Dalam konteks IT, Anda pasti sering kali menemukan istilah IT Project Management. Lah, kata “project” ini itu merupakan suatu tugas yang dilakukan tidak berulang, tapi memiliki “konten” dan durasi yang panjang. Beberapa contohnya adalah seperti mengembangkan software baru, bangun website, merombak sistem infrastruktur IT perusahaan dan lainnya. Terkadang, kita masih sering tertukar dengan istilah lainnya yaitu “operasi.” IT Operation ini lebih ke tugas seputaran IT yang dilakukan secara berulang tanpa batas waktu tertentu. Misalnya, dalam konteks keamanan siber, proses scanning virus di seluruh database adalah operasi IT, sedangkan pemasangan firewall yang lebih kuat adalah sebuah IT project. Oke, sampai sini mulai paham, mari kita bahas lebih lanjut tentang IT project management khususnya bagian tantangannya.
Proyek IT atau IT project pasti memiliki banyak tantangan bawaan karena dalam seluruh proses kerjanya harus melibatkan sejumlah tim dari departemen lain. Anda, sebagai seorang manajer proyek, perlu mengatur kebutuhan semua anggota tim, menjaga kinerja tim agar tetap optimal dan memastikan semuanya bisa selesai sesuai jadwal, sekaligus bisa berkomunikasi secara efektif dengan tim lain dan klien. Ini adalah proses pekerjaan yang panjang dan rumit jadi sangat wajar sekali kalau sebagian besar manajer proyek, seperti Anda, pasti pernah menghadapi sejumlah masalah atau tantangan. Memangnya, apa sih efek yang ditimbulkan dari ini semua ?
Baca Artikel Penting Ini: Apa Itu Incident Management ?
Efek Negatif dari IT Project Management yang Buruk
Tantangan atau permasalahan saat mengelola sebuah proyek IT (atau proyek apapun lainnya) perlu segera ditangani atau diantisipasi dari sejak awal karena kalau tidak bisa menimbulkan efek “domino” negatif ke banyak hal lainnya. Oke, ada sebuah laporan menarik yang membahas hal ini dan Anda, sebagai seorang IT project manager, wajib tahu. Project Management Institute merilis sebuah laporan bertajuk Pulse of the Profession® 2023.
Untuk informasi, laporan ini berhasil melakukan survei kepada 3.492 project management profesional di sejumlah perusahaan yang ada di beberapa wilayah benua. Survei ini mengeksplorasi berbagai aspek project management, termasuk apa saja pendorong utama dari keberhasilan suatu project, power skill atau interpersonal skill apa yang dibutuhkan, penerapan SOP pada semua project management, serta upaya pelatihan dan pengembangan tenaga kerja di bidang project management.
Baik, kembali lagi ke salah satu key point dari laporan tersebut. Menurut survei, 5,2% investasi perusahaan terbuang sia-sia bahkan sampai merugi ketika kinerja management project-nya itu buruk. Persentase ini sudah lumayan “membaik” jika dibandingkan pada tahun 2020, di mana 11,4% investasi yang terbuang sia-sia akibat buruknya manajemen proyek.
Hal yang senada juga disebutkan oleh KPMG. Dalam laporannya yang bertajuk “Project Management Survey 2021”, pandemi COVID-19 ditambah dengan buruknya kualitas manajemen membuat 58% laju project terkena dampak keterlambatan atau bahkan pembatalan.
Sampai sini, Anda mungkin sudah mulai tahu kalau memang permasalahan dan tantangan di IT project itu memang benar adanya dan kalau tidak segera ditangani bisa mengacaukan semuanya. Karena itu, mari kita cari tahu apa saja tantangan dari IT project management dan apakah ada cara untuk mengatasinya.
Baca Artikel Penting Ini: Metrik KPI Penting IT Service Management di Tahun 2024
Apa Saja Tantangan dalam IT Project Management?
Sematang apapun Anda merencanakan sebuah IT project, pasti akan ada sesuatu yang “kurang tepat” nantinya. Karena itu, Anda sebaiknya paham dan tahu cara mengatasi beberapa tantangan unik yang pasti akan Anda, sebagai seorang project manager, hadapi. Mari kita mulai.
1) Klien project yang “membingungkan”
Semua project manager pasti pernah bertemu situasi atau momen seperti ini. Momen di mana si klien project sendiri tidak tahu persis apa yang sebenarnya mereka butuhkan atau inginkan. Hampir semuanya digambarkan secara abstrak dan lebih parahnya lagi requirements nya sangat tidak masuk akal. Jelas, ini adalah salah satu tantangan terbesar di ranah IT project management, manager, tim, supplier dan berbagai pihak lainnya pasti dibuat bingung karenanya.
Cara mengatasinya:
Anda, sebagai seorang project manager, harus terlibat secara proaktif dengan klien sejak dalam fase perencanaan proyek. Jika Anda sudah terlibat dari awal maka Anda dapat memahami kebutuhan mereka dengan lebih baik. Oh, dan penting juga untuk tidak menerima permintaan perubahan ad-hoc tidak realistis secara tiba-tiba selama pengerjaan proyek karena hal ini dapat mengakibatkan rusaknya alur kerja proyek Anda. Sebisa mungkin tetap dengan rencana awal, kalau ada perubahan minor masih boleh lah.
2) Kurangnya komunikasi efektif
Komunikasi efektif dalam project management sangat penting untuk keberhasilan suatu project. Anda perlu melibatkan seluruh tim dan pemangku kepentingan dalam proses komunikasi efektif ini. Saking pentingnya, Deloitte pernah menyatakan kalau gagal atau tidaknya sebuah project itu 32% tergantung dari kualitas komunikasinya.
Cara mengatasinya:
Anda, sebagai seorang project manager, memerlukan sebuah software IT project management untuk memungkinkan upaya kolaboratif dari berbagai tim dan pemangku kebijakan. Tool project management kolaboratif ini tidak hanya memudahkan Anda dalam menjalankan tugas, namun juga memastikan transparansi yang lebih baik dalam memantau project dan akuntabilitas tim. Meeting rutin setiap pekan juga perlu untuk memastikan semua tim tetap berada di jalur yang tepat.
3) Tidak jelasnya tujuan dan kriteria keberhasilannya
Kejelasan adalah salah satu persyaratan terpenting dalam keberhasilan project mana pun dan kalau ini tidak terpenuhi, maka bisa dipastikan keseluruhan proyek akan tersendat nantinya.
Penting juga bagi project manager, seperti Anda, untuk menemukan cara dalam mengukur progress project. Melakukan uji QA dan QC di setiap fase proyek, adalah salah satu hal yang bisa Anda lakukan juga. Selain membantu tim Anda supaya senantiasa memiliki target, memiliki serangkaian tujuan yang jelas juga akan membantu Anda memenuhi harapan dari manajemen dan klien.
Cara mengatasinya:
Anda bisa menggunakan beberapa metode populer seperti SMART — Specific, Measurable, Achievable, Relevant, dan Time-bound atau CLEAR — Collaborative, Limited, Emotional, Appreciable, dan Refinable.
4) Tidak menyiapkan rencana darurat/cadangan
Semaksimal apapun kita merencanakan sebuah IT project, pasti akan ada sekian persen dari rencana itu yang meleset. Berbagai macam variabel dapat merubah laju atau rencana project tersebut. Bagaimana jika ternyata budget-nya dipotong tiba-tiba, bagaimana jika kliennya tiba-tiba ganti pengurusan, bagaimana jika…. berbagai skenario “what if” ini harus Anda pikirkan.
Cara mengatasinya:
Setiap project manager sebaiknya menyiapkan rencana alternatif yang dapat diadopsi oleh tim jika suatu project mulai tidak terkendali. Kemudian, Anda juga bisa menandatangani kesepakatan dengan kekuatan hukum terkait perjanjian antara Anda sebagai yang mengerjakan project dengan si klien yang memberikan project.
5) Kurangnya akuntabilitas
Sebuah tim project pasti bisa bekerja dengan sangat baik ketika setiap anggota punya rasa tanggung jawab atau akuntabilitas terkait peran dan tugas yang diberikan kepada mereka. Semisal, hal ini tidak ada atau dirasa masih kurang, maka keseluruhan project Anda bisa saja terpengaruhi secara negatif.
Cara mengatasinya:
Pastikan semua anggota tim Anda mendapatkan bagian tugas yang sesuai. Semisal ada salah satu anggota tim yang merasa kesulitan, coba Anda diskusikan dengan dia untuk menemukan solusi beban kerja yang sesuai. Anda perlu menggunakan tool project management untuk memantau semua progress tim sekaligus menjaga akuntabilitas mereka.
Baca Artikel Penting Ini: Apa itu IT Operations Management dan Apa Bedanya dengan ITSM?
Tips Tambahan untuk Mengatasi Tantangan IT Project Management
Menurut Project Management Institute, Anda, sebagai project manager, harus memiliki power skills untuk bisa menyelesaikan project apapun, termasuk IT, dengan baik. Apa saja sih isi dari power skills ini? Simak ilustrasi di bawah ini.
Jadi, apakah Anda sudah merasa memiliki keempat hal di atas? Oke, apakah sudah sampai itu saja? Tidak. Berikutnya, sejumlah tantangan pengelolaan project di atas bisa diatasi lebih lanjut jika, hanya jika Anda menggunakan sebuah tool manajemen project. Melalui alat tersebut, Anda bisa membantu tim untuk mengelola semua jenis beban kerja dan pada akhirnya menghilangkan jarak antara tim project dan tim-tim lainnya. Apa yang spesial dari alat ini?
- Real-time dashboard project untuk melihat detail project, durasi dan status pengerjaan project
- Alert Management untuk memantau berbagai software monitoring di perusahaan
- Tool kolaborasi untuk komentar, task, user-tagging, dan file attachment
- Tool pencarian berdasarkan nama project, deskripsi, ID project, dan attachment
- Dan, masih banyak lagi.
Lantas, dari mana Anda harus memulai untuk mencari tool project management semacam ini. Selamat, Anda sudah menemukannya sekarang. Terima kasih dan semoga ini bisa membantu.
Kelola Project IT dengan mudah, dan pastikan sistem layanan IT perusahaan tetap berkualitas dengan Freshservice
Daftarkan diri Anda sekarang dan raih layanan IT yang optimal untuk pertumbuhan bisnis Anda!
