Mengelola waktu Anda secara efektif supaya bisa bekerja dengan efisien dapat membantu Anda menyelesaikan lebih banyak hal dari hari ke hari. Hampir semua pekerja tahu akan hal ini, namun untuk benar-benar melakukan ini itu tidak mudah. Bahkan, sebuah riset di tahun 2014 dari salary.com, sudah membuktikan kalau 89% pekerja mengakui kalau dirinya itu pernah membuang waktu. Berdasarkan persentase, total waktu yang paling banyak dibuang adalah sekitar 1-2 jam. Untuk informasi, perjalanan dari rumah ke kantor, juga masuk ke dalam waktu ini. Lantas, mungkin Anda bertanya, survei itu di 2014 ya? Berarti pasti ada kemungkinan kalau sekarang akan berbeda. Iya, benar.
Voucher cloud pernah melakukan survei di tahun 2018 terkait apakah kamu merasa produktif dalam satu hari kerja kepada 1.989 pekerja di wilayah UK. 79% dari responden mengaku kalau mereka tidak produktif, sedangkan 21% sisanya mengaku kalau mereka produktif. Pertanyaan berlanjut ke berapa lama Anda bisa produktif dalam bekerja. Secara rata-rata, mereka hanya bisa produktif selama 3 jam. Sisa jamnya mereka gunakan untuk melakukan berbagai aktivitas lainnya, seperti:
- Browsing Sosmed – 47%
- Baca artikel berita atau yang lain – 45%
- Berdiskusi terkait pekerjaan dengan kolega – 38%
- Keluar ruangan untuk merokok – 28%
- Chat via aplikasi – 27%
- Minum atau makan makanan ringan – 25%
- Cari kerjaan baru – 19%
Perlu diingat, kegiatan di atas ini tidak 100% salah ya. Terkadang, semua karyawan itu butuh beberapa saat untuk melakukan itu biar pikiran mereka bisa tetap refresh. Namun, daftar kegiatan ini menjadi kurang benar kalau dilakukan secara berlebihan.
Oke, jadi adakah cara untuk mengurangi kebiasaan membuang waktu di kantor seperti yang ditulis di dalam daftar di atas?
Kebiasaan membuang waktu di kantor dan bagaimana cara menghindarinya
Berikut ini beberapa uraian singkat terkait kebiasaan membuang waktu yang sering Anda temui di lingkungan kerja dan cara apa yang bisa Anda lakukan untuk mengantisipasinya. Ingat, semua karyawan termasuk manajer juga bisa “terkena” ini, jadi mari kita simak bersama-sama agar semuanya bisa bekerja lebih efisien dan lebih baik.
1. Sosial media atau website yang mendistraksi
Sosial media adalah salah satu musuh terbesar dalam konteks membuang waktu. Terkadang, Anda seakan-akan terserap ke semacam “black hole” jika Anda tidak hati-hati. Awalnya, Anda ingin tahu berita terupdate yang terjadi di dunia dan ini hal yang baik. Namun, 15 menit berikutnya, Anda mungkin sudah masuk ke semacam perdebatan kusir terkait bagaimana caranya me-review sebuah makanan yang bahkan chef-nya sendiri pun tidak peduli dengan review apapun.
Solusinya: Tetapkan batasan untuk diri Anda sendiri. Gunakan fitur focus di smartphone Anda untuk memblokir sementara aplikasi yang mengganggu. Untuk PC, Anda bisa gunakan ekstensi atau aplikasi yang punya fungsi untuk memblokir website atau situs sosial media selama jam kerja.
2. Perhatikan E-mail
Di poin ini, mayoritas tergantung pada jobdesc Anda. Jika Anda dalam posisi yang mengharuskan Anda untuk merespon e-mail dengan cepat, maka Anda boleh memantau e-mail setiap saat. Di sisi lain, jika memang jobdesc Anda tidak harus pantau e-mail 100%, maka Anda harus hati-hati. Jangan sampai Anda menghabiskan waktu terlalu banyak di sini.
Solusinya: Tetapkan waktu tertentu untuk memeriksa email Anda, dan patuhi waktu tersebut. Anda bisa pilih kalau Anda akan cek e-mail setiap 3 jam sekali. Kemudian, gunakan filter dan label untuk mengurutkan pesan Anda secara otomatis berdasarkan prioritasnya. Jika Anda terlalu banyak berlangganan newsletter atau mailing list yang sampai membuat e-mail Anda penuh, mungkin sudah waktunya Anda berhenti berlangganan.
3. Terlalu banyak meeting
Rapat atau meeting itu masih penting. Anda menggunakan kegiatan ini untuk saling “mengingatkan” terkait pekerjaan. Namun, kalau sampai jadwal Anda seharian itu benar-benar full meeting, coba koreksi dulu. Apakah benar semua meeting itu tadi penting. Kalau penting semua ya tidak masalah. Kalau ternyata ada yang kurang penting tapi tetap meeting, ini yang harus Anda koreksi.
Solusinya: Selektif terhadap semua agenda meeting yang akan Anda ikuti. Kalau memang meetingnya memungkinkan untuk didelegasikan ke orang kepercayaan atau perwakilan, Anda boleh lakukan itu. Kalau pembahasan meeting bisa diselesaikan dengan chat, Anda boleh lakukan itu. Intinya, pastikan Anda mengikuti meeting yang punya tujuan jelas dan memang benar-benar penting.
Baca Artikel Penting Ini: Tipe Meeting Produktif yang Wajib Anda Ketahui
4. Multitasking itu rencana darurat terakhir
Melakukan banyak hal sekaligus itu menurunkan efisiensi Anda karena Anda akan semakin sulit untuk fokus. Multitasking itu jadi “agak baik” ketika Anda melakukan berbagai tugas yang masih satu “rumpun.”
Solusinya: Apapun itu, fokus pada satu tugas pada satu waktu. Prioritaskan daftar tugas Anda dan kerjakan tugas yang paling penting terlebih dahulu, berikan perhatian penuh pada setiap tugas hingga selesai, baru Anda lanjutkan ke tugas yang lain.
5. Kolega yang suka mengobrol
Kita semua pasti memiliki teman atau kolega yang seperti ini. Tidak, ini tidak buruk 100%. Teman seperti ini itu biasanya sering menjadi pencair suasana ruangan yang sudah terlanjur keruh. Teman yang seperti ini juga sering kali menjadi “playmaker” dalam acara bonding kantor. Namun, terkadang, mereka memang pernah beberapa kali melewati batas, seperti mengajak mengobrol terus-terusan.
Solusinya: Beri tahu mereka dengan sopan saat Anda memang sedang sibuk atau perlu fokus. Ingatkan mereka dengan baik ya jangan sampai menyakiti hati mereka karena mereka mayoritas itu berniat bukan untuk mengganggu Anda, tapi hanya sekedar ingin bercerita. Anda mungkin bisa bilang kalau pembicaraan seru ini harus dilanjut pas makan siang/malam.
6. Prokrastinasi
Prokrastinasi sederhananya adalah kamu menunda suatu pekerjaan padahal tahu kalau pekerjaan itu penting. Proses ini itu bisa disebut sebagai mekanisme pertahanan dari diri kamu karena kamu “takut” akan sesuatu tugas. Takut kalau tugasnya jelek, takut di-judge kalau mengerjakan tugasnya lama dan lain sebagainya. Jujur, sampai detik ini, penulis artikel yang sedang Anda baca saat ini itu sering mengalami hal ini.
Solusinya: Coba buat deadline versi diri Anda sendiri dan Anda harus berkomitmen kepada deadline itu. Jika Anda kesulitan, coba lakukan tugas apapun selama 5 menit dulu. Kemudian, rasakan pengaruhnya.
7. Perfeksionisme
Anda boleh merasa bangga dengan kualitas kerja yang sudah Anda hasilkan. Namun, mempertahankan kualitas “sempurna” itu akan mengorbankan banyak hal, mulai dari waktu tenaga, mental dan pikiran Anda. Terkadang, yang Anda butuhkan adalah kata selesai bukan sempurna.
Solusinya: Sadarilah kapan perfeksionisme Anda ternyata menghalangi produktivitas. Tetapkan tujuan dan jadwal yang realistis untuk semua task atau project Anda, dan fokuslah untuk menyelesaikan itu semua dulu, baru nanti lakukan evaluasi.
8. Disorganization
Pernahkah Anda merasa panik ketika mencari dokumen atau file penting tepat sebelum mau meeting atau saat mencoba mengirimkannya ke kolega? Mayoritas pekerja pasti pernah mengalami hal semacam ini dan sayangnya hal ini juga termasuk ke dalam kategori kegiatan yang membuang waktu.
Solusinya: Anda dapat menghindari kekacauan semacam ini dengan mencoba untuk mengimplementasi sistem tertentu dan mulai melakukan sejumlah digitalisasi kepada perusahaan Anda. Kemudian, coba rapikan space kerja Anda dan cek kembali semua jadwal kerja Anda, sembari mempersiapkan file-file yang dibutuhkan.
9. Masalah peralatan penunjang kerja
Komputer Desktop, Laptop, Tablet, dan Ponsel adalah segelintir alat yang pasti digunakan oleh mayoritas pekerja untuk bekerja. Kalau dari beberapa alat ini atau mungkin ada alat lainnya juga yang “malfungsi”, maka semuanya akan terbengkalai dan tertunda. Ini benar-benar merupakan mimpi buruk untuk semua pihak.
Solusinya: Jangan pernah terlalu “pelit” jika menyangkut masalah peralatan penunjang kerja. Jika memang alat yang Anda gunakan mulai “bertingkah aneh”, segera lakukan pengecekan ke orang yang bertanggung jawab. Jangan sampai menunggu peralatan benar-benar stop bekerja, baru Anda membawanya pergi ke tempat service.
Intinya: kebiasaan membuang waktu itu harus disingkirkan sesegera mungkin
Semuanya dimulai dari diri Anda. Dan pertanyaan pun mulai muncul, sejauh mana Anda mau memberi batasan antara Anda dan semua kebiasan membuang waktu ini? Setelah Anda sudah memberi batasan itu dan berkomitmen untuk menjalankannya, saatnya Anda mulai mencoba untuk streamline semua alur kerja Anda.
Anda bisa mulai dengan memperkenalkan alat kolaborasi dan komunikasi khusus lingkungan kantor, sebuah sistem helpdesk berbasis cloud yang bisa terpadu dan terintegrasi dengan sosial media, atau mungkin Anda butuh sebuah solusi cloud all-in-one. Apapun yang Anda butuhkan terkait transformasi digital, kami siap untuk membawa Anda menuju ke sana. Segera berdiskusi dengan tim terpercaya kami untuk tahu lebih lanjut tentang semua ini. Terima kasih dan semoga bisa membantu.
