Definisi Sederhana dari Project Management Software
Project Management Software adalah sebuah alat yang biasanya digunakan oleh team leader atau project manager untuk memantau progress dari semua assignments dalam suatu proyek. Sofftware ini memungkinkan project manager untuk menetapkan role, tugas, deadline, dan menandai milestones yang tercapai oleh anggota timnya. Tidak hanya itu, semua fungsi dan monitoring tersebut bisa Anda akses dalam satu portal terpusat.
Tidak bisa dipungkiri kalau software ini memang benar-benar berguna bagi kelangsungan mayoritas bisnis. Namun, sayangnya, sebuah laporan survei menunjukkan fakta yang mengejutkan.
Menurut laporan survei dari Wellingtone yang berjudul “The State of Project Management 2020”, hanya 35% project manager yang puas dengan project management software yang ada di kantornya. Dan, yang menempati posisi ‘pertama’ adalah project manager yang “somewhat dissatisfied” dengan project management software-nya.
Permasalahan yang muncul saat memilih Project Management Software ini harus segera diselesaikan.
Untuk itu, Young Enterprise Council memberikan beberapa tips atau langkah bagaimana caranya memilih project management software yang baik untuk perusahaan Anda. Mari kita mulai.
Langkah yang Perlu Diperhatikan saat Memilih Project Management Software
1.) Identifikasi Tantangan dan Kendala
Buatlah sebuah daftar yang berisi semua tantangan dan kendala yang Anda, Project Manager atau Team Leader, sedang hadapi. Cobalah untuk sespesifik mungkin, sehingga akan jelas opsi Project Management Software mana yang berpotensi cocok dengan Anda dan mana yang tidak cocok.
Hmm… dalam sebuah tim, biasanya, ada beberapa ‘ciri khas’. Misalnya, ada tim yang fokus ke alur kerja agar tetap teratur, ada tim yang fokus ke komunikasi dan koordinasi, ada tim yang fokus ke elemen scheduling dan budgeting, dan ada tim yang mencakup itu semua.
Apapun fokusnya, Anda harus ‘mencatat’ semua tantangannya. Anda bisa coba gunakan pertanyaan ini sebagai gambaran.
- Budget
- Ukuran tim Anda dan potensi scaling dari si software-nya
- Kemampuan Integrasi dengan Sistem
- Fitur Approval atau Perizinan
- Kapasitas Penyimpanan Data
- Keamanan Digital
2.) Buatlah Daftar Fitur yang Harus Ada di Software
Setelah mengidentifikasi kendala atau tantangan (bisa juga ditambahi dengan kebutuhan perusahaan, alur kerja proyek, dan lainnya), buatlah daftar fitur apa saja yang Anda butuhkan di dalam Project Management Software itu. Kalau boleh menyarankan, coba cari software yang memiliki UI dan UX yang intuitif. Mengapa? Karena akan memudahkan seluruh anggota tim Anda saat menggunakannya. Beberapa contoh fitur lainnya yang penting adalah:
Central Dashboard: Pastikan anggota tim Anda bisa mengakses dashboard mereka sendiri. Di situ, mereka harusnya dapat melihat tampilan lengkap dari semua tugas yang diberikan, tanggal jatuh tempo, proyek yang sedang berjalan, pencapaian milestones dan status progress atau completion mereka.
Kustomisasi: Hindari software yang ‘statis’ atau tidak bisa dikustomisasi sesuai kebutuhan.
Kolaborasi: Pastikan project management software pilihan Anda memiliki fitur untuk memungkinkan kolaborasi dan komunikasi di antara anggota tim.
Role atau Ownership Assignment: Anda dapat menambahkan anggota tim ke setiap tugas. Kemudian, Anda juga bisa menetapkan seseorang sebagai penanggung jawab di suatu proyek.
Integrasi Sistem: Fitur luar biasa ini memungkinkan Anda untuk mengintegrasikan Project Management Software dengan software lainnya yang Anda gunakan.
3.) Uji Dulu Software-nya bersama Project Manager Lainnya
Hampir tidak mungkin Anda bisa membuat keputusan dalam memilih Project Management Software mana yang paling sesuai tanpa menggunakannya terlebih dahulu.
Coba tanya provider Project Management Software, apakah ada demo gratisnya. Kemudian, kalau memungkinkan, Anda harus coba software ini selama 3 minggu atau satu bulan. Durasi tersebut sangat ideal untuk memastikan apakah software ini benar-benar membawa kemajuan atau justru kemunduran.
Jika provider tidak berkenan memberikan demo, itu tandanya Anda harus move on dari provider tersebut. Tolong diingat kembail, di sinilah, Anda dapat merasakan UI dan UX dari software tersebut. Anda dan Project Manager lainnya bisa melakukan ‘tugas-tugas’ tanpa harus kebingungan dengan menunya.
4.) Uji Software-nya dengan Anggota Tim Anda
Jika Anda ‘berinvestasi’ dalam software atau tool baru untuk tim Anda, maka Anda harus memastikan tim Anda berada di dalamnya. Setelah uji coba dengan sesama Project Manager, saatnya Anda melakukan hal yang sema dengan anggota tim Anda.
Untuk menguji opsi Anda secara efektif, gunakan opsi tersebut dengan tim Anda sedekat mungkin dengan cara kerja biasa. Berikut adalah beberapa tugas yang ingin Anda tangani sehingga Anda dapat melihat cara kerjanya di aplikasi yang Anda uji:
Anda bisa melakukan beberapa hal seperti ini:
- Beri anggota tim Anda akses dengan berbagai tingkat perizinan.
- Buat tugas dan subtugas dan assign ke anggota tim (gunakan case tugas yang real agar semuanya tampak lebih realistis).
- Setting notifikasi.
- Gunakan berbagai shared file (kalender, Kanban, Gantt atau apapun yang tersedia).
- Tetapkan deadline dan completion dan tandai item sebagai selesai.
- Dan, yang tak kalah penting, fungsi pelaporan bug.
Pastikan sebanyak mungkin anggota tim mendapatkan “praktik” ini. Dorong mereka untuk memberikan pendapat dan pilihan. Coba berikan mereka daftar kendala dan tantangan yang tadi Anda buat untuk referensi.
5.) Kumpulkan Semua Feedback dan Berdiskusi
Pastikan Anda mengumpulkan feedback dari sesama Project Manager dan tim Anda sendiri. Anda bisa melakukan beberapa berbagai opsi seperti ini:
- Wawancarai setiap anggota tim tentang pendapat mereka tentang setiap alat
- Kirim juga survei tertulis dengan gabungan open dan close questions untuk mendapatkan pemikiran mereka secara komprehensif
- Bertemu dengan seluruh tim sekaligus untuk berdiskusi bersama
- Hasil diskusi Anda angkat ke dalam diskusi dengan sesama Project Manager
6.) Hitung dan “Justify the Cost”
Sekilas, memperkenalkan dan mengimplemntasikan software baru pasti akan menghabiskan banyak waktu dan uang. Tetapi, kalau Anda bisa menemukan solusi yang tepat untuk alur kerja manajemen proyek Anda, semua proyek yang akan datang bisa diselesaikan dengan lebih berkualitas, efektif dan efisien.
Tidak ada cara yang pasti untuk menentukan ROI untuk software seperti ini. Ini adalah proses berkelanjutan yang mengharuskan Anda untuk melihat hal-hal yang tak tampak, seperti budaya perusahaan dan kepuasan karyawan.
Jadi…
Setelah Anda menemukan alat yang terasa benar, maka go for it. Mulailah dengan membeli kontrak bulanan atau jangka pendek dulu. Jika Anda akhirnya tidak ‘terkesan’, Anda bisa mengekspor data Anda ke Project Management Software lainnya nanti.
Untuk mengurangi kemungkinan salah pilih, ada baiknya Anda memulai sesi diskusi bersama kami terkait kebutuhan Anda pada Project Management Software. Terima kasih sudah membaca dan semoga bermanfaat.
