SOP adalah Standard Operating Procedure, yang merupakan panduan tertulis berisikan serangkaian instruksi yang harus diikuti dalam menjalankan suatu proses atau tugas di dalam perusahaan.
Setiap perusahaan memiliki SOP sebagai panduan standar yang jelas dan terstruktur untuk mencapai sistem kinerja yang konsisten, efektif, dan efisien. SOP merinci prosedur langkah demi langkah, tanggung jawab, dan kewenangan yang harus dijalankan oleh individu atau tim yang terlibat dalam proses tersebut.
Dalam artikel ini, Anda akan mendapatkan panduan lengkap mengenai SOP dalam perusahaan. Pastikan untuk menyimaknya hingga akhir.
SOP adalah Alat Utama untuk Mencapai Tujuan Perusahaan, Ini Alasannya!
SOP berperan penting dalam menjalankan operasional perusahaan secara efektif dan efisien. SOP memberikan panduan yang jelas dan terstruktur kepada karyawan, memastikan konsistensi, meningkatkan efisiensi, menjaga keselamatan, dan memenuhi persyaratan hukum.
Dengan adanya SOP, perusahaan dapat mencapai standar yang tinggi dalam menjalankan proses bisnis dan membangun reputasi yang baik di mata pelanggan dan stakeholder. Berikut ini adalah beberapa alasan mengapa SOP penting dalam menjalankan operasional perusahaan Anda.
Konsistensi dalam Proses Bisnis
Dengan adanya SOP yang jelas, setiap individu atau tim akan mengikuti langkah-langkah yang sama, sehingga menghasilkan hasil yang seragam dan konsisten. Ini membantu membangun citra perusahaan yang dapat diandalkan di mata pelanggan dan stakeholder.
Meningkatkan Efisiensi Operasional Perusahaan
Dengan memiliki prosedur yang terstruktur dan teruji, waktu dan sumber daya dapat dimanfaatkan dengan lebih baik. Karyawan tidak perlu mencari tahu langkah-langkah yang harus diambil setiap kali menghadapi situasi yang sama, sehingga meningkatkan produktivitas dan mengurangi pemborosan.
Wujud Kepatuhan Hukum dan Regulasi
Dalam banyak sektor, terdapat peraturan yang harus dipatuhi agar perusahaan tetap beroperasi secara legal. Dengan memiliki SOP yang sesuai dengan persyaratan hukum dan regulasi, perusahaan dapat meminimalkan risiko pelanggaran dan sanksi yang mungkin timbul.
Meminimalisir Resiko Kesalahan Kerja dan Meningkatkan Keselamatan Kerja
SOP dapat membantu perusahaan mengurangi risiko kesalahan kerja dengan menetapkan prosedur yang harus diikuti oleh karyawan. Hal ini dapat mencegah terjadinya kecelakaan kerja, kebakaran, dan kerusakan peralatan.
SOP dapat membantu perusahaan meningkatkan keselamatan kerja dengan menetapkan prosedur yang harus diikuti oleh karyawan. Hal ini dapat mencegah terjadinya kecelakaan kerja, kebakaran, dan kerusakan peralatan.
Baca Juga: Bagaimana Cara Membuat SOP Perusahaan yang Benar? Simak Penjelasan Berikut
Klasifikasi SOP yang Ada di Perusahaan
Setelah mengetahui pentingnya SOP bagi perusahaan Anda, sekarang saatnya Anda mengenali apa saja SOP yang biasanya diterapkan dalam suatu perusahaan. Terdapat 3 macam SOP yang umumnya ada di perusahaan, penjelasannya ada di bawah ini.
SOP Operasional
Untuk SOP Operasional ini pada umumnya menjadi standard atau prosedur yang mengatur kegiatan operasional perusahaan. Mulai dari SOP produksi, penjualan hingga bagaimana melayani customer. SOP Operasional memberikan panduan tentang tugas sehari-hari dan langkah-langkah yang harus diikuti oleh karyawan.
SOP operasional dirancang untuk memastikan bahwa proses bisnis yang penting dijalankan dengan konsistensi, efisiensi, dan sesuai dengan standar yang telah ditetapkan. Tujuan utama dari SOP operasional adalah mencapai hasil yang konsisten dan memenuhi standar kualitas, meminimalkan kesalahan, meningkatkan efisiensi, dan mengoptimalkan produktivitas.
SOP Administratif
Sementara itu untuk SOP administratif biasanya mengatur mengenai prosedur yang berkaitan dengan data dan administrasi serta keuangan perusahaan.
Contoh SOP administratif meliputi prosedur pengelolaan surat-menyurat, pengaturan jadwal rapat, pengelolaan inventaris kantor, manajemen data dan pengarsipan, proses onboarding karyawan baru, pengelolaan perjalanan bisnis, proses pengajuan dan persetujuan izin, dan sebagainya.
SOP administratif yang efektif harus mencakup langkah-langkah yang jelas dan terperinci, tanggung jawab yang ditetapkan dengan jelas, waktu yang diharapkan untuk menyelesaikan tugas, serta panduan mengenai penggunaan alat dan sistem yang relevan.
SOP Khusus
Untuk SOP yang mengatur kegiatan-kegiatan khusus ini biasanya ada kaitannya dengan hal-hal seperti SOP keselamatan kerja, SOP lingkungan serta SOP hukum. SOP khusus harus dirancang dengan mempertimbangkan kebutuhan khusus yang harus dipenuhi.
Ini melibatkan identifikasi dan analisis risiko yang relevan, langkah-langkah yang tepat dan terperinci untuk mengatasi situasi khusus, serta melibatkan pemangku kepentingan terkait yang memiliki pengetahuan dan keahlian yang sesuai.
Baca Juga: Agent Call Center Perusahaan Wajib Tahu Strategi dan Peralatan Penting Ini
Ketahui Langkah-Langkah Pembuatan SOP!
Pada section ini akan kami paparkan apa saja yang harus dilakukan untuk proses pembuatan SOP. Sebab SOP adalah sebuah alat yang menyokong jalannya kegiatan dan proses apa saja di perusahaan, ada baiknya untuk benar-benar memahami setiap langkahnya di sini.
Menentukan Proses Bisnis yang Perlu Distandarisasi
Tentukan prosedur mana dalam kegiatan di perusahaan yang perlu distandarisasi dengan sebuah SOP tertulis. Tidak semua kegiatan harus memiliki SOP, pastikan proses yang dipilih penting dan memiliki dampak signifikan terhadap operasional perusahaan.
Penting juga untuk menentukan pihak-pihak yang terlibat dalam proses tersebut. Identifikasi tanggung jawab dan peran masing-masing individu atau tim yang terlibat.
Pengumpulan Data dan Informasi
Observasi juga perlu dilakukan agar menghasilkan SOP yang sesuai dengan tujuan perusahaan. Hal-hal yang dikumpulkan meliputi data terkait langkah-langkah yang diikuti, peralatan yang digunakan, dan waktu yang diperlukan.
Jangan lupa untuk melakukan analisis dan pendokumentasian untuk segala data yang sudah Anda kumpulkan. Sebaiknya mempergunakan bahasa yang jelas, objektif, dan mudah dipahami.
Membuat Draft SOP
Setelah mengumpulkan informasi yang dibutuhkan, langkah selanjutnya adalah membuat draft SOP. Draft SOP dapat dibuat dengan menggunakan template yang tersedia di internet atau dengan membuat sendiri.
Sosialisasi dengan Pihak Terkait
Sosialisasi ini juga mencakup proses uji coba SOP dengan pihak-pihak yang terlibat. Uji coba SOP bertujuan untuk memastikan bahwa SOP mudah dipahami dan diikuti oleh karyawan. Terbukalah kepada setiap masukan dan umpan balik mereka untuk memastikan kesesuaian dan keterbacaan SOP. Perhatikan saran dan perbaikan yang diajukan untuk memperbaiki SOP.
Revisi dan Validasi SOP
Revisi SOP berdasarkan masukan yang diterima. Pastikan SOP mencerminkan proses yang sebenarnya dan relevan bagi perusahaan. Lakukan uji coba terhadap SOP yang telah direvisi untuk memastikan keefektifan dan kelayakan.
Pro Tips untuk Menyusun SOP di Perusahaan Anda
Anda juga perlu untuk memperhatikan hal-hal di bawah ini dalam melakukan penyusunan SOP bagi perusahaan Anda. Dengan begitu, hasil akhir yang didapatkan jadi maksimal dan sesuai dengan fungsi SOP.
- Memakai bahasa yang tidak berbelit, ringkas, dan mudah dipahami
- Memakai gambar atau pola diagram untuk memudahkan penjelasan SOP
- Susunlah SOP yang singkat dan padat
- Jangan lupa menyertakan lampiran yang memang diperlukan baik berupa dokumen ataupun gambar lainnya
- Sosialisasi SOP tidak hanya dilakukan satu kali, melainkan berkali-kali bahkan perlu adanya evaluasi berkala.
Kini Anda telah mengetahui panduan lengkap dalam penyusunan SOP. Anda juga bisa mencari sumber tambahan untuk lebih memudahkan proses pembuatannya.
Dengan adanya SOP, perusahaan dapat mencapai konsistensi dalam menjalankan operasional inti, meningkatkan efisiensi, mengurangi kesalahan, memastikan kepatuhan terhadap standar kualitas, dan meningkatkan kepuasan pelanggan.
SOP adalah alat yang penting dalam mencapai keberhasilan operasional perusahaan dan menciptakan fondasi yang kuat untuk pertumbuhan dan keberlanjutan jangka panjang. Semoga bermanfaat!
