Jika Anda sedang mencari contoh surat dinas, Anda bisa mendapatkannya di sini. Segala keperluan bisnis sampai hari ini memang masih membutuhkan surat.
Adanya surat dapat mempermudah jalannya bisnis. Sebab surat dapat menghubungkan dua belah pihak yang tengah memiliki kepentingan.
Meski zaman sudah modern, perusahaan masih mengandalkan surat dinas dalam berkomunikasi. Hanya saja, saat ini surat dinas telah banyak dibuat dalam bentuk digital. Di sini akan diulas lebih jauh mengenai surat dinas untuk bisnis.
Pengertian Surat Dinas
Sebelum melangkah lebih jauh ke contoh surat dinas. Ada baiknya untuk memahami apa itu surat dinas?
Surat dinas merupakan salah satu jenis surat yang sifatnya resmi. Dengan begitu, dalam penyusunan kalimatnya membutuhkan penggunaan kalimat formal yang sesuai dengan kaidah Ejaan Yang Disempurnakan (EYD).
Penulisan surat dinas juga sebaiknya singkat, padat, komunikatif dan informatif. Tidak hanya dipahami oleh pembuatnya saja, namun juga oleh penerima.
Meski bertajuk surat dinas, bukan berarti hanya lembaga kedinasan dari pemerintahan saja yang berhak mengeluarkan surat ini. Surat dinas bisa juga dirilis oleh perusahaan-perusahaan baik milik negara maupun swasta.
Secara umum, contoh surat dinas berisi hal-hal yang sifatnya berupa pemberitahuan, laporan, perizinan, kerja sama maupun permohonan akan hal-hal tertentu. Harapannya, setelah membaca artikel Weefer kali ini, Anda lebih memahami penggunaan surat dinas yang tepat.
Baca Juga: Contoh Surat Perjanjian Jual Beli Terbaru & Contohnya
Fungsi Surat Dinas
Contoh surat dinas yang dikeluarkan oleh perusahaan tentu memiliki tujuan yang berbeda-beda. Tujuan tersebut juga akan selaras dengan fungsinya. Berikut ini adalah fungsi-fungsi surat dinas yang bisa Anda ketahui.
Sebagai Pengingat
Dengan rutin merilis surat dinas pada setiap kegiatan penting perusahaan, maka dapat menjadi pengingat atau arsip perusahaan. Sehingga kedepannya dalam memutuskan sesuatu bisa dipertimbangkan atau meninjau dari arsip kegiatan masa lampau.
Sebagai Pedoman Kerja
Tidak hanya dibuat semata-mata untuk formalitas saja. Contoh surat dinas tidak jarang juga difungsikan sebagai pedoman kerja. Sehingga lebih mudah bagi para pebisnis dalam mengeksekusi kerjasama.
Sarana Informasi
Adanya surat dinas juga dapat sebagai media dalam penyebaran informasi baik kepada internal perusahaan maupun pihak eksternal. Apalagi jika perusahaan merupakan skala besar dengan ratusan karyawan.
Tentu tidak mudah menginformasikan sesuatu secara tatap muka di town hall. Contoh surat dinas bisa memudahkan persebaran informasi resmi dan lebih terpercaya.
Sebagai Pengikat
Rasanya akan berbeda jika menerima surat dinas yang resmi dengan pemberitahuan melalui pesan singkat. Informasi, arahan, ataupun permintaan jadi lebih terasa mengikat dengan adanya surat dinas.
Apalagi terdapat tanda tangan ataupun atas nama pihak yang memang berwenang. Dengan begitu, penerima surat juga akan lebih serius dan sungguh-sungguh menerimanya.
Sebagai Bukti
Tidak jarang dalam melakukan sebuah prosedur pada perusahaan memerlukan bukti konkret. Bukti sebagai penguat dan juga pendukung atas hal-hal yang bisa dipertanggungjawabkan. Bukti tertulis seperti contoh surat dinas resmi akan menguatkan sesuatu.
Jenis-Jenis Surat Dinas
Bagi Anda yang mungkin masih bertanya-tanya, kira-kira ada berapa jenis ya contoh surat dinas ini? Berikut ini adalah jenis-jenisnya!
Ditulis Berdasarkan Tujuan
Untuk jenis surat dinas yang satu ini biasanya dalam bentuk undangan, surat edaran, surat perintah, surat pemberitahuan, surat keputusan, surat permohonan dan masih banyak lagi. Dibuat berdasarkan tujuan surat tersebut ingin mengkomunikasikan hal apa.
Ditulis Berdasarkan Kerahasian
Perusahaan tidak bisa sembarangan merilis sebuah surat dinas kepada seluruh pihak. Ada contoh surat dinas yang memang tidak bisa diungkap isinya ke sembarang pihak, sebab sifatnya rahasia. Maka, hanya pihak tertuju dan tertentu saja yang bisa mengakses surat tersebut.
Ditulis Berdasarkan Urgensinya
Terkadang ada kondisi yang mendadak dengan sifatnya yang penting. Maka, perusahaan pun harus mengeluarkan surat dinas. Jika dilabeli pesan sangat segera, maka informasi tersebut juga akan ditindaklanjuti dengan cepat.
Baca Juga: Etika dan Cara Membuat Surat Undangan Rapat
Mengenali Karakteristik Contoh Surat Dinas
Hal yang membedakan surat pribadi dengan surat dinas adalah dari ciri khas atau karakteristiknya. Surat dinas memiliki bagian-bagian wajib yang harus tercantum pada badan surat. Berikut ini alasannya secara lebih detail.
Memiliki Kop Surat
Pada bagian teratas dari surat dinas, terdapat kop surat yang menunjukkan identitas perusahaan yang mengeluarkan surat tersebut. Biasanya dilengkapi dengan nama perusahaan, alamat, email, nomor telepon, fax. Tidak lupa pula mencantumkan logo perusahaan.
Format Penulisan Formal
Sementara itu, gaya bahasa untuk penulisan surat dinas harus menggunakan bahasa yang formal dan terkesan kaku. Sebab contoh surat dinas adalah jenis surat resmi kelembagaan. Menggunakan bahasa formal juga menunjukkan kesan sopan dan menghormati penerima surat.
Tak hanya itu saja, struktur penyusunannya pun terdiri dari bagian pembuka, isi dan disertai penutup.
Memiliki Logo dan Stempel Resmi
Untuk memperkuat sifat resmi dan konkretnya, contoh surat dinas juga biasanya dilengkapi dengan logo perusahaan dan stempel resminya. Hal ini juga sebagai identitas dari pembuat surat. Sementara stempel yang disertakan menunjukkan bahwa surat memang resmi dan dibuat atas pengetahuan perusahaan dan pihak berwenang.
Terdapat Nomor Surat
Perusahaan tidak bisa sembarangan dalam mengeluarkan surat dinas. Diperlukan penomoran khusus untuk setiap surat yang dikeluarkan oleh perusahaan. Adanya nomor surat akan memudahkan perusahaan dalam melakukan proses pengarsipan dan sistem administrasi.
Tanggal Surat
Tanggal yang dicantumkan pada contoh surat dinas merupakan tanggal surat tersebut diterbitkan. Hal ini juga digunakan untuk memudahkan pengarsipan dokumen perusahaan.
Perihal
Bagian perihal harus diisikan dengan tujuan atau clue apa isi dari surat yang dibuat. Perihal ini sedikit banyak juga sama definisinya dengan sifat atau tujuan surat. Jika melengkapi surat resmi dengan perihal, maka akan memudahkan penerima untuk memahami isi keseluruhan dengan praktis.
Nama Penerima dan Alamat
Jangan sampai salah dalam membubuhkan nama penerima, jabatan, dan alamatnya. Sebab hal ini memang terlihat sepele, namun begitu krusial dan akan riskan jika sampai terjadi kesalahan penulisan.
Salam Pembuka
Penting untuk membuka contoh surat dinas dengan sapaan dan salam yang menunjukkan rasa hormat Anda pada penerima surat. Sapaan yang ditulis dengan baik ini menjadi pengantar yang mengarahkan penerima surat pada isi atau inti surat.
Isi Surat
Isi surat merupakan bagian inti dari sebuah surat dinas yang dirilis oleh perusahaan. Sebaiknya isi surat ini disampaikan dengan bahasa yang tidak bertele-tele. Dengan begitu, penerima surat menjadi lebih cepat paham akan tujuan pengirim surat. Isi surat akan menunjukkan dan menjelaskan tujuan utama dari dibuatnya surat tersebut.
Penutup
Bagian penutup merupakan akhir dari keseluruhan surat dinas. Jangan lupa untuk menyertakan salam penutup. Setelah itu di bawah paragraf penutup biasanya juga disertai dengan daftar tembusan.
Apa tujuan adanya tembusan? Sebagai pemberitahuan pada penerima surat bawah ada nama-nama lain sebagaimana tertulis di daftar tembusan yang juga menerima contoh surat dinas tersebut.
Kini Anda telah mengetahui lebih banyak mengenai contoh surat dinas, tujuan, fungsi dan ciri-cirinya. Dengan begitu, akan lebih mudah bagi Anda untuk membuat surat dinas yang sesuai dengan kebutuhan dan tujuan.
Untungnya saat ini sudah banyak perusahaan yang beralih ke metode surat-menyurat digital. Sehingga menjadi lebih efisien dan tentu saja ramah lingkungan karena paperless.
Sudah saatnya bagi Anda juga untuk memulai digitalisasi keperluan administrasi perusahaan Anda, termasuk surat menyurat. Komunikasikan kepentingan Anda dan buat jadi lebih praktis bersama Weefer Indonesia, selengkapnya di sini.
