Jangan Bingung! Simak Pengertian dan Tips Membuat Jobdesk yang Baik!

Pernahkan Anda mendengar istilah job desc, jobdesk, atau job description? Ya, ketiganya mempunyai pengertian yang sama. Job description jika diartikan ke dalam bahasa Indonesia mempunyai arti deskripsi pekerjaan.

Benar, job description memang berisi deskripsi dari suatu pekerjaan. Namun, deskripsi yang seperti apa dan bagaimana cara menyusunnya? 

Sebuah deskripsi pekerjaan tentunya tidak bisa ditulis secara sembarangan, karena ini menyangkut pekerjaan yang akan dilakukan oleh si penerima jobdesk. Jika itu ditujukan untuk mencari karyawan baru, job description menjadi pertimbangan utama pelamar sebelum mengajukan lamaran ke perusahaan.

Karena peranannya yang sangat penting, Anda perlu memahaminya dengan baik serta paham bagaimana cara menyusunnya. Oleh karena itu, artikel berikut akan membahas lebih dalam mengenai pengertian job description, fungsi, dan tips untuk menyusun job description yang baik. Anda bisa simak ulasan berikut!

Apa itu Job Description atau Jobdesk?

Job description adalah suatu pedoman dan petunjuk berisi gambaran dari suatu pekerjaan secara jelas dan telah ditetapkan sebelumnya.

Dalam dunia kerja, jobdesk berisi peran, wewenang, serta tugas yang diemban oleh karyawan perusahaan dalam menjalankan tugasnya.

Misalnya saja job description seorang content writer, karyawan pada posisi ini mempunyai tanggung jawab untuk menulis konten yang telah dilakukan, dan mengikuti rapat harian atau scrum untuk menyampaikan progres dari pekerjaannya.

Penting bagi perusahaan dan karyawan untuk mematuhi jobdesk yang telah ditentukan. Bagi karyawan, itu adalah kewajiban dan juga pedomannya dalam bekerja. 

Bagi perusahaan hal tersebut bisa menjadi perhatian khusus supaya tidak ada praktek di mana karyawan diberi tugas di luar deskripsi jobnya dan menyengsarakan karyawannya. Karena hal tersebut dapat membawa dampak yang tidak bagus untuk keberlangsungan perusahaan.

Fungsi dan Peran Penting Jobdesk

Dalam organisasi ataupun perusahaan, job description mempunyai peranan yang penting. Terutama dalam hal berjalannya suatu organisasi ataupun perusahaan, karena job description menyangkut tugas-tugas para anggota dan karyawan untuk mencapai misi organisasi dan perusahaan.

Adapun peran penting jobdesk dalam berbagai jabatan di sebuah perusahaan adalah sebagai berikut:

• Peran Jobdesk Bagi Chief Executife Officer (CEO)

Dalam suatu perusahaan, seorang CEO juga mempunyai job description yang jelas dalam menjalankan perusahaan. Adapun peranan penting job description untuk CEO adalah sebagai berikut:

• Membantu CEO dalam menentukan keputusan strategis untuk beraliansi, investasi, divestasi, dan keputusan penting lainnya yang berhubungan dengan pihak luar.
• Membantu CEO dalam menentukan prosedur, standar organisasi di perusahaan, serta kebijakan perusahaan.
• Membantu CEO dalam melakukan analisis dan menyusun prioritas alokasi anggaran dan sumber daya yang dimiliki perusahaan.

• Peran Jobdesk Bagi Manajer dan Jabatan Setingkat

Manajer mempunyai peranan penting untuk mengatur keseimbangan pada manajemen perusahaan. Berikut adalah peranan penting job description untuk manajer, antara lain:

• Membantu manajer untuk menyelesaikan pekerjaan di bidang administrasi.
• Membantu manajer dalam mengelola operasional harian di perusahaan.
• Membantu manajer untuk mengatur atau memberi batasan wewenang pada setiap jabatan. 
• Membantu manajer dalam menghindari risiko ketika terjadi perbedaan pendapat di antara karyawan.
• Membantu manajer untuk menjelaskan apa-apa saja yang harus dilakukan dan diharapkan dari setiap jabatan.

• Peran Jobdesk Bagi Asesor dan Perencanaan Suksesi

Asesor mempunyai tugas untuk melaksanakan asesmen pada suatu kompetensi. Di mana dalam pelaksanaannya sesuai dengan ruang lingkup dari asesmen yang dilakukannya.

Bagi seorang asesor, jobdesk mempunyai peranan penting untuk membantu para asesor ketika melakukan analisa pada pemegang jabatan. Seperti mengadakan interview kepada karyawan, tes kemampuan, dan asesmen lain yang dibutuhkannya.

Sementara bagi perencana suksesi, peranan job description juga sangatlah penting. Di mana job description mempunyai peran untuk membantu perencanaan suksesi untuk mengalokasikan tempat karyawan yang sesuai dengan tanggung jawab, peran, serta kebutuhan perusahaan.

• Peran Jobdesk Bagi Recruiter dan Trainer

Tim recruiter bertugas untuk mencari karyawan baru yang sesuai dengan kebutuhan posisi di perusahaan. Job description mempunyai peranan yang sangat penting bagi seorang recruiter. Di mana mereka harus menyertakan itu pada laman job vacancy atau portal perekrut karyawan.

Calon karyawan biasanya akan memutuskan mengajukan lamaran pada suatu perusahaan dengan membertimbangkan jobdesk yang ditulis oleh tim recruiter tersebut.

Sementara untuk seorang trainer, job description yang jelas akan membantunya menentukan program serta pengetahuan apa saja yang perlu dikuasai oleh karyawan baru untuk jabatannya.

• Peran Jobdesk Bagi Tim Evaluasi

Bagi tim evaluasi, job description mempunyai peran untuk membantunya dalam melakukan evaluasi hal-hal yang dibutuhkan perusahaan. Seperti menganalisa beban kerja karyawan, kemudian membandingkannya dengan jabatan lain di perusahaan.

Tips Menyusun Jobdesk yang Baik!

Karena peranannya yang sangat penting, dalam menyusun job description ada elemen-elemen yang harus dipenuhi. Berikut adalah elemen-elemen yang harus ada ketika menyusun job description:

• Ringkasan Pekerjaan

Elemen pertama yaitu ringkasan pekerjaan. Pada bagian ini berisi ringkasan atau gambaran singkat mengenai pekerjaan dan karakteristik dari pekerjaan tersebut secara umum.

Anda bisa menuliskan informasi tentang ketepatan kerja serta objektivitas pekerjaan tersebut seringkas mungkin.

• Rincian Pekerjaan (Spesifikasi)

Elemene selanjutnya yaitu spesifikasi atau rincian pekerjaan. Pada bagian ini Anda perlu menuliskan rincian pekerjaan yang dilakukan oleh karyawan atau calon karyawan. 

Juga bisa berupa informasi persyaratan apa saja yang diperlukan sebagai acuan untuk melakukan penilaian kualitas pekerjaan.

• Tugas dan Tanggung Jawab

Elemen ketiga ini adalah elemen yang paling penting dalam sebuah job description. Di dalam sebuah jobdesk perlu menjabarkan tugas serta tanggung jawab dalam suatu jabatan. Bisa berisi poin-poin hal yang harus dan tidak boleh dilakukan selama bekerja.

• Akuntabilitas

Akuntabilitas merupakan bentuk pertanggungjawaban seorang pekerja dalam mempertanggungjawabkan kegagalan ataupun keberhasilan pelaksanaan pekerjaan yang ditetapkan.

Dalam sebuah jobdesk harus mempunyai elemen akuntabilitas, sehingga para pemegang jabatan dan karyawan perusahaan menjalankan tugas serta wewenang sesuai dengan ketentuan dan aturan yang telah ditetapkan.

Akuntabilitas dalam sebuah job description mewakili tanggung jawab serta pengetahuan yang menyangkut kebijakan-kebijakan dan keputusan yang diambil oleh perusahaan.

• Analisis Jabatan

Elemen terakhir pada jobdesk yaitu analisis jabatan. Di mana dalam poin ini berkaitan dengan tingkatan posisi atau jabatan di dalam perusahaan. Pada poin ini, sebaiknya disertakan secara singkat dan jelas.

Hasil dari analisis ini akan membantu tim ketenagakerjaan dalam membuat spesifikasi mengenai suatu jabatan di dalam perusahaan. 

Oleh karena itu elemen ini juga cukup penting, sehingga dalam prosesnya diperlukan pengkategorian, dokumentasi, serta pengumpulan data yang berkaitan dengan jabatan-jabatan di perusahaan selama periode waktu tertentu. 

Itulah tadi pengertian, fungsi dan peranan penting jobdesk serta tips membuat job description yang baik. Dapat disimpulkan jika dalam membuat job description ada aspek-aspek penting yang tidak boleh diabaikan. Di mana aspek-aspek tersebut akan menjadi penentu keberhasilan dalam mencapai tujuan dari suatu pekerjaan. Demikian artikel kali ini, semoga bermanfaat.