Presensi adalah tanda kehadiran dan wujud partisipasi seseorang dalam suatu agenda. Dalam dunia kerja, presensi berarti waktu atau masa kehadiran seorang karyawan di perusahaan untuk melangsungkan pekerjaan. Untuk mengukur performa karyawan diperlukan juga data presensi atau kehadiran.
Hanya saja, masih banyak dari kita yang sering salah kaprah dalam penggunaan istilah ini. Alih-alih menggunakan kata presensi, malah menggunakan kata absensi. Padahal, absensi sendiri berasal dari kata absen yang artinya tidak hadir.
Harapannya, setelah mengetahui lebih jauh mengenai presensi di artikel kali ini, Anda akan lebih luwes dalam menggunakan istilah yang benar dan sesuai dengan Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI).
Presensi Adalah Rekam Kehadiran Karyawan, Ketahui Lebih Jauh Tentang Ini
Mengutip dari KBBI, presensi berarti kehadiran. Asal katanya merupakan ‘presence’ dalam bahasa Inggris yang maknanya adalah kondisi di mana seseorang hadir, ada, terlibat dan muncul di suatu tempat atau kondisi tertentu.
Presensi seorang karyawan di tempat kerja dapat diaktualisasikan dengan tanggung jawabnya dalam melakukan pekerjaannya sehari-hari. Terutama pada hari kerja dan jam operasional perusahaan.
Sebagai salah satu rekam kehadiran karyawan, presensi wajib diadakan di perusahaan. Sistem presensinya pun bermacam-macam, mulai dari memakai metode konvensional hingga digital.
Tujuannya sama, untuk mendata jumlah kehadiran para karyawan. Gunanya tentu saja untuk menentukan performa dan besaran gaji yang bisa didapat para karyawan.
Kenali 3 Jenis Sistem Presensi Karyawan
Terdapat beberapa sistem presensi yang diterapkan di berbagai perusahaan. Setiap sistem tentu memiliki karakteristik masing-masing. Pemilihan satu sistem dibandingkan sistem yang lain tentu saja berdasar pada kebutuhan perusahaan dan kepraktisan yang didapatkan. Apa saja sistemnya?
1. Sistem Presensi Kartu
Anda pasti cukup familiar dengan sistem kartu sebagai presensi. Pada umumnya, perusahaan akan memberikan kartu identitas karyawan kepada masing-masing pekerjanya. Pada kartu tersebut, selain berisikan informasi data karyawan juga menjadi alat untuk melakukan presensi.
Tak jarang penggunaannya dengan memakai scanner atau bisa juga dengan tap in. Kelemahan sistem ini, kartu berpotensi disalahgunakan oleh orang lain dari luar perusahaan. Selain itu, karyawan juga bisa saja melakukan ‘titip absen’ kepada rekannya dengan menyerahkan kartu saja.
2. Sistem Presensi Fingerprint
Untuk sistem yang satu ini mengandalkan sidik jari para karyawan. Masing-masing dari karyawan akan diidentifikasi dan diverifikasi kehadirannya dengan menempelkan sidik jari pada mesin scanner. Aplikasi presensi satu ini kelihatannya paling banyak dijumpai.
Jika dibandingkan dengan sistem kartu, jelas presensi fingerprint lebih minim potensi untuk dicurangi. Sebab sidik jari antara satu orang dan yang lain jelas saja berbeda. Hanya saja, untuk melakukan pengolahan datanya masih harus dilakukan download dan analisa secara manual.
3. Sistem Presensi Online
Sementara itu, di era digital saat ini sudah mulai banyak perusahaan yang menerapkan presensi online. Inovasi pada pengolahan data presensi ini jelas saja memudahkan pekerjaan Human Resource. Hanya dibutuhkan gadget dan jaringan internet untuk bisa mencatat kehadiran karyawan.
Cocok untuk diterapkan di perusahaan yang memakai sistem kerja hybrid atau work from anywhere. Tidak khawatir karyawan mangkir dari pekerjaan, semua bisa terdata dengan presensi online. Selain itu, data kehadiran juga tersimpan dan terintegrasi dalam satu sistem yang telah di support dengan cloud.
Baca Juga: Presensi dengan Fingerprint, Face Verification atau Facial Recognition, Mana yang Terbaik?
Banyak Kelebihan, Faktor Sistem Presensi Online Patut Dipertimbangkan!
Anda bisa melakukan pengukuran produktivitas karyawan melalui data presensi. Data presensi bukan hanya sekadar data biasa, jika diolah dan dianalisis lebih mendalam bisa menunjukkan banyak hal.
Selain produktivitas, Anda juga bisa mengetahui perihal tingkat kedisiplinan karyawan Anda. Jika perusahaan Anda masih menggunakan sistem manual, sudah saatnya untuk mempertimbangkan ulang.
Simak alasan-alasan mengapa sudah saatnya bagi perusahan Anda untuk menggunakan presensi online di bawah ini! Bersiaplah untuk jadi lebih yakin dengan keunggulannya.
Lebih Efektif dan Efisien
Hasil riset menunjukkan bahwa tempat kerja yang memiliki kualitas engagement baik dengan karyawan lebih mudah meraih banyak profit. Keuntungan perusahaan bisa meningkat hingga 21%. Selain itu, tingkat ketidakhadiran karyawan juga menurun hingga 41%.
Tingkat ketidakhadiran jelas akan memberikan dampak buruk pada produktivitas karyawan. Dengan mengurangi potensi absen dan keterlambatan Anda bisa melakukan improvisasi dari bottom line.
Caranya tentu saja dengan melakukan tracking akurat pada kehadiran karyawan. Presensi adalah salah satu alat terbaik, apalagi jika menggunakan online-based software.
Hasil data lebih akurat dan bahkan bisa lebih real time. Akan ada notifikasi jika karyawan mengalami keterlambatan hadir atau bahkan tidak hadir ke kantor tanpa keterangan. Bahkan, sistem presensi online langsung bisa melakukan kalkulasi pemotongan gaji sebagai konsekuensi.
Baca Juga: Net Promoter Score (NPS) Adalah: Pengertian dan Cara Menghitungnya
Lebih Hemat Waktu dan Biaya
Menurut Founder Space, dibutuhkan rata-rata 7 menit per karyawan bagi Tim HR dalam mengkalkulasi payroll secara manual. Sekarang coba Anda bayangkan, apabila terdapat 50 karyawan di perusahaan Anda. HR harus mengalokasikan 350 menit atau 5 jam kerja hanya untuk melakukan penghitungan payroll. Sungguh tidak efisien dan pemborosan waktu.
Jika Anda mengandalkan presensi online, sistem akan secara otomatis melakukan kalkulasi secara lebih akurat. Selain lebih menghemat waktu juga tidak perlu memakan banyak biaya. Satu alat saja bahkan bisa juga dipakai untuk mentransfer payroll karyawan.
Lebih Transparan dan Meminimalisir Kecurangan
Dengan menggunakan sistem presensi online, lebih mudah dan fair bagi karyawan dan perusahaan dalam mengakses rekam data kehadiran. Dengan begitu, tidak akan ada potensi curang atau data yang ditutup-tutupi dari karyawan.
Kedua belah pihak sama-sama bisa mengakses data kehadiran. Selain itu, tidak akan ada kasus manipulasi kehadiran atau istilah “titip absen” lagi di antara karyawan. Bahkan jika karyawna terlambat smeenit saja, aplikasi presensi online bisa memberikan informasinya.
Hal ini tentu saja akan mendukung budaya kerja yang positif di perusahaan. Mulai dari transparansi, keadilan, dan kejujuran.
Rekomendasi Aplikasi Presensi Online yang Sesuai Kebutuhan Perusahaan Anda!
Seperti yang telah disebutkan di atas, presensi adalah data vital yang mempengaruhi produktivitas karyawan dan berdampak pada kesuksesan perusahaan. Berdasarkan penelitian, tidak mengherankan bila banyak perusahaan yang rela berinvestasi lebih untuk membangun sistem presensi online. Sebab banyak sekali keuntungan yang bisa diperoleh oleh perusahaan.
Software & aplikasi HRIS akan membantu perusahaan dalam membuat sistem yang terintegrasi dengan cloud. Dengan menggunakan Software HRIS Haermes dari PT Weefer Indonesia, perusahaan bisa mengelola database karyawan secara terpusat.
Fitur-fitur lain yang bisa dinikmati dalam satu aplikasi Haermes mencakup presensi digital, payroll, performance appraisal, employee self-service, rekrutmen, dan masih banyak lainnya. Semua fitur bisa digunakan dan dikustomisasi sesuai kebutuhan perusahaan Anda.
Konsultasikan kebutuhan perusahaan Anda dengan tim kami sekarang di sini. Dapatkan penawaran terbaik dan kualitas ideal yang akan menyempurnakan sistem pengelolaan kehadiran karyawan Anda.
