Menyusun Notulen yang Efektif : Pengertian dan Tips yang Perlu Notulis Tahu!

Notulen adalah kata tidak baku dari notula. Di mana istilah ini erat kaitannya dengan kegiatan rapat. Meski notulen bukan kata baku yang ada di KBBI, mungkin Anda sudah terlanjur akrab dengan istilah satu ini.

Namun, meski sudah sering mendengarnya, sudahkah Anda tahu betul apa yang dinamakan notulen? Jika Anda baru mendapat sebagai seseorang yang bertugas menulis notulensi rapat, Anda perlu tahu tips untuk menulis notulen dengan efektif.

Karena bagi seseorang yang bertugas notulen, sangat penting untuk mengetahui contoh notulen rapat. Karena contoh tersebut dapat dijadikan acuan ketika menyusun notulen rapat yang baik dan efektif.

Pada artikel ini kita akan membahas tuntas mengenai pengertian notulen, fungsi dan tujuan notulen, dan tips menyusun notulen yang efektif. Untuk itu, simak ulasan berikut!

Apa Itu Notulen Rapat?

Menurut KBBI, “notula bentuk baku dari notulen adalah catatan singkat mengenai jalannya sebuah kegiatan atau rapat serta hal-hal yang dibicarakan serta diputuskan.”

Notulen rapat merupakan dokumen yang merekam kejadian di suatu kegiatan atau rapat secara terperinci. Baik itu bahasan yang berlangsung selama rapat hingga keputusan-keputusan yang diambil selama rapat.

Meski begitu, notulen rapat harus bersifat ringkas, jelas, sistematis, serta memuat informasi secara menyeluruh mengenai isi dari rapat atau kegiatan. Oleh karenanya, penulis notulen rapat atau notulis perlu menghindari kalimat yang bertele-tele dalam menuliskan notulensi rapat.

Adapun hal-hal yang umumnya ada di dalam dokumen notulen rapat, antara lain:

• Tempat dan waktu pelaksanaan rapat
• Pihak yang menghadiri rapat
• Tujuan diadakannya rapat
• Pembahasan selama rapat
• Hasil atau keputusan yang diambil dalam rapat

Dalam penyusunan dokumen notulen rapat, penulis notulen rapat atau notulis sangatlah penting. Seorang notulis harus mampu menyimak serta meringkas pembahasan rapat ke dalam notulen rapat. 

Selain itu, notulis juga harus mampu membuat kesimpulan dari hasil kegiatan rapat dari awal kegiatan hingga akhir. Di mana notulen rapat tersebut kemudian akan diberikan kepada kepala perusahaan atau ketua organisasi, pemegang jabatan tertinggi di kegiatan tersebut.

Berikut adalah peran notulis yang perlu Anda ketahui:

• Mencatat waktu diadakannya rapat, yang akan digunakan sebagai acuan untuk dilaksanakannya rapat lanjutan jika diperluka
• Mencatat topik rapat dengan lengkap, jelas, dan ringkas
• Mendata dan mencatat anggota rapat yang menghadiri rapat
• Menyimak serta menjaga keberlangsungan rapat supaya tetap kondusif
• Isi notulen harus bersifat objektif atau tidak bercampur dengan opini notulis
• Mendokumentasikan kegiatan rapat, baik berupa foto ataupun tulisan

Fungsi dan Tujuan Notulen Rapat

Kenapa notulen begitu penting dalam suatu kegiatan atau rapat? Untuk itu, perlu diketahui apa saja sih fungsi dan tujuan dari disusunnya notulen dalam suatu kegiatan atau rapat?

Fungsi Notulen Rapat

Melansir dari greatdayhr.com, berikut adalah fungsi dari sebuah notulen rapat:

1. Notulen berfungsi sebagai Panduan

Notulen adalah dokumen rapat yang berisi pembahasan dan juga hasil atau keputusan yang diambil selama rapat. Hal-hal tersebut tertulis di dalam notulen rapat secara terperinci dan jelas. Itu kenapa notulen rapat berfungsi sebagai panduan yang dapat digunakan ketika perusahaan atau organisasi akan memulai kegiatan atau project baru.

Selain itu, dalam pelaksanaan kegiatan atau project baru organisasi atau perusahaan akan terbantu dengan informasi orang-orang yang bertanggung jawab dan terlibat dalam rapat. Sehingga, mereka bisa menghubungi orang-orang penting yang terlibat untuk dihubungi ketika akan memulai project baru tersebut.

2. Notulen berfungsi sebagai Reminder atau Pengingat

Fungsi kedua dari notulen rapat yaitu sebagai pengingat atau reminder. Di mana dari pembahasan dan hasil yang diperoleh selama rapat dapat dijadikan pengingat, supaya anggota atau karyawan yang terlibat bisa menyelesaikan tugas-tugasnya tepat waktu dan sesuai dengan harapan pada saat rapat.

3. Notulen berfungsi sebagai Efektivitas Waktu

Fungsi notulen rapat yang ketiga yaitu efektivitas waktu. Karena seluruh tugas dan tanggung jawab yang dilakukan oleh karyawan atau anggota rapat telah terekam dalam dokumen notulen rapat, sehingga mereka bisa langsung fokus pada tugas masing-masing.

Tujuan Notulen Rapat

Setelah mengetahui apa saja sih fungsi notulen rapat? Mungkin Anda sudah mempunyai gambaran mengenai tujuan dari adanya notulen rapat. Untuk lebih lengkapnya Anda bisa simak tujuan dari penulisan notulen adalah sebagai berikut:

1. Menjadi Bukti Diadakannya Rapat

Isi dari notulen rapat salah satunya yaitu waktu dilaksanakannya rapat. Kemudian notulen rapat akan diberikan kepada kepala perusahaan atau ketua organisasi yang dijadikan bukti jika rapat berhasil diadakan dalam waktu tersebut.

Selain itu, notulen rapat juga dapat dimanfaatkan sebagai bukti dalam laporan keuangan. Di mana bendahara dapat menggunakan notulen rapat sebagai bukti jika terdapat dana yang telah dianggarkan untuk kegiatan rapat tersebut.

2. Menjadi Tolak Ukur Dalam Pengambilan Keputusan

Dalam notulen, terdapat pembahasan-pembahasan yang disusun secara terperinci selama berlangsungnya rapat. Hal tersebut, dapat digunakan oleh anggota-anggota yang terlibat dalam rapat untuk menganalisis tanggapan dan pengambilan keputusan.

Keputusan dapat dipertimbangkan berdasarkan pembahasan-pembahasan yang telah terjadi selama rapat dan dituliskan secara terperinci oleh notulis.

3. Menjadi Sumber Informasi yang Bisa Dipertanggungjawabkan

Notulen rapat adalah dokumen tertulis dari suatu rapat yang ditulis oleh notulis secara faktual dan dapat dipertanggungjawabkan kepada seluruh anggota yang terlibat dalam rapat.

Sehingga, dokumen notulen rapat ini dapat dijadikan sumber informasi yang bisa dipertanggungjawabkan isinya atau kredibel jika sewaktu-waktu dibutuhkan.

Bagaimana Cara Menyusun Notulen yang Efektif?

Dalam menyusun notulen yang efektif, hal ini tidak lepas dari peran notulis yang harus mampu menyimak serta menuliskan pembahasan serta hasil rapat secara ringkas, jelas, dan terperinci dalam dokumen notulen rapat.

Namun, Anda bisa menggunakan susunan berikut sebagai acuan dalam penulisan notulen rapat:

1. Pembuka Notulensi Rapat

Pada bagian pembuka notulensi rapat, Anda perlu menuliskan poin-poin berikut ini:

• Topik atau Judul pembahasan rapat
• Tempat dan Waktu pelaksanaan rapat
• Daftar Anggota yang menghadiri rapat

2. Isi Notulensi Rapat

Pada isi notulensi rapat, Anda harus menuliskan apa-apa saja yang dibahas beserta hasil keputusan yang diambil selama rapat. Adapun poin-poin yang perlu Anda tulis pada bagian ini yaitu:

• Kata Pembuka
• Pembahasan rapat
• Hasil serta keputusan yang diambil dalam rapat
• Waktu selesainya rapat

3. Penutup Notulensi Rapat

Terakhir yaitu penutup notulensi rapat. Adapun hal-hal yang perlu Anda tuliskan dalam penutup notulensi rapat adalah sebagai berikut:

• Waktu yang disepakati untuk rapat atau kegiatan selanjutnya
• Tanda tangan oleh pihak-pihak penting dan mempunyai tanggung jawab atas keberlangsungan rapat.

Adapun format tanda tangan pada dokumen notulen rapat haruslah disertai dengan nama, jabatan, dan tanda tangan orang yang bersangkutan.

Kini Anda sudah tiba di penghujung artikel. Itulah tadi pengertian, fungsi dan tujuan, juga tips untuk menyusun notulen rapat. Karena pada dasarnya notulen adalah dokumen penting yang perlu didokumentasikan dengan baik dan mempunyai peranan penting untuk keberlangsungan project baru perusahaan, sehingga dalam menyusunnya haruslah jelas, rinci dan ringkas.