Saat Anda membagi tugas kepada anggota tim atau berkolaborasi dengan pemangku kepentingan untuk meluncurkan suatu proyek, software project management seperti Lark & Trello adalah kunci untuk memastikan bahwa tenggat waktu penting terpantau dan semua tugas terlaksana dengan baik.
Menemukan alat yang sesuai bagi tim Anda bisa jadi sebuah tantangan tersendiri. Dalam artikel ini, kami akan membahas dua platform populer, yakni Lark dan Trello, serta perbedaan dan nilai masing-masing yang dapat membantu meningkatkan kinerja bisnis Anda.
Apa itu Trello?
Secara umum, Lark dan Trello sama-sama mencakup ruang manajemen proyek namun memiliki perbedaan signifikan dalam hal pemahaman, kedalaman, dan skalabilitas. Untuk memulai, mari kita perkenalkan masing-masing produk dan jelaskan lebih detail tentang platform tersebut:
Sebagai salah satu subproduk dari Atlassian, Trello adalah alat manajemen proyek yang berorientasi pada daftar tugas, terutama digunakan oleh pekerja kantor untuk memenuhi tenggat waktu. Di Trello, pengguna dapat membuat berbagai Workspaces, yang memungkinkan pembuatan Boards yang berisi berbagai daftar, seperti “to-do”, “doing”, atau “done”. Setiap daftar terdiri dari Cards, yang mewakili tugas dan menyimpan informasi penting untuk menyelesaikan tugas, seperti anggota, tanggal jatuh tempo, deskripsi, lampiran, dan checklist. Tampilan papan ini diatur dalam format Kanban, yang memungkinkan pengguna melihat semua kartu yang terdaftar untuk membantu visualisasi alur kerja.
Keterbatasan Trello sebagai Project Management Software
Trello adalah software yang sederhana, terfokus pada manajemen proyek melalui daftar dan papan gaya Kanban. Namun bagi tim manajemen proyek, penting untuk memiliki beragam tampilan proyek untuk evaluasi dari berbagai sudut pandang. Meskipun Trello menyediakan beberapa cara lain untuk melihat Board, seperti Tampilan Timeline (mencakup rentang tanggal), tampilan Tabel (mirip lembar kerja), dan tampilan Kalender (termasuk kalender dari pihak ketiga), semua opsi tersebut hanya tersedia dalam paket berbayar Trello Premium. Fitur bidang kustom untuk setiap kartu juga hanya tersedia dengan berlangganan berbayar, sehingga ada keterbatasan dalam fleksibilitas jenis data atau informasi yang dapat dimasukkan dalam setiap tugas.
Lebih lanjut, dalam hal organisasi tugas, Trello tidak memiliki sistem kategorisasi dan penyaringan yang lengkap, menyulitkan pencarian tugas-tugas tertentu di antara banyaknya Kartu dan penyortiran melalui kategori seperti waktu atau pemilik. Akibatnya, struktur sederhana Trello mungkin menjadi tantangan bagi karyawan frontline yang memerlukan akses dan penyaringan informasi dengan cepat. Trello juga kurang sesuai untuk tim yang lebih besar, dimana biasanya tim tersebut lebih membutuhkan project management software yang dapat ditingkatkan dengan mudah dan beradaptasi dengan proyek-proyek yang kompleks.
Apa itu Lark?
Lark adalah platform kolaborasi all-in-one yang juga dapat bertindak sebagai project management software. Lark memiliki fitur kolaboratif dan saluran komunikasi yang ramah bagi semua jenis pekerja, baik yang bekerja di belakang meja atau di garis depan. Dibandingkan dengan Trello, Lark memiliki fitur project management yang lebih komprehensif, mendalam, dan sesuai untuk kebutuhan tim yang lebih besar. Dengan kelebihan tersebut, menjadikan Lark sebagai project management tools yang memudahkan pengguna dalam pengelolaan data besar dan daftar tugas yang lebih rapi.
Misalnya, Daftar Tugas Lark memungkinkan pengguna untuk dengan mudah mengkategorikan dan membuat tugas untuk ditugaskan kepada rekan tim. Meskipun mirip dengan Workspace Trello yang membantu tim memenuhi tenggat waktu dan mengelompokkan daftar tugas dalam tampilan Kanban, Lark mampu menangani tugas-tugas yang lebih berat dan kompleks. Dengan filter pencarian kustom dan kategorisasi, pengguna dapat dengan mudah menemukan, mengorganisir, dan menyaring beberapa tugas sekaligus. Anggota tim juga memiliki fleksibilitas lebih dalam menambahkan informasi ke dalam deskripsi setiap tugas dan membuat sub-tugas dalam tugas utama. Selain itu, tugas juga terintegrasi dengan lancar ke area lain dari Lark, seperti membuat tugas langsung dengan rekan kerja dalam grup obrolan dan menerima pemberitahuan pesan untuk tenggat waktu mendatang.
Baca Juga: Lark vs. ClickUp: Manakah Project Management Tools Terbaik di 2024?
Optimalkan Manajemen Proyek dengan Lark Base: Solusi Organisasi Data yang Canggih
Lark menyediakan beragam tools untuk membantu proses project management secara mendalam dan mengatur data yang kompleks. Salah satunya adalah Lark Base, sebuah database inovatif berbasis lembar yang memudahkan pengaturan konten terstruktur. Alat ini sangat cocok bagi bisnis dengan tim lapangan, seperti toko ritel, lokasi konstruksi, atau gudang yang membutuhkan aplikasi khusus.
Penggunaan Base tidak memerlukan pengetahuan pemrograman untuk membuat dasbor dan memiliki beberapa tampilan seperti Gantt, Grid, dan Gallery untuk membantu visualisasi informasi proyek secara gratis. Sebagai contoh, diagram Gantt memberikan representasi visual dari jadwal proyek, membantu manajer proyek membuat keputusan yang tepat berdasarkan informasi dan menjaga jalannya proyek sesuai rencana. Tanpa diagram Gantt, menentukan jalur kritis dengan akurat bisa menjadi sulit, sehingga menghambat pengelolaan proyek-proyek kompleks secara efisien.
Lark memudahkan kolaborasi tim dan visualisasi proses manajemen proyek melalui peta pikiran yang bersifat kolaboratif. Selain itu, fitur OKR (Objectives and Key Results) Lark dikhususkan untuk membantu tim dalam mengelola dan melacak OKR mereka tanpa batasan format yang kaku seperti yang ada di Trello. Dalam perbandingan dengan Lark dari sisi daftar tugas, Trello dapat dikategorikan sebagai software project management yang memiliki fitur kolaborasi yang lebih terbatas.
Trello lebih cocok untuk proyek-proyek sederhana dengan sedikit tugas, tim kecil, dan jadwal yang jelas. Namun, jika proyek Anda kompleks atau melibatkan tim yang besar, Trello mungkin tidak mencukupi. Lark menawarkan fitur manajemen proyek yang lebih lengkap melalui Daftar Tugas dan Base, serta menyediakan alat komunikasi dan kolaborasi yang penting untuk kebutuhan manajemen proyek dalam satu tempat.
Bayar Lebih Sedikit dan Dapatkan Lebih Banyak Keuntungan dengan Lark
Menjalankan bisnis membutuhkan lebih dari sekedar software project management. Untuk berkomunikasi dengan orang lain, fitur penting seperti obrolan, email, dan konferensi video juga diperlukan. Lark dan Trello adalah software yang keduanya menawarkan paket harga yang berbeda tergantung pada kebutuhan spesifik perusahaan. Namun untuk mendapatkan semua fungsi yang dibutuhkan tim Anda, tagihan aktual yang perlu Anda bayar untuk menjalankan Trello untuk tim Anda bisa lebih besar dari yang ditampilkan di halaman harga. Lark menawarkan fitur yang sama dengan Trello dengan harga yang lebih murah.
Baca Juga: Lark vs Monday.com: Manakah Platform Kolaborasi & Project Management yang Cocok bagi Bisnis Anda?
Di Lark, bisnis Anda tidak perlu membeli banyak alat untuk mengakomodasi kebutuhan yang berkembang. Hal tersebut berdampak pada manajemen IT yang dapat disederhanakan dengan satu paket berbayar saja. Sebaliknya, menggunakan Trello mungkin mengharuskan Anda memperoleh platform tambahan dan menghabiskan waktu untuk mengatur integrasi. Biaya Trello dapat menjadi tinggi, terutama jika Anda perlu meningkatkan ke paket berbayar demi fitur lebih lanjut. Jika Trello merupakan platform utama Anda, biaya bisa bertambah dengan cepat ketika Anda harus mengelola bisnis selain dari proyek dan tim yang lebih besar.
Sebagai ilustrasi, untuk mendapatkan paket dasar bagi perusahaan dengan 100 karyawan, bisnis mungkin perlu membayar 400% lebih banyak dengan membeli paket bisnis untuk Trello + Airtable + Google Workspace + Slack, dibandingkan dengan menggunakan paket Lark Pro yang tetap menyediakan semua fungsi yang dibutuhkan tim. Meskipun biaya setiap platform bergantung pada kebutuhan spesifik organisasi, model harga Lark menawarkan opsi yang terjangkau dan sederhana bagi bisnis yang mencari platform kolaborasi yang komprehensif.
Tim yang Ideal: Lark sangat intuitif untuk kedua sisi kantor dan lebih mendukung bagi tim yang besar.
Sebanyak 80% tenaga kerja global menjalankan tugasnya tanpa menggunakan meja kerja. Oleh karena itu, penting untuk memilih platform kolaborasi yang ramah baik untuk perangkat mobile maupun desktop, baik untuk front office maupun back office. Pengalaman pengguna yang sederhana dan antarmuka yang mudah dipahami memiliki peran krusial dalam proses adaptasi tim Anda. Platform yang tidak intuitif dapat menyulitkan penggunaan, dan jika tim tidak bisa beradaptasi dengan baik, perusahaan akan menyia-nyiakan anggaran IT untuk alat yang jarang digunakan.
Trello, dengan gaya papan dan struktur daftar yang kaku, mungkin tidak sesuai untuk semua orang. Sistem Kanban tidak selalu optimal untuk mengelola segala jenis proyek. Mentransfer semua materi tim ke platform ini juga bisa menjadi tantangan, karena format Kanban tidak cocok untuk setiap jenis proyek. Struktur yang kurang fleksibel juga kurang cocok untuk tim besar. Tanpa sistem pencarian dan pengurutan yang efisien, pengguna harus menggulir melalui sejumlah tugas dan kartu. Hal tersebut dapat merepotkan ketika melakukan pekerjaan bersifat frontline, memasukkan anggota tim baru, atau mengelola data pemasok.
Meskipun Trello lebih cocok untuk tim proyek kecil dan karyawan kantor, Lark mengedepankan pengalaman pengguna dalam kolaborasi dan memudahkan navigasi bagi semua tim. Dengan menyatukan berbagai fitur dalam satu aplikasi, semua fitur dapat diakses langsung dan ditampilkan pada sidebar di desktop serta di bagian bawah ponsel. Ini memungkinkan pengguna berkolaborasi dengan mudah di mana pun mereka berada. Tim proyek dapat tetap fokus dengan membuat grup obrolan khusus proyek, di mana jadwal proyek, dokumen, papan, dan lainnya tersedia sebagai tab untuk akses instan.
Lark menawarkan antarmuka pengguna yang bersih dan modern, baik di desktop maupun ponsel, sehingga mudah digunakan oleh pemula maupun pengguna berpengalaman. Desainnya yang elegan juga membuat pengalaman menggunakan aplikasi menjadi menyenangkan. Antarmuka yang intuitif memungkinkan pengguna untuk mengintegrasikan tim mereka dalam waktu kurang dari satu hari!
Solusi Kolaborasi Mobile: Optimalkan Efisiensi Kerja dengan Lark Base
Untuk bekerja secara efisien di mana pun Anda berada, Anda membutuhkan platform kolaborasi yang dapat diakses dengan mudah baik dari komputer maupun perangkat seluler. Salah satu contohnya adalah Lark’s Base, yang merupakan pilihan hebat untuk mengelola proyek di kantor dengan fitur tampilan kustom dan alur kerja otomatis. Platform ini juga ramah seluler, cocok untuk berbagai jenis proyek dan bisnis. Misalnya, tim lapangan dapat dengan mudah berbagi laporan dan informasi penting dengan menggunakan tampilan formulir Base di Lark’s Base.
Lark juga dilengkapi dengan fitur yang dirancang khusus untuk mendukung pekerjaan seluler. Anda dapat mengedit dokumen, mengisi formulir Base, dan berbagi dokumen saat mengikuti rapat video melalui perangkat seluler Anda dengan fitur Magic Share. Selain itu, transkripsi suara ke teks Lark memudahkan pengguna untuk membuat catatan dan berkomunikasi dengan tim mereka tanpa harus mengetik.
Meskipun Trello juga memiliki aplikasi seluler untuk iOS dan Android seperti Lark, fungsionalitas aplikasi seluler terbatas dibandingkan dengan versi desktop. Antarmuka Trello yang kurang modern dan sistem papan Kanban yang membingungkan di layar kecil membuatnya sulit untuk mengelola proyek dengan detail yang baik. Beberapa pengguna juga perlu mengunduh aplikasi lain seperti Zoom untuk rapat video, yang membuat proses bekerja lebih rumit.
Secara keseluruhan, dengan kekurangan yang dimiliki Trello, Lark Base mungkin menjadi pilihan yang lebih baik untuk mengelola proyek yang kompleks dan memastikan produktivitas tim tetap terjaga, terutama bagi tim yang terpisah.
Kolaborasi: Lark memfasilitasi komunikasi tim di luar tugas
Sebuah project management software yang komprehensif seharusnya lebih dari sekadar alat untuk mengatur tugas. Komunikasi yang jelas sangat penting untuk menjamin kesuksesan dan ketepatan waktu dalam sebuah proyek, baik melalui dokumen, rapat video, panggilan audio, atau obrolan. Saat ini, dengan banyaknya tim yang bekerja secara remote atau dari lokasi yang berbeda, memiliki alat komunikasi seperti obrolan dan konferensi video menjadi kunci untuk memastikan kolaborasi yang efektif dan terkoneksi.
Meskipun Trello mengklaim membawa anggota tim bersama, namun Trello mungkin bukan merupakan pilihan terbaik untuk komunikasi proyek yang lancar. Trello tidak menyediakan fitur obrolan atau konferensi video yang terintegrasi dalam platform mereka, dan meskipun pengguna dapat meninggalkan komentar pada Kartu untuk berkolaborasi dalam tugas, namun komentar tersebut sering terselip diantara daftar-daftar yang ada. Bergantung hanya pada komentar tidaklah cukup untuk memastikan komunikasi yang efektif secara keseluruhan, terutama dalam menghubungkan pekerja lapangan dan kantor. Oleh karena itu, mungkin diperlukan tools tambahan pihak ketiga, seperti Google Workspace atau Zoom, untuk memfasilitasi percakapan yang produktif.
Di sisi lain, Lark menawarkan fitur obrolan dan rapat (dengan harga yang lebih terjangkau!) yang lebih sesuai untuk tim yang memerlukan alat komunikasi yang lebih kuat. Dengan Lark, Anda dapat berkolaborasi dengan tim Anda menggunakan fitur-fitur seperti obrolan, konferensi video, dokumen, email, dan kalender dalam satu aplikasi. Hal ini mengurangi kebutuhan untuk beralih antara berbagai alat, dan membuat kolaborasi menjadi lebih efisien. Beberapa fitur Lark yang memungkinkan komunikasi antar tim, yang tidak dimiliki oleh Trello, antara lain:
Kepatuhan: Keduanya memenuhi standar keamanan
Lark memenuhi standar SOC 2 & SOC 3 dan memiliki beragam sertifikasi keamanan informasi, pengelolaan informasi privasi, keamanan cloud, serta keamanan lintas batas. Lark di-hosting pada Amazon Web Services (AWS).
Trello juga telah memperoleh serangkaian sertifikasi serupa:
Kesimpulan
Secara kesimpulan, meskipun Trello adalah project management software yang berguna, namun mungkin tidak sesuai dengan semua kebutuhan karena fokusnya pada project management yang sederhana dan kurangnya alat komunikasi yang diperlukan untuk kolaborasi yang sukses. Di sisi lain, Lark menawarkan solusi yang lebih komprehensif. Fitur manajemen proyek yang mendalam, alat kolaboratif, harga yang terjangkau, dan kemudahan penggunaan untuk berbagai jenis pekerjaan membuatnya menjadi pilihan yang lebih efisien untuk mengelola proyek dan tim Anda. Untuk pengalaman kolaborasi dan manajemen proyek yang lebih komprehensif, coba Lark sekarang dan daftar secara gratis.
