRM (Customer Relationship Management) Anda itu penting. Pernyataan ini diperkuat melalui Press Release dari Total Dealer Compliance. Menurut survei, 84% konsumen tidak mau membeli produk di perusahaan yang data pelanggannya pernah bocor. Bahkan, menurut survei yang sama, hanya 30% perusahaan dealer kendaraan bermotor yang sudah memiliki Engineer di bidang Computer and Network Security.
Perlu diingat, Software CRM bisa memudahkan bisnis Anda untuk mencari calon pelanggan hingga ‘merawat’ mereka sampai menjadi pelanggan. Karena itu, Anda sebaiknya mengalokasikan sejumlah ‘sumber daya’ untuk memperkuat keamanan software CRM tersebut. Hal ini bertujuan agar data pelangan Anda terlindungi dari adanya serangan cyber penyebab data breach di luar sana.
Setidaknya, langkah awal yang bisa Anda lakukan adalah memastikan kalau Anda sudah memilih atau menggunakan software CRM yang sudah dilengkapi fitur keamanan yang kuat. Berikut ini beberapa fitur keamanan software CRM yang harus Anda perhatikan, menurut Devin Partida, Editor-in-Chief dari ReHack Magazine.
Fitur Keamanan Software CRM Menurut Editor-in-Chief ReHack Magazine
1.) Pastikan Anda Menggunakan Cloud-based CRM
Software CRM berbasis cloud kemungkinan besar akan dihosting di sebuah Virtual Private Cloud (VPC). Manfaat dari istilah virtual dan private akan Anda dapatkan di sini. Anda dapat mengakses software ini sepanjang asalkan ada koneksi internet. Pilihan semacam ini tentu akan lebih menghemat budget Anda karena Anda tidak perlu membangun sebuah ruangan server fisik plus perawatannya di area kantor.
Beberapa penyedia software CRM berbasis cloud juga punya fitur backup berkala dan disaster recovery. Hal ini memastikan software CRM Anda tetap bisa digunakan meskipun ada hambatan.
2.) Anti-virus atau Anti-malware Bawaan
Fitur keamanan software CRM berikutnya adalah Antivirus bawaan untuk mencegah malware atau serangan cyber lainnya. Sebaiknya, Anda menanyakan ke provider software CRM terkait perlindungan real-time dari virus atau malware ini. Menurut survei yang sama di atas, hampir 70% perusahaan dealer kendaraan bermotor yang tidak ‘up-to-date’ dengan perangkat lunak antivirusnya.
Sekali lagi, luangkan waktu, tenaga, dan biaya untuk hal ini. Pastikan software CRM punya antivirus bawaan dan pastikan Laptop atau Desktop PC seluruh user yang akses software CRM tersebut juga punya perangkat lunak Antivirus yang kuat.
3.) Autentikasi Dua Faktor/Langkah
Memperkuat software CRM Anda dengan autentikasi dua faktor akan membantu administrator memvalidasi akses dan memastikan bahwa hanya user berwenang yang dapat mengakses software CRM. Fitur ini mengharuskan pengguna untuk melakukan 2 langkah autentikasi (bisa email, OTP, Sidik Jari dan lainnya) sebelum mereka bisa masuk dan menggunakan software tersebut.
Anda bisa menganggap autentikasi dua faktor seperti saat Anda mau bepergian menggunakan moda transportasi umum jarak jauh. Anda pasti akan memberikan Boarding Pass dan ID Card ke petugas sebelum masuk. Hal ini dilakukan untuk memastikan bahwa penumpang/user memang berhak naik/menggunakan kendaraan/software tersebut.
4.) Mematuhi Regulasi
Mengetahui di mana lokasi data Anda dihosting sangat penting, terutama untuk CRM berbasis cloud. Hosting data dan penggunaan data harus selalu mematuhi peraturan dan regulasi setempat. Misalnya, penggunaan data pelanggan melalui software CRM Anda harus mematuhi General Data Protection Regulation (GDPR) jika bisnis Anda beroperasi di Uni Eropa. Di peraturan GDPR, Anda perlu meminta persetujuan dari prospek atau pelanggan sebelum Anda bisa mengumpulkan informasi melalui formulir web. Perlu diingat, setiap wilayah pasti punya regulasinya sendiri, apapun itu, Anda harus mematuhinya.
Pastikan software CRM pilihan Anda aware dengan area ini. Kemungkinan besar, Anda bisa memilih sendiri mau dihosting di wilayah mana software CRM Anda. Di sinilah, Anda harus tanya ke penyedia, apakah Anda, provider software, bisa mematuhi regulasi di wilayah ini.
5.) Fitur Enkripsi Data
Ada saatnya di mana suatu data dari software CRM itu di transfer ke orang lain untuk suatu keperluan. Layaknya pemikiran seorang ‘pencuri’, data akan lebih mudah dicuri saat data itu masih berada di dalam proses transfer.
Fitur enkripsi memastikan data Anda tidak dapat dibaca, bahkan jika seseorang dari luar perusahaan Anda melihatnya. Data diacak dan dibentuk menjadi suatu kode yang hanya dapat diuraikan dengan kunci yang benar — dalam hal ini, adalah password yang Anda terapkan. Kemampuan untuk mengenkripsi data adalah fitur standar yang harus ada di setiap software. Jadi, pastikan software CRM pilihan Anda memiliki fitur ini.
6.) Kebijakan Password
Sebanyak apapun password yang Anda terapkan di software tidak akan mampu membendung serangan cyber, jika password-nya lemah. Hmm… 12345678 adalah contoh password lemah. Karena itu, CRM Anda harus punya fitur mendeteksi password lemah atau kemampuan untuk nge-generate password kuat.
Password kuat ini biasanya memiliki ciri-ciri seperti: lebih dari enam karakter, harus ada angka dan simbol, password harus direvisi setiap satu bulan sekali, password tidak boleh sama dengan password yang sudah digunakan dan lainnya.
7.) Fitur Throttling dan Block Alamat IP
Salah satu serangan cyber yang paling umum adalah mengirim load banyak ke server sampai overload. Hal ini mengakibatkan server Anda melambat sampai benar-benar berhenti. Setelah berhenti, server Anda akan diambil alih oleh mereka para penyerang.
Ada dua hal umum yang bisa dilakukan untuk mengatasi hal ini.
Pertama adalah memasang fitur ‘throttling’. Misalnya, tiba-tiba server loadnya naik secara signifikan dan konstan, maka fitur ini akan memberi peringatan serta menahan load agar tidak mencapai titik didihnya.
Kedua adalah memasang fitur block alamat IP. Jika ada alamat IP yang tidak dikenal tiba-tiba minta akses masuk, maka fitur ini akan memblokir alamat IP itu. Selain itu, Anda juga bisa membatasi akses alamat IP tertentu terhadap suatu software untuk menjaga keamanan.
Serangan Cyber bisa Terjadi ke Bisnis Apapun
Anda mungkin berpikir kalau bisnis Anda tidak berada di radar hacker karena suatu alasan, alasan ukuran bisnis dan geografis misalnya. Tolong diingat, mari berhenti berpikiran seperti ini. Jangan biarkan perusahaan Anda menjadi korban data breach skala apapun. Data adalah bagian integral dari semua ukuran bisnis. Data breach sekecil apapun pasti punya konsekuensi jangka panjang, seperti hilangnya data pelanggan untuk bisnis Anda.
Berinvestasilah ke sebuah software CRM berbasis cloud dengan fitur keamanan yang kuat. Anda bisa merujuk ke 7 fitur keamanan di atas sebagai panduan. Anda bisa mendapat informasi lebih lanjut terkait software CRM dengan klik banner di bawah ini. Terima kasih sudah membaca dan semoga bermanfaat.
