Sistem CRM adalah salah satu penopang kesuksesan bisnis Anda karena sistem ini berisi berbagai data yang sangat berharga. Beberapa contoh data yang tersimpan di sini meliputi, data intelijen perusahaan, data penjualan, data pelanggan, pola pembelian pelanggan hingga PII atau Personally Identifiable Information. Sebegitu pentingnya data CRM ini membuat Anda harus memikirkan betul masalah fitur keamanan CRM milik Anda.
Apa yang terjadi jika Anda tidak memikirkan fitur keamananan CRM Anda?
Data breach bisa saja terjadi di CRM Anda. Ketika hal ini terjadi, perusahaan Anda kemungkinan akan gulung tikar karena semua data Anda dijual di black market. Tidak hanya itu, Anda juga bisa diberi tuntutan hukum karena tidak bisa melindungi data pelanggan Anda. Apakah sampai sini saja? Tidak.
Ada kemungkinan kalau branding yang Anda bangun dengan susah payah juga akan terkena imbasnya. Dengan begitu banyaknya hal yang “dipertaruhkan”, sudah saatnya Anda memperhitungkan fitur keamanan CRM yang Anda pakai saat ini.
Berbagai ancaman dari data breach CRM
Schellman, salah satu perusahaan IT Audit dan Compliance, menyampaikan kalau pelaku kejahatan dapat mengeksploitasi beberapa data Anda melalui CRM, contoh hal yang bisa pelaku kejahatan lakukan adalah:
- Pencurian data pribadi
- Pencurian data medis
- Penipuan laporan
- Spionase tingkat negara
- Spionase tingkat perusahaan/kompetitif
- Tagihan palsu
- Menjual data ke pihak ketiga
- Dan, masih banyak lagi.
IBM dan Ponemon Institute dalam reportnya yang bertajuk “Cost of Data Breach 2022” pernah menyampaikan kalau ada 3 alasan utama mengapa cost dari data breach itu terus meningkat sejak tahun 2013.
Pertama, serangan siber terus mengalami peningkatan dalam sisi jumlahnya.
Kedua, konsekuensi finansial yang amat sangat besar dari hilangnya pelanggan karena data pelanggan bocor.
Ketiga, semakin banyak perusahaan mengeluarkan biaya besar untuk “mengobati” daripada “mencegah”serangan siber.
Para perusahaan cenderung menggelontorkan dana besar untuk kegiatan forensik, investigasi, audit, assessment, dan hire tim manajemen krisis untuk mencari tahu efek, penyebab, atau siapa yang bertanggung jawab dari data breach mereka. Padahal, akan jauh lebih baik jika mereka bisa antisipasi data breach ini dengan memerhatikan fitur keamanan CRM (atau software mereka yang lain).
Oh, ada satu hal lagi yang penting. Biasanya, ketika data breach terjadi, perusahaan akan fokus untuk periksa apakah peretas tadi bisa mencuri data keuangan/pembayaran keuangan. Kalau data ini aman, mereka akan merasa lega dan mengumumkan “kabar baik” ini ke publik. Mereka akan bilang semacam “tenang data penting kita aman dari para peretas.”
Hal ini kurang baik. Iya kalau peretas itu punya tujuan seperti itu, kalau tidak bagaimana? Mereka justru fokus mencari data pribadi, data intelijen perusahaan dan lainnya. Jadi, jangan sekali-kali meremehkan data breach apapun tujuannya.
Schellman menambahkan kalau data breach itu tidak hanya terjadi karena peretas eksternal. Terkadang, hal ini bisa terjadi dalam konteks internal, bisa karena karyawan, kontraktor, atau mitra bisnis Anda. Ada yang disengaja dan tidak sengaja, apapun itu ancaman data breach nyatanya ada di sekeliling Anda.
Karena itu, Schellman kali ini memberitahu kita semua apa saja langkah countermeasures dari hal ini.
7 Fitur Keamanan CRM yang harus Anda perhatikan
Untuk melindungi bisnis Anda dari ancaman yang ditimbulkan dari data breach dan untuk memastikan data pelanggan Anda agar tetap aman, penting sekali untuk memilih software CRM yang dilengkapi dengan kemampuan keamanan kuat. Berikut ini adalah enam contohnya:
#1) CRM berbasis cloud
Sebaiknya Anda memilih solusi CRM berbasis cloud yang dihosting di Virtual Private Cloud. Dengan memakai solusi berbasis cloud, Anda dapat mengakses CRM Anda kapanpun tanpa terikat letak geografis maupun zona waktu. Anda juga tidak perlu untuk membangun infrastruktur on-site CRM Anda, semuanya bisa dikelola dan dipantau melalui internet.
Beberapa dari Anda mungkin bertanya, apakah solusi ini benar-benar aman? Jawabannya adalah aman, asalkan Anda memilih provider CRM yang berkualitas. Beberapa manfaat yang bisa Anda dapatkan dari menggunakan CRM berbasis cloud adalah:
- VPC disegmentasi ke dalam grup untuk keamanan dan manajemen yang lebih baik, ini bertujuan untuk memastikan keamanan data
- Dengan keamanan menyeluruh, enkripsi yang ketat dan berbagai sertifikasi keamanan dan compliance lainnya, data Anda akan dijamin keamanannya
- Mudah digunakan dan diakses dari mana saja
- Bebas dari biaya perawatan karena tidak dihosting secara lokal oleh Anda
- Beberapa provider CRM menyediakan layanan backup setiap harinya.
#2) Perlindungan malware bawaan dan antivirus
Perangkat lunak antivirus/malware untuk CRM bertindak serupa dengan perangkat lunak antivirus yang Anda instal untuk laptop atau komputer pada umumnya. Pastikan CRM Anda memiliki perangkat lunak agar CRM Anda dapat terlindungi secara real-time. Luangkan waktu untuk mencari CRM yang selalu update terkait kemampuannya dalam menghadapi ancaman serangan siber, seperti tojan, malware, adware, virus, ransomware, dan lainnya.
#3) Perlindungan data
Mengetahui di mana data Anda dihosting sangat penting, terutama untuk CRM berbasis cloud. Hosting data harus mematuhi peraturan dan regulasi setempat. Misalnya, CRM Anda harus mematuhi kebijakan General Data Protection Regulation (GDPR) jika bisnis Anda berada di Uni Eropa. Di bawah GDPR, Anda perlu meminta persetujuan dari kontak atau prospek sebelum mengumpulkan detail melalui formulir web.
Di Amerika Serikat istilahnya adalah CCPA, Canada itu Digital Charter Implementation Act, China itu Personal Information Protection Law, India itu Personal Data Protection Bill, Thailand itu Personal Data Protection Act, dan Indonesia itu UU Perlindungan Data Pribadi.
Pastikan Anda berdiskusi tentang ini karena beberapa provider CRM memungkinkan data Anda untuk dihosting di berbagai negara.
#4) Alamat IP resmi
Dengan sebagian besar vendor saat ini menyediakan software CRM yang bisa diakses di smartphone, kini Anda dapat menyelesaikan transaksi dengan klien di manapun. Meskipun memiliki Virtual Private Network (VPN) dapat membangun koneksi yang aman dan terenkripsi, memiliki alamat IP resmi masih menjadi sesuatu yang penting, terutama jika sales representative Anda akan melakukan proses “tawar-menawar” melalui smartphone mereka.
Alamat IP resmi adalah alamat IP yang telah diidentifikasi untuk safe login oleh perusahaan tanpa meminta verifikasi identitas lagi untuk setiap login di jaringan. Anda sebaiknya memeriksa apakah CRM yang Anda pilih punya fitur semacam “hanya bisa akses dengan alamat IP terpercaya” dan fitur semacam “pembuatan IP resmi untuk masing-masing yang akan mengakses CRM.” Memiliki alamat IP resmi sangat penting untuk mengakses CRM dari jaringan WiFi publik. CRM yang tidak memiliki alamat IP resmi dapat berisiko terkena serangan siber, malware, dan pencurian data.
#5) Autentikasi dua langkah
Pastikan CRM Anda memiliki fitur keamanan autentikasi dua langkah. Metode autentikasi ini bisa membantu administrator CRM dalam memvalidasi akses dan memastikan bahwa hanya pengguna resmi yang dapat mengakses CRM. Pikirkan autentikasi dua langkah sebagai pemeriksaan identifikasi saat bepergian. Anda pertama-tama memberikan boarding pass Anda dan kemudian bukti ID untuk menetapkan kredensial Anda. Bahkan jika semisal kata sandi Anda “disusupi” orang lain, dengan autentikasi dua langkah, Anda tetap dapat mengambil alih kembali akses tersebut.
#6) Manajemen akses pengguna dengan RBAC
Akan memakan waktu yang lumayan lama jika Anda harus mengatur akses bagi sales representative atau siapapun yang akan akses CRM satu-persatu, saat operasional bisnis lagi naik-naiknya. Untuk itu, sebuah fitur bernama Role-based Access Control akan memudahkan hal ini
#7) Pencegahan kehilangan data
Oke, satu ini adalah fitur yang benar-benar semacam “kalau tidak ada tidak apa-apa, kalau ada akan sangat baik sekali.” Fitur Data Loss Prevention (DLP) adalah metode keamanan yang berfungsi untuk mendeteksi potensi kebocoran atau pelanggaran data dan memblokirnya secara proaktif. Sistem DLP dapat dipasang di tingkat jaringan, aplikasi, atau end point untuk menghentikan data sensitif meninggalkan “batas” yang telah ditentukan sebelumnya.
Fitur ini bekerja dengan terus menganalisis traffic untuk mengidentifikasi data mana yang kemungkinan akan melakukan pelanggaran kebijakan privasi. Sayangnya, fitur ini jarang yang bersifat “native” di CRM. Anda biasanya harus menggunakan pihak ketiga untuk melakukan ini.
Fitur Keamanan CRM Harus Anda Dapatkan
Data adalah bagian integral dari perusahaan manapun. Data breach sekecil apapun akan menimbulkan konsekuensi jangka panjang. Semua efek buruk dari data breach kemungkinan besar dapat dicegah dengan berbagai fitur keamanan CRM. Karena itu, Anda sebaiknya mencari tahu provider software CRM yang mempunyai fitur ini.
Akan lebih mudah lagi jika Anda menemukan partner regional dari software CRM yang Anda pilih. Mengapa? Karena Anda dapat berdiskusi lebih dalam terkait ini tanpa ada language barrier dan pastinya Anda akan mendapatkan harga yang lebih spesial. Klik banner di bawah untuk tahu lebih lanjut.
Oke, semoga bacaan ini bisa membantu Anda dan terima kasih.
