Sebelum membahas lebih jauh, kita awali semua ini dengan mencari tahu definisi dari sebuah Content Management.
Definisi Content Management
Mayoritas dari Anda pasti sudah tahu dengan istilah “management” jadi mari kita alihkan perhatian kita semua ke memahami definisi dari istilah “content.”
Apa definisi dari Content ?
Secara konvensional, istilah “content” merujuk kepada segala jenis data informasi audio visual maupun tekstual yang bisa dipresentasikan. Jika kita bicara dalam konteks sistem, maka konten adalah semua data informasi audio visual atau tekstual yang dapat diakses berdasarkan permintaan kapanpun dan dimanapun melalui sebuah platform atau sistem.
Sebuah buku, berjudul “Professional Content Management Systems: Handling Digital Media Assets,” melansir penjelasan dari Society of Motion Picture and Television Engineer (SMPTE) dan European Broadcasting Union (EBU) terkait 2 elemen yang terkandung di dalam sebuah konten. 2 elemen tersebut adalah: Essence dan Metadata.
Essence dalam konteks ini adalah raw material dari data informasi itu sendiri, yang biasanya direpresentasikan dengan gambar, suara, teks, video, atau yang lainnya. Essence ini mengandung pesan atau informasi yang ingin disampaikan oleh si pembuat konten. Terkadang, beberapa orang menganggap elemen ini sebagai media.
Namun, pernyataan ini sebenarnya kurang tepat karena media itu punya definisi semacam sebuah alat perantara, bisa berupa fisik maupun non-fisik, untuk menghubungkan antara konten dan konsumen dari konten itu sendiri. CD, Blu-ray Disc, YouTube, dan lainnya adalah contohnya. Supaya tidak ada kebingungan di sini, pihak SMPTE dan EBU menggunakan istilah Essence sebagai salah satu elemen utama dalam konten.
Elemen kedua dari sebuah konten adalah metadata. Metadata dapat diklasifikasikan menjadi:
- Content-related metadata — memberikan deskripsi terkait konten atau materi pokok yang terkandung di dalam konten;
- Material-related metadata — menjelaskan format konten, parameter pengkodean, dan berbagai informasi spesifik lainnya;
- Location-related metadata — menjelaskan lokasi dan jumlah salinan konten.
Sebagai gambaran, metadata terkait konten biasanya terdiri dari data formal (seperti judul, subjudul, dan durasi), informasi pengindeksan (seperti kata kunci, deskripsi konten gambar, dan klasifikasi.) dan juga data terkait hak (seperti pemilik hak atau digital right management).
Oke, sampai di sini adalah sebuah definisi dari content, lantas apa definisi dari content management?
Definisi Content Management
Content management adalah serangkaian proses yang mengacu kepada proses pengumpulan, pengambilan, pengelolaan, dan penerbitan konten dalam bentuk atau media apa pun. Jika proses ini dilakukan melalui bantuan perangkat lunak, maka istilahnya akan menjadi Content Management System (CMS).
Secara garis besar, CMS ini biasanya dibagi berdasarkan kegunaannya menjadi 2, Enterprise Content Management (ECM) dan Web Content Management (WCM). Jelas, web content management ini pasti lebih sering Anda temui. Kita berbicara tentang WordPress, Wix, Shopify, Weebly, Squarespace dan berbagai layanan sejenisnya.
Di sisi lain, untuk yang Enterprise Content Management, beberapa dari Anda mungkin masih ada yang merasa asing.
Mengenal Enterprise Content Management
Enterprise Content Management (ECM) adalah sebuah software yang memiliki kemampuan untuk mendapatkan, menyimpan, mengelola, dan mengautomasikan berbagai perintah untuk semua konten yang ada di dalam internal bisnis Anda, termasuk untuk konten yang unstructured. Sebentar… apa maksudnya konten unstructured itu? Begini simplenya.
Anda yang menggunakan sistem CRM cloud pasti punya sejumlah data pelanggan di dalam sistem itu. Hal semacam itu termasuk sebagai data atau konten yang structured. Di sisi lain, untuk berbagai file seperti, meeting notes, ilustrasi, foto, faktur pajak, billing dan lainnya yang tidak termasuk ke sistem dan cuma disimpan di storage…. ini yang disebut sebagai data yang unstructured.
Dari sini mungkin Anda punya pertanyaan. Lah, terus bedanya ini sama document management system apa? Begini singkatnya
Apa perbedaan antara Enterprise Content Management dan Document Management?
Istilah Document Management System (DMS) sering disamakan dengan ECM, namun, perlu diingat kalau hal ini kurang tepat.
ECM ini punya serangkaian kemampuan yang luas dan DMS ini adalah salah satu yang ada di dalam rangkaian itu. Iya, DMS itu punya fitur inti mengindeks, mengarsipkan, mendapatkan, atau mengautomasikan suatu dokumen, namun ini semua hanya bisa dilakukan jika semua konten itu berbentuk dokumen.
Bagaimana kalau butuhnya yang lebih lengkap seperti harus mengelola informasi dari konten web, sosial media, atau sumber informasi lainnya. Dan, formatnya mungkin saja tidak hanya berbentuk dokumen. Bagi sejumlah bisnis mikro atau kecil, DMS kemungkinan besar sudah cukup. Namun, bagi bisnis menengah ke atas, EMC kemungkinan besar lebih sesuai.
Berawal dari premis atau kebutuhan inilah, kami hadir memberikan sebuah solusi Enterprise Content Management Cerdas dan Aman untuk Bisnis Anda
Selamat Datang WeDrive, Solusi Content Management yang Ditenagai oleh AnyShare Family 7
Anda pasti pernah membuat dokumen, copy product, email, spreadsheet, presentasi, dan berbagai hal lainnya termasuk ilustrasi dan video. Semua hal tersebut adalah konten, bahkan bisa dibilang kalau konten ini adalah pendorong dari terjadinya transformasi digital di perusahaan Anda.
Oh maaf, lebih tepatnya lagi, bisa menjadi pendorong atau pemicu transformasi digital, asalkan Anda bisa memanfaatkannya dengan baik. Semakin banyak jumlah konten yang terbentuk di internal perusahaan Anda, semakin genting pula kebutuhan Anda untuk segera mengelola dengan semua konten tersebut, sebelum semuanya menjadi bom waktu.
Di sinilah, sebuah sistem Enterprise Content Management menunjukkan perannya. Tidak hanya terkait tentang mengelola konten, ECM juga memiliki kemampuan untuk melindungi data dan konten internal perusahaan Anda.
Solusi kami, WeDrive, ditenagai oleh salah satu penyedia intelligent content management bernama AnyShare Family 7 by Aishu. Dengan kerja sama ini, kami akan memberikan berbagai kemampuan dan inovasi praktikal terkait manajemen konten internal Anda sekaligus menjaga keamanan dan akuntabilitas dari konten dan data Anda. Semua layanan dan support ini bisa Anda dapatkan secara lokal karena kami adalah salah satu partner resmi lokal dari Aishu.
Beberapa Fitur WeDrive
Selain sejumlah fitur inti yang lumrah Anda jumpai dari semuah Enterprise Content Management, ada beberapa lagi fitur unggulan WeDrive yang hanya akan Anda temui di sini. Fitur tersebut meliputi:
Beberapa fitur utama dari WeDrive meliputi:
- Private Drive: Mengamankan file dan data perusahaan dengan menyimpannya pada server pribadi perusahaan. Anda dapat menyimpan dan memberi lapisan keamanan kepada konten atau data internal Anda melalui sebuah server yang khusus dibangun untuk keperluan perusahaan Anda.
- Fully Manage Drive: Tidak hanya menyimpan dan mengamankan data saja, Anda juga akan diberi akses dan kontrol penuh untuk mengelola semua data yang berada di server khusus tersebut sesuai kebutuhan.
- Self Hosting: Kalau itu dirasa masih kurang, Anda bisa meng-hosting sendiri platform ini secara penuh dan mandiri supaya fleksibilitas dan kontrol penuh berada di tangan Anda
- Fitur Keamanan di Atas Rata-Rata: Mendukung SSO di tingkat folder, terdapat enkripsi AES 256 bits, beri izin untuk dokumen tertentu atau untuk pengguna tertentu, berbagi file dengan keamanan password, memblokir konten tertentu berdasarkan ada atau tidaknya suatu kata di dalam konten itu, built-in antivirus, pemberian watermark di dalam dokumen, data wipe dan device disablement secara remote dan masih banyak lagi fitur keamanan yang Anda dapatkan nantinya.
- Fitur Double Recycle Bin: Memastikan proses restore atau penghapusan file secara permanen dan aman dapat dilakukan dengan mudah
- Auto Backup for Mobile & Desktop: Menyediakan fitur backup data secara otomatis. Kalau mau diatur secara berkala juga bisa.
- Dukungan Multiplatform: Semua ini dapat diakses dan digunakan di berbagai platform, baik desktop maupun mobile.
Kelola Konten dan Data Internal dengan Nyaman Bersama WeDrive
Punya sistem content management yang bisa diakses dan dikontrol secara sepenuhnya seperti ini, tentu, akan membuat perusahaan Anda semakin berdikari. Anda tidak akan khawatir jika data atau konten Anda “tertahan” karena provider cloud storage yang Anda gunakan tiba-tiba terkena masalah terkait regulasi data. Oh, atau mungkin, bisa saja ada human error atau natural disaster yang membuat Anda tidak bisa akses provider cloud storage Anda.
Semuanya bisa Anda antisipasi menggunakan layanan ini. Pada akhirnya, Enterprise Content Management semakin penting fungsinya untuk sejumlah perusahaan sekarang, nanti, atau bahkan seterusnya. Better late than never, mungkin Anda yang berikutnya harus menggunakan layanan ini. Feel free untuk menghubungi kami jika Anda membutuhkan informasi lebih lanjut terkait ini dan semoga kami bisa membantu Anda, terima kasih.
