General Affair Adalah: Pengertian, Tugas, Fungsi dan Kualifikasinya!

Setiap perusahaan memiliki bidang industri dan skala yang berbeda. Tentunya, itu memengaruhi jumlah SDM yang dibutuhkan. General affair adalah sebuah divisi yang umumnya akan sangat dibutuhkan di segala industri perusahaan.

Banyak orang mengira general affair ini sama dengan HRD. Tidak salah, mengingat posisi divisi tersebut sering kali tergabung dengan divisi HRD pada perusahaan. Divisi GA juga dapat anda temukan dalam tim purchasing perusahaan.

Sekilas tentang General Affair

Secara umum, general affair adalah divisi yang biasanya menjadi satu dengan divisi umum. Artinya, divisi GA akan lebih banyak melakukan pekerjaan dan menjalankan tugas yang berhubungan dengan administrasi perusahaan.

Sebagai gambaran. General affair merupakan posisi yang bertanggung jawab mengurus hal-hal umum. Seperti misal urusan perawatan fasilitas kantor, perbaikan, perizinan, pengadaan alat tulis kantor, dan lainnya.

Divisi GA diharapkan untuk dapat memenuhi kebutuhan dan operasional divisi lain. Maka, tidak jarang GA juga tergabung dalam divisi purchasing.

Baca Juga: Tugas Staff Purchasing: Pengertian, Tanggung Jawab, dan Skill yang Dibutuhkan

Tugas General Affair

Di dalam sebuah perusahaan, general affair adalah pekerjaan yang bertugas menyediakan kebutuhan operasional kantor. Seperti alat tulis, alat kebersihan, dan kebutuhan lainnya.

Jadi secara umum, pekerjaan general affair adalah memang berhubungan dengan kegiatan operasional perusahaan. GA juga sebenarnya lebih fokus dalam pemberian pelayanan kepada seluruh bagian perusahaan demi kelancaran kerja.

General affair juga bertanggung jawab untuk melakukan stok opname yang berfungsi sebagai persediaan barang-barang perusahaan. Berikut ini rincian tugas general affair:

1. Pengadaan barang untuk operasional perusahaan

Tugas paling utama seorang general affair adalah melakukan pengadaan barang. Selain itu, GA juga wajib memeriksa kualitas barang yang ada, apakah sudah memenuhi standar perusahaan atau tidak. Selain itu, pemeriksaan ini juga berfungsi untuk mengetahui jika ada kerusakan pada barang milik perusahaan.

2. Pembayaran dan pembelian rutin

Selain melakukan pengadaan barang atau biasa juga disebut pembelian, general affair juga yang bertugas melakukan pembayaran dan pembelian rutin perusahaan.

Sebagai contoh, untuk pembelian rutin seperti alat tulis kantor, kertas, tinta printer, dan beberapa barang berkala yang perlu dibeli lainnya. GA juga bertugas melakukan pembayaran rutin seperti pembayaran listrik, telepon, wifi, air, dan beberapa pembayaran lainnya.

Dalam pembayaran rutin di sebuah perusahaan besar, biasanya GA akan menggunakan sebuah sistem terintegrasi dalam memudahkan pekerjaannya.

3. Pembayaran tenaga kerja harian

Tugas general affair lainnya adalah membayar tenaga kerja harian. GA dalam perusahaan biasanya memang memiliki wewenang dalam menentukan besaran gaji karyawan harian yang dimiliki perusahaan.

Gaji untuk karyawan lepas harian biasanya termasuk dalam kebutuhan bulanan perusahaan yang perlu dibayarkan dan dicatat dalam pembukuan. Tentu saja hal ini menjadi tanggung jawab seorang general affair.

Untuk mempermudah pekerjaan GA dalam membayarkan upah tenaga kerja harian, maka aplikasi slip gaji online dapat menjadi solusi GA dalam menyelesaikan tugasnya.

4. Memelihara aset perusahaan

General affair juga perlu memelihara aset yang dimiliki oleh perusahaan. Jadi tidak hanya melakukan pembelian barang, namun juga bertugas untuk merawat dan mengawasi aset-aset perusahaan.

Dalam tugasnya ini, GA perlu untuk mengawasi dan menjaga aset yang dimiliki perusahaan. Hal ini bertujuan agar para karyawan yang menggunakan aset perusahaan, tidak menggunakannya secara sembarangan sehingga dapat menimbulkan kerusakan yang dapat merugikan perusahaan.

5. Perizinan

Divisi GA juga memiliki wewenang untuk memberi izin terkait segala kegiatan kantor. Umumnya, GA jugalah yang akan mengurus perizinan kegiatan kantor jika memang diperlukan.

General affair adalah divisi yang bisa disebut sebagai humas juga dalam sebuah perusahaan. Karena, divisi inilah yang bertugas menjalin hubungan baik terhadap masyarakat dan petugas yang berwenang.

6. Membuat laporan berkala

Tugas penting lain divisi general affair adalah membuat dan menyiapkan laporan berkala. Terutama laporan penting soal anggaran mau pun keperluan anggaran.

Laporan yang dimaksud adalah laporan yang terdiri dari aset dan beban biaya yang perlu dikeluarkan oleh sebuah perusahaan. GA harus benar-benar memahami kapan sebuah aset perusahaan perlu berhenti digunakan dan perlu pengadaan fasilitas baru.

Fungsi GA dalam Perusahaan

General affair selain memiliki tugas yang penting bagi perusahaan, tapi juga memiliki fungsi yang vital. Salah satunya adalah membantu membuat anggaran belanja kantor.

Anggaran ini nantinya digunakan oleh perusahaan untuk membeli fasilitas kantor untuk menunjang operasional. Selain itu, anggaran tersebut berfungsi untuk memperbaiki fasilitas kantor yang rusak. Sehingga, produktivitas perusahaan tidak terganggu.

Berikut ini penjelasan fungsi divisi GA dalam perusahaan:

1. Membuat Anggaran

Seperti yang telah disebutkan di atas, divisi GA memiliki fungsi penting yaitu merancang dan membuat anggaran. Dalam membuat anggaran, general affair perlu mengetahui apakah ada fasilitas kantor yang rusak.

Contoh, GA perusahaan harus tahu terlebih dahulu apabila ada komputer kantor yang rusak dan membutuhkan perbaikan.

Ada baiknya, GA di kantor anda mengutamakan fasilitas yang berhubungan langsung dengan produktivitas dan kinerja karyawan. Sehingga, kegiatan bekerja dan performa karyawan tidak terganggu dan berjalan optimal.

2. Memfasilitasi Operasional & Logistik

Fungsi penting general affair lainnya adalah memfasilitasi urusan operasional dan logistik perusahaan. Artinya, GA bertugas memastikan kebutuhan masing-masing departemen sesuai tugasnya.

Divisi ini perlu berkoordinasi dengan perwakilan masing-masing departemen lain. Sehingga, kebutuhan masing-masing divisi dalam perusahaan dapat terpenuhi dan produktivitas dalam perusahaan terjaga.

Sedangkan untuk keperluan logistik, GA harus mempersiapkan seluruh fasilitas kantor yang memang menunjang kebutuhan kerja. Umumnya seperti komputer, AC, jaringan wifi, alat tulis, meja kerja, dan lainnya.

Agar dapat menyediakan fasilitas operasional dan logistik dengan baik, GA perlu membuat anggaran yang baik dan benar juga.

3. Perawatan Fasilitas Kantor

Selain membuat dan memfasilitasi kegiatan operasional, GA juga memiliki fungsi perawatan. Perawatan ini tidak hanya meliputi di dalam kantor perusahaan saja. Namun, bagian luar meliputi tempat parkir, kebersihan gedung, security, dan lainnya.

GA juga wajib merawat ruang di dalam kantor seperti kondisi ruang kerja, lobby, dan ruang meeting. General affair memiliki tanggung jawab menjaga fasilitas seperti komputer, meja dan kursi kerja, dan instalasi listrik.

4. Membuat Standard of Procedure (SOP)

GA bertugas menyiapkan, merancang, dan membuat SOP. Dalam fungsi ini, divisi GA akan bekerjasama dengan HRD agar SOP yang dibuat benar-benar sesuai kebutuhan perusahaan.

SOP yang dibuat biasanya meliputi contoh merawat genset kantor, mobil, dan perawatan AC. SOP seperti job description karyawan juga dibuat oleh divisi ini.

Baca Juga: Mengenal Struktur dalam Perusahaan dan Tugas Setiap Jabatan

5. Menjaga Relasi

Pekerjaan GA sering kali terlibat dengan banyak pihak di luar perusahaan. Dalam mengurus perizinan baliho saja misal, GA harus mengurus melalui pihak Pemda.

Untuk memudahkan pekerjaannya, GA harus menjalin dan menjaga hubungan baik dengan banyak pihak. Tidak hanya itu, general affair perusahaan juga sering harus berkomunikasi dengan vendor dan supplier perusahaan.

Hubungan yang terjaga dengan baik ini diharapkan dapat memudahkan dan membuat GA perusahaan anda dapat bekerja dengan optimal.

Dari penjelasan di atas, anda dapat memahami bahwa GA memiliki fungsi yang penting dalam perusahaan. Terutama dalam memastikan operasional dan produktivitas kerja perusahaan berjalan lancar.

Kualifikasi untuk Menjadi GA

Dengan semua ragam tanggung jawab dan tugas general affair, tidak heran jika divisi ini memiliki syarat dan kualifikasi minimal yang harus dimiliki.

Selain harus memiliki tingkat disiplin tinggi, GA juga wajib memiliki kemampuan dan kualifikasi sebagai berikut:

• Komunikasi yang baik
• Dapat menyelesaikan masalah dengan baik
• Dapat merancang dan membuat anggaran
• Kemampuan adaptasi yang cepat
• Memiliki ijazah S1 dalam bidang manajemen, atau administrasi perkantoran

Perbedaan HR dengan GA

Perbedaan paling umum dari divisi HRD dan GA adalah, HRD merupakan divisi yang benar-benar fokus pada sumber daya manusia perusahaan. Sedangkan, GA bertugas mengatur hal-hal yang berkaitan dengan operasional dan kebutuhan perusahaan.

Selain itu, perbedaan keduanya juga dapat dilihat pada tugas masing-masing divisi yang ternyata cukup berbeda. Berikut ini penjelasan selengkapnya.

Tugas HRD:

• Merekrut karyawan atau tenaga kerja baru.
• Memberi pelatihan dan pengembangan SDM perusahaan.
• Mengevaluasi kinerja karyawan masing-masing divisi.
• Menjaga lingkungan kerja agar kondusif dan relasi antar karyawan terjaga.
• Melindungi dan menjamin hak dan kesejahteraan karyawan.

Tugas GA:

• Mengelola dan merencanakan procurement bagi perusahaan.
• Merancang dan membuat anggaran yang dibutuhkan perusahaan.
• Menjaga relasi dengan pihak luar perusahaan untuk menjaga koordinasi.
• Memelihara dan merawat aset milik perusahaan.

Kesimpulan

Dari semua penjelasan di atas, maka dapat disimpulkan bahwa HR dan GA memiliki perbedaan yang cukup signifikan. Terutama dalam cakupan kerja. Berbeda dengan HR, general affair dalam perusahaan memiliki cakupan kerja lebih umum serta yang berkaitan dengan operasional secara langsung.

Sedangkan, HRD memiliki cakupan kerja yang berkutat pada karyawan sebagai SDM perusahaan. Meliputi perekrutan karyawan baru, mengadakan pelatihan, hingga menjamin hak mereka.