15 Tugas HRD dan Ruang Lingkup Pekerjaannya

Saat melamar kerja, HRD adalah divisi pertama yang akan Anda tuju. Namun, tahukah Anda rekrutmen bukanlah satu-satunya tugas HRD?

Pasalnya, HRD adalah sebuah divisi yang memiliki tugas dengan cakupan yang sangat luas. Umumnya setiap aspek yang berhubungan dengan karyawan atau keberlangsungan karyawan adalah tugas HRD.

Tidak hanya berhubungan dengan setiap aspek karyawan, HRD juga bertanggung jawab dalam pertumbuhan dan keberhasilan perusahaan.

Dalam artikel ini, kami akan menjelaskan 15 tugas HRD dan tanggung jawabnya dalam sebuah organisasi. Memahami hal ini adalah kunci untuk memastikan perusahaan atau organisasi dapat berjalan efisien dan memenuhi tujuan bisnis.

Sekilas tentang HRD

HRD adalah singkatan dari human resource department. Atau menurut Investopedia, HRD adalah departemen yang mengatur perihal sumber daya manusia. 

Aset terpenting dalam sebuah perusahaan adalah karyawan. Dengan begitu, memang dibutuhkan divisi khusus untuk mengatur SDM dari perusahaan tersebut. Dan tentu saja, HRD merupakan komponen penting dalam sebuah perusahaan.

Pasalnya, HRD juga bertugas mengoptimalkan produktivitas karyawan dan melindungi perusahaan dari masalah yang mungkin dapat timbul dari angkatan kerja.

Tanggung jawab HRD dapat meliputi kompensasi dan tunjangan, perekrutan, pemberhentian karyawan, dan selalu mengikuti undang-undang ketenagakerjaan yang diberlakukan pemerintah.

Tugas HRD dalam Sebuah Perusahaan

1. Merekrut dan menyeleksi karyawan

Dalam tanggung jawabnya, tugas HRD memiliki peran krusial dalam menentukan kebutuhan sumber daya manusia perusahaan dan merancang strategi rekrutmen yang efektif. 

Mereka melibatkan diri dalam proses wawancara dengan calon karyawan, mengevaluasi keterampilan dan kesesuaian budaya, serta memastikan bahwa keputusan penerimaan karyawan didasarkan pada pertimbangan bijaksana dan data yang solid.

2. Pelatihan dan pengembangan

Sudah menjadi tugas HRD merencanakan program pelatihan yang sesuai dengan keperluan organisasi, memonitor kemajuan karyawan, dan mengenali kebutuhan pelatihan tambahan. 

Tugas yang esensial bagi HRD adalah mendorong pertumbuhan dan pengembangan karyawan agar mereka mampu menghadapi perubahan yang terus berlangsung di dunia bisnis.

Baca Juga: 15 Skill yang Penting Jika Ingin Bekerja di Human Resource

3. Menciptakan lingkungan kerja yang aman dan nyaman

Menjamin keamanan di tempat kerja adalah tanggung jawab dan tugas HRD. Tim HRD mendukung persyaratan ini dengan mengawasi dan menyelenggarakan pelatihan keselamatan, mengelola catatan kecelakaan kerja, serta melaporkan dan menangani kebutuhan klaim pekerja yang mungkin muncul.

HRD juga mempromosikan lingkungan yang aman dengan menangani setiap kekhawatiran keselamatan antar karyawan. 

Ini termasuk menyelidiki laporan pelecehan dan menegakkan kebijakan tempat kerja mengenai hubungan karyawan. Menciptakan lingkungan kerja yang aman secara psikologis dapat membantu karyawan melaksanakan tugas mereka dengan efektif dan mencapai potensi maksimal.

4. Manajemen hubungan karyawan

Hubungan karyawan merujuk pada hubungan antara tenaga kerja dan kepemimpinan, juga dikenal sebagai hubungan antara pekerja dan pengusaha. 

Sumber daya manusia sangat penting dalam peran ini di lingkungan kerja yang terunionisasi, karena tim HRD dapat berhubungan dengan perwakilan serikat pekerja. HRD juga membantu memperkuat hubungan antara manajer dan supervisor dengan karyawan yang mereka awasi.

Tugas tambahan dalam hubungan karyawan melibatkan menanggapi rencana dan kampanye organisasi serikat pekerja, bernegosiasi perjanjian, dan menginterpretasikan segala masalah kontrak buruh.

5. Payroll

Payroll melibatkan pembayaran kepada karyawan berdasarkan jam kerja yang dilakukan. Di banyak organisasi, HRD bertanggung jawab untuk memverifikasi jam kerja karyawan dan memproses cek gaji mereka sesuai dengan jadwal pembayaran perusahaan. 

Sebagian besar bisnis menggunakan program perangkat lunak untuk payroll, yang mungkin dioperasikan oleh spesialis HRD. Tim HRD juga mungkin menanggapi pertanyaan atau kekhawatiran yang mungkin dimiliki karyawan terkait dengan gaji mereka.

HRD juga dapat memantau semua pembayaran yang dikeluarkan kepada kontraktor, pekerja lepas, dan karyawan sementara. Ini mungkin melibatkan verifikasi jam dan tarif mereka serta berkoordinasi dengan vendor pihak ketiga yang terlibat dalam kontrak karyawan, seperti agensi penyedia tenaga kerja.

Baca Juga: Mengenal HRD Adalah: Tugas, Fungsi, dan Kualifikasi yang Dibutuhkan

6. Mengatur kompensasi dan benefit perusahaan

HRD seringkali mengelola, mengawasi, dan menyetujui paket kompensasi dan tunjangan untuk semua karyawan. Spesialis HR, seperti manajer HRD atau spesialis tunjangan dan kompensasi, mungkin membantu menetapkan struktur kompensasi bisnis dan menetapkan batas gaji untuk peran dan posisi tertentu. 

Tugas HRD juga untuk memeriksa apakah gaji bersaing untuk memastikan bahwa organisasi membayar karyawan secara adil berdasarkan standar pasar.

Paket tunjangan dapat mencakup asuransi kesehatan dan gigi, asuransi jiwa, rencana pensiun, dan fasilitas lain yang membuat perusahaan lebih kompetitif dan menarik bagi bakat terbaik.

Tim HRD mungkin bernegosiasi tingkat cakupan asuransi kesehatan kelompok dengan berbagai penyedia asuransi kesehatan, mengkoordinasikan opsi rencana pensiun, dan menjawab pertanyaan tunjangan dari karyawan. 

HRD juga menangani proses pendaftaran terbuka setiap tahun, yang melibatkan memberikan informasi tentang opsi tunjangan dan mendaftarkan kembali karyawan dalam tunjangan.

Baca Juga: 4 Komponen Dasar dalam Merancang Strategi Kompensasi

7. Menangani kedisiplinan

Tugas HRD untuk mengelola disiplin jika karyawan melanggar kebijakan tempat kerja dan mendokumentasikan semua pelanggaran serta tindakan yang diambil sebagai respons secara rinci. 

Contoh perilaku yang mungkin memerlukan tindakan korektif atau disiplin melibatkan masalah kinerja, keterlambatan, atau perilaku tidak profesional dengan rekan kerja atau klien.

Dikarenakan sifat yang sensitif dari beberapa pelanggaran kebijakan, sangat penting bagi perwakilan HRD untuk memperlakukan semua karyawan secara adil dan menyelidiki semua tuduhan dengan itikad baik. 

Biasanya, spesialis HR mengikuti prosedur yang ketat yang diuraikan dalam buku panduan karyawan saat mengambil tindakan disiplin, seperti mengonfirmasi peristiwa yang terjadi, memberikan peringatan lisan, menangguhkan karyawan, atau memberhentikan karyawan sesuai dengan keparahan pelanggaran.

8. Kepatuhan terhadap regulasi dan UU Ketenagakerjaan

Selain menjaga tempat kerja yang aman bagi karyawan, HRD bertanggung jawab untuk memastikan bahwa organisasi mematuhi semua peraturan dan undang-undang ketenagakerjaan yang berlaku. 

Beberapa peraturan utama yang berlaku mencakup peraturan terkait praktik ketenagakerjaan yang adil dan praktik penggajian yang layak. 

Undang-undang ini mungkin termasuk dalam Undang-Undang Hubungan Perburuhan Nasional, Undang-Undang Hak Sipil, dan Undang-Undang Standar Ketenagakerjaan yang Adil.

Kegagalan untuk mematuhi dapat mengakibatkan kondisi kerja yang tidak aman, keluhan terhadap bisnis, dan ketidakpuasan secara umum, sehingga HRD mengelola risiko ini dengan melakukan audit kepatuhan dan menerapkan strategi untuk memastikan kepatuhan.

9. Mengawasi program latihan

Pelatihan dan pengembangan adalah fungsi kritis dari departemen sumber daya manusia yang berhasil. Mereka dapat mengembangkan program pelatihan di tempat kerja untuk karyawan baru, pelatihan kepatuhan untuk menyampaikan perubahan proses atau regulasi hukum, dan peluang pengembangan profesional untuk karyawan yang sudah ada. 

Departemen HR juga dapat memberikan pelatihan kepemimpinan kepada manajer dan supervisor terkait manajemen kinerja dan hubungan karyawan.

10. Mendukung perkembangan karyawan

HRD juga dapat menyediakan pengembangan karyawan dan peluang pendidikan untuk membantu karyawan mempelajari keterampilan baru dan meningkatkan keterampilan yang sudah dimiliki. 

Mendukung tujuan pengembangan pribadi mereka dapat meningkatkan kepuasan karyawan dan mendorong loyalitas terhadap perusahaan.

Beberapa perusahaan menawarkan program pengembangan terformalisasi dengan kursus yang tersedia bagi karyawan yang ingin mempelajari topik tertentu dan mengembangkan keterampilan baru. 

Organisasi juga dapat mendukung karyawan dalam usaha pendidikan mereka dengan memberikan bantuan biaya pendidikan atau penggantian biaya.

11. Mengembangkan strategi talent acquisition

Talent acquisition merujuk pada pendekatan jangka panjang organisasi untuk menarik dan mempertahankan talenta berkualitas tinggi. Akuisisi talenta ini dapat bekerja sama dengan rekrutmen untuk membantu perusahaan menyusun tenaga kerja yang kompetitif sesuai dengan kebutuhan bisnis. 

HRD dapat bekerja dengan manajemen tingkat atas untuk menentukan tujuan akuisisi bakat dan mengembangkan metode untuk meningkatkan kesadaran merek di kalangan kandidat berkualifikasi. 

Talent acquisition juga melibatkan penyelidikan pergantian karyawan dan menerapkan langkah-langkah untuk mempertahankan bakat terbaik, seperti menyelenggarakan wawancara keluar dan melakukan riset pasar untuk mengetahui apa yang dilakukan pesaing untuk menarik kandidat.

12. Mengelola upaya keberagaman, kesetaraan dan inklusi

HRD bertanggung jawab membantu organisasi membentuk lingkungan kerja yang ramah bagi karyawan dari berbagai latar belakang, termasuk mengembangkan program, inisiatif, dan tujuan keberagaman yang efektif. 

Keberagaman dan inklusi merupakan komitmen untuk menyertakan dan memberdayakan karyawan dari kelompok yang secara historis kurang terwakili dan meminimalkan keberadaan bias di tempat kerja.

Tanggung jawab untuk departemen HRD mungkin mencakup:

• Meninjau praktik perekrutan untuk menghilangkan bias.
• Merancang strategi untuk meningkatkan keberagaman tempat kerja melalui upaya rekrutmen.
• Memperbarui kebijakan tempat kerja yang mungkin merugikan komunitas tertentu.
• Mendidik karyawan tentang isu-isu seperti anti-rasisme, seksisme, dan identitas gender di tempat kerja.
• Menawarkan fasilitas yang mendukung karyawan, seperti pilihan perawatan kesehatan inklusif atau jadwal kerja fleksibel untuk orang tua.

13. Evaluasi 

Tugas lainnya dari HRD adalah memastikan agar karyawan dapat bekerja secara produktif dan dalam lingkungan yang mendukung. Tujuan ini dapat dicapai melalui pelaksanaan manajemen kinerja.

Manajemen kinerja yang efektif melibatkan elemen-elemen seperti kepemimpinan yang baik, penetapan tujuan yang jelas, dan umpan balik yang terbuka.

Umumnya, manajemen kinerja dilakukan dengan menggunakan berbagai alat penilaian kinerja, di mana karyawan dievaluasi oleh manajernya.

Beberapa perusahaan juga menerapkan pendekatan 360 derajat di mana rekan kerja, manajer, bawahan, dan terkadang pelanggan ikut serta dalam mengevaluasi kinerja karyawan.

Alat-alat seperti ini dapat sangat membantu dalam memberikan umpan balik. Hasil dari umpan balik tersebut kemudian dievaluasi dan digunakan sebagai dasar untuk program pengembangan karyawan.

14. Menghimpun data administrasi

Salah satu tugas HRD berikutnya adalah mengumpulkan data administratif. Administrasi ini mencakup data gaji, informasi karyawan, pembayaran tambahan karyawan, hingga informasi dalam sistem kontrak kerja.

Pada dasarnya, pengelolaan data ini merupakan tugas dari bagian personalia, yang mana secara keseluruhan merupakan bagian dari HRD.

Keterlibatan personalia ini dapat memberikan kontribusi yang signifikan dan membantu mengurangi beban kerja HRD. Hal ini dikarenakan mereka dapat mengoptimalkan biaya tenaga kerja, meningkatkan profitabilitas, serta memotivasi karyawan.

15. Merancang program bermanfaat

Selain menjalankan beberapa tugas sebelumnya yang terkait dengan kesejahteraan dan pengembangan karyawan, HRD juga perlu merancang program-program yang memberikan manfaat bagi para karyawan.

Inisiatif merancang program ini menjadi salah satu langkah yang diambil oleh HRD untuk mendukung pemahaman karyawan terhadap perusahaan tempat mereka bekerja.

Tentu saja, perusahaan memiliki nilai-nilai dan budaya yang ingin diimplementasikan, serta berharap agar semua tingkatan karyawan memiliki visi dan misi yang seragam, termasuk terciptanya rasa memiliki (sense of belonging) yang kuat.

Tugas dan tanggung jawab HRD memang kompleks. Meski begitu, terdapat solusi terbaik yang bisa diterapkan oleh perusahaan Anda untuk mempermudah pekerjaan ini, yaitu dengan memanfaatkan bantuan aplikasi HR cloud guna meningkatkan efisiensi pengelolaan bisnis.

Aplikasi HRD Terbaik dari Haermes

Aplikasi Haermes hadir sebagai solusi untuk pekerjaan HRD dalam manajemen sumber daya manusia. Haermes merupakan aplikasi Human Resources Information System (HRIS) terbaik yang dirancang untuk mempermudah pengelolaan sumber daya manusia dalam suatu perusahaan. 

Dengan fitur-fitur canggih, Haermes memberikan solusi terpadu untuk manajemen data karyawan, pelacakan kinerja, pengelolaan absensi, dan pengaturan gaji. 

Aplikasi ini tidak hanya efisien dalam administrasi HR, tetapi juga mendukung pengembangan karyawan melalui pelatihan dan evaluasi kinerja. Keamanan dan kepraktisan Haermes membuatnya menjadi pilihan terbaik bagi perusahaan yang ingin mengoptimalkan operasional HR mereka.