Mengenal Inventory Tracking: Pengertian, Metode, dan Tips Efisiensinya

Definisi Inventory Tracking 

Inventory Tracking bisa diartikan sebagai sistem dan metode yang digunakan perusahaan untuk memantau bagaimana bahan mentah, barang setengah jadi, barang yang perlu retur, barang rusak, dan barang jadi siap jual, “berpindah” dalam warehouse atau dalam suatu rangkaian supply chain.  Dengan inventory tracking, Anda memiliki pandangan tentang data jumlah inventaris sesungguhnya, lokasi di mana item itu berada, status pengiriman dan beberapa informasi penting lainnya. Untuk informasi tambahan, inventory adalah aset lancar yang mewakili bahan atau barang yang dapat diubah menjadi revenue melalui transaksi penjualan. 

Nah, dari sini, hampir tidak mungkin kalau proses pemantauan ini dilakukan secara manual sepenuhnya. Karena itu, Anda butuh sebuah sistem Inventory Management yang memiliki kemampuan inventory tracking ini. Mari kita bahas topik ini.

Apa Itu Inventory Tracking System?

Inventory Tracking System adalah sebuah sistem yang akan mengikuti dan memantau setiap perpindahan inventaris di seluruh rantai pasokan Anda: mulai dari pemesanan, transit, penerimaan, penyimpanan, dan klaim garansi penukaran barang jika memang syarat dan ketentuannya berlaku. Hampir semua perusahaan pasti menggunakan sistem pelacakan inventaris semacam ini karena bisa menghasilkan data yang akurat dan real-time terkait jumlah inventaris.

Berdasarkan buku “Logistic Core Operations with SAP: Inventory Management, Warehousing, Transportation, and Compliance” yang dipublikasikan oleh Springer, fitur pemantauan ini, biasanya, sudah terintegrasi penuh di salah satu modul dalam sistem ERP. Modul Warehouse Management dapat melakukan semua hal yang berhubungan dengan pengelolaan inventaris, seperti pergerakan bahan, penerimaan barang, pengambilan dan pengiriman material untuk dijual. Jadi, sebagian besar pergerakan barang yang terjadi di manajemen inventaris akan memicu juga pergerakan di Warehouse Management. 

Beberapa Metode di Inventory Tracking

Metode pelacakan inventaris mempunyai sejumlah variasi tergantung pada industri Anda, jenis produk yang dijual, dan berapa banyak stok yang sedang dimiliki. Berikut adalah beberapa metode yang bisa digunakan:

• Pelacakan Manual

Mereka yang belum siap berinvestasi dalam Inventory Tracking System sering kali melacak item mereka hanya dengan menggunakan pena dan kertas. Dengan metode ini, Anda harus terus memperbarui lembar data utama yang mengkategorikan semua item secara berkala atau setiap kali ada transaksi. Kalau memang skala bisnis atau usaha nya masih kecil, metode ini masih bisa digunakan. 

• Spreadsheet

Menggunakan spreadsheet (Microsoft Excel, Google Sheets, Numbers, dan Smartsheet)  untuk mengatur dan mengkategorikan data item dalam jumlah besar bisa dilakukan. Namun, input datanya dan proses kelolanya masih dilakukan dengan cara manual. Tentu, hal ini masih rentan terhadap kesalahan dan kurang efisien.

• Inventory Management System

Sistem ini adalah “induk” dari Inventory Tracking. Segala macam yang bisa dilakukan oleh Inventory Tracking bisa dilakukan di sini. Ada beberapa fungsi lain juga seperti: perkiraan permintaan, rekomendasi jika suatu item perlu order ke pemasok, dan fitur pelaporan otomatis. Untuk saran, sebaiknya Anda memilih sistem manajemen inventory yang berbasis cloud. Mengapa? Karena ada kemungkinan besar kalau sistem ini pasti dibutuhkan untuk terintegrasi dengan sistem lain. Nah, biasanya, vendor sistem manajemen inventaris berbasis cloud ini pasti lebih “open” ketika harus terintegrasi dengan sistem lain. Tidak hanya itu, software berbasis cloud ini biasanya juga mobile-friendly sehingga memudahkan karyawan yang sedang cek item di gudang. 

• Warehouse Management dari Penyedia Pihak Ketiga

Inti dari metode ini adalah alih daya atau outsource. Misalnya, Anda membuka bisnis perawatan wajah. Anda tidak mau “repot” dengan urusan gudang, penjualan sampai pengiriman karena mau hanya fokus ke business development, litbang, dan pemasaran. Nah, di sini, Anda bisa menggunakan layanan dari pihak ketiga penyedia pengelolaan gudang dan e-commerce. 

Manfaat Inventory Tracking

• Penghematan Biaya dan Waktu

Overstock dan Understock adalah dua hal yang memiliki kemungkinan untuk “menggerogoti” budget perusahaan Anda. Dengan fitur yang ada di inventory tracking, Anda dapat menghindari dua hal ini, sekaligus lebih tepat dan akurat dalam memenuhi pesanan pelanggan. Anda juga dapat secara akurat memprediksi permintaan/kebutuhan inventaris pada titik-titik tertentu dalam rantai pasokan dengan sistem ini. Hal ini akan memastikan barang inventaris tiba tepat waktu untuk produksi. 

• Pelaporan yang Lebih Berkualitas dan Lengkap

Dengan sistem ini, Anda dapat mendapatkan laporan stok inventaris atau barang dengan lebih tepat dan efisien. Semuanya terekam dalam sistem sehingga meminimalkan kesalahan yang ada di rangkaian supply chain Anda. Misalnya, Anda pesan 100 keyboard merk A. Ternyata yang datang di gudang Anda masih 93. Anda bisa “investigasi” semua laporan Anda dan mencari bagian supply chain mana yang “bermasalah”.

• Kepuasan Pelanggan dan Pemasok

Pengiriman yang lebih cepat meningkatkan kepuasan pelanggan dan membantu mendorong lebih banyak pendapatan penjualan. Solusi pelacakan inventaris memberikan status inventaris waktu nyata kepada pelanggan, dan beberapa sistem dapat mengirimkan pembaruan pelacakan otomatis langsung ke pelanggan. 

Semakin efisiensi seluruh proses gudang dan pengiriman barangnya, semakin baik pula tingkat kepuasan pelanggan Anda. Di sisi pemasok atau supplier, Anda bisa berbagi data dengan mereka untuk menunjukkan item apa yang sedang naik atau turun trennya. Dengan begitu, si pemasok akan aware terkait mana yang harus “diprioritaskan”. 

Tantangan dalam Inventory Tracking

• Sistem yang Tidak Bisa Terintegrasi

Anda menggunakan sistem pengelolaan inventaris A. Anda menggunakan sistem Akuntansi B. Ternyata kedua sistem ini tidak mau berintegrasi karena sesuatu hal. Skenario tersebut adalah skenario yang harus Anda hindari. Pastikan lagi ke vendor kalau sistem inventory ini bisa berintegrasi dengan sistem lain atau tidak. Sistem Inventory Tracking yang dapat berintegrasi dengan sejumlah sistem dapat membuat proses pemesanan menjadi lebih efisien dan manajemen keuangan menjadi lebih baik. Karena itu, ada saran kalau Anda sebaiknya menggunakan sistem ERP dari satu vendor saja, karena itu Anda harus menemukan vendor ERP yang terpercaya dan berkualitas.

• Gangguan Tak Terduga

Ada banyak faktor eksternal yang dapat mempengaruhi alur jalannya rantai pasokan. Bencana alam, konflik geopolitik termasuk embargo dan sanksi, dan pandemi global adalah beberapa contohnya. Jelas, hal ini pasti akan mengganggu stok item Anda di gudang. Tidak hanya itu, gangguan ini juga bisa mengakibatkan buruknya kualitas produk Anda karena harus tertahan lama saat perjalanan menuju gudang.

• Masalah Pengecekan Kualitas

Melacak item inventaris bukan hanya tentang mengetahui berapa banyak stok yang Anda miliki untuk digunakan atau dijual. Namun, yang perlu Anda perhatikan juga adalah tentang mengetahui kondisi item yang Anda pesan itu bagaimana. 

Misalnya, pakai contoh sebelumnya, Anda membeli 100 keyboard. Jelas, tim gudang Anda tidak mungkin untuk melakukan seluruh pengecekan di semua item itu. Mungkin, mereka akan melakukan pengecekan secara random sampling saja. Di sini, Anda harus membuat sebuah tim QA/QC untuk memastikan kualitas produk sebelum dikirim, dan pastikan juga supplier Anda memiliki kebijakan garansi tukar barang yang baik. 

Bagaimana Caranya Membuat Inventory Tracking Supaya Lebih Efisien?

Stok item/barang/inventaris adalah expense dari sebagian besar bisnis perusahaan. Memahami bagaimana cara pergerakannya dan memastikannya tiba dengan tepat dan cepat dei tujuan adalah sesuatu yang wajib hukumnya. Nah, berikut ini ada beberapa tips supaya proses Inventory Tracking Anda bisa berjalan dengan baik dan efisien:

1)  Jangan Gunakan Spreadsheets Apalagi Manual

Melacak inventaris secara manual atau manual dengan bantuan spreadsheet tetap memakan waktu, rentan terhadap kesalahan, dan sulit untuk diukur. Transformasikan proses ini inventory tracking dengan menerapkan sistem Inventory Management atau kalau mau yang lebih lengkap lagi adalah menggunakan modul Warehouse Management dari sistem ERP. 

2)  Lakukan Penghitungan Siklus 

Proses penghitungan siklus, atau bisa dianggap juga sebagai proses audit, membantu mengidentifikasi dan memperbaiki perbedaan catatan inventaris dalam suatu periode. Seperti halnya proses apa pun, akan sangat baik sekali jika Anda memahami kinerja Anda sendiri, apakah ada peningkatan/penurunan, dan bagaimana kinerja Anda jika dibandingkan dengan tolok ukur lainnya. Meskipun sudah memakai sistem, Anda atau tim khusus harus tetap cek ulang semua penghitungan ini, supaya tidak ada celah kecurangan yang dilakukan siapapun yang terlibat.

3)  Dapatkan dan Pelajari Feedback 

Coba ambil feedback dari perwakilan tim gudang semacamnya. Tanyakan ke mereka kira-kira apa yang masih kurang efisien atau apa yang harus ditingkatkan. Catat semua feedback itu dan kalau memungkinkan segera tindak lanjuti. Selain agar kualitas pengelolaan gudang tumbuh menjadi lebih baik, Anda juga telah melakukan upaya untuk menghargai karyawan dengan menanyakan feedback-feedback tersebut.

4)  Gunakan Fitur Product Lifecycle Management

Setiap produk yang berwujud pasti memiliki masa kadaluarsa atau rusaknya, apalagi produk-produk di kategori FMCG. Anda perlu sistem yang dapat mengidentifikasi kapan harus mendaur ulang atau menghancurkan produk. Gunakan fitur product lifecycle management untuk memudahkan proses identifikasi dan reminder terkait hal ini.

5)  Data Digital

Gunakan barcode scanning, Quick-Response code scanning, atau tag radio frequency identification (RFID) untuk meminimalkan kesalahan manusia saat meng-input SKU item ke database. 

Inventory Tracking Itu Penting

Melacak inventaris di setiap tahap supply chain membantu Anda untuk menghemat pengeluaran biaya. Misalnya, Anda dapat membandingkan biaya transportasi dan penyimpanan di berbagai operator dan wilayah untuk menemukan solusi yang paling hemat biayanya. Sistem ini juga dapat melacak jumlah unit yang dipesan dari supplier dan memperkirakan waktu kedatangannya. Secara otomatis, database pusat akan menerima pembaruan otomatis ketika ada terima pesanan, dan jumlah stok yang akurat dan terbaru pun bisa terlihat di semua tempat. 

Nah, dari sini, Inventory Tracking ini sangat penting fungsinya, lebih penting lagi jika Anda menggunakan langsung modul Warehouse Management di mana semua fungsi ini sudah include di dalamnya, termasuk inventory management. Ingin tahu lebih lanjut tentang semua ini, mari konsultasi dengan tim transformasi digital kami. Terima kasih dan semoga bermanfaat.