Software Manajemen Proyek Bisa Jadi Pendongkrak Produktivitas, Jangan Salah Pilih!

Software manajemen proyek menjadi kebutuhan utama di era serba digital seperti saat ini. Kolaborasi menjadi kegiatan sehari-hari yang dilakukan perusahaan. 

Dengan demikian, kebutuhan akan platform all-in-one yang memudahkan untuk merencanakan, mengatur, dan mengontrol kolaborasi proyek adalah sebuah keharusan. 

Namun sayangnya, masih banyak perusahaan yang belum maksimal dalam menjalankan manajemen proyek. Pada artikel ini, akan kami kulik lebih jauh tentang apa itu software untuk manajemen proyek, apa saja manfaatnya, dan tentu saja rekomendasi terbaik bagi Anda. Simak hingga akhir!

Apa itu Software Manajemen Proyek?

Software manajemen proyek adalah perangkat lunak yang diciptakan untuk mendukung individu maupun tim dalam mengatur berbagai aspek proyek, termasuk tahap perencanaan, penjadwalan, pemantauan kemajuan, dan penyelesaian tugas.

Dalam bahasa Inggris, seringkali disebut juga dengan PM Tools (Project Management Tools). Penggunaan software atau aplikasi project management bisa memberikan efektivitas dan mendukung produktivitas kerja. 

Bayangkan apabila perusahaan Anda memiliki ratusan proyek dan harus mengelolanya secara manual. Bukankah akan memakan banyak waktu dan melelahkan? Kira-kira, apa saja manfaatnya jika perusahaan memakai software semacam ini?

Baca Juga: Memilih Project Management Software Terbaik untuk Tim Anda

Manfaat Memakai Software Manajemen Proyek untuk Perusahaan Anda

Melansir dari yang dipaparkan Wrike, sejak pandemi COVID-19, telah banyak terbukti bahwa perusahaan membutuhkan software untuk manajemen proyek. Khususnya apabila perusahaan ingin terus bertahan di tengah gempuran sistem kerja jarak jauh. 

Tanpa adanya software untuk berkolaborasi dan mengontrol proyek, tak sedikit perusahaan yang jadi kewalahan dan kehilangan banyak waktu berharganya. Berikut ini benefit yang bisa dipetik perusahaan yang memakai software project management:

Meningkatkan Produktivitas

Project management tools selalu dilengkapi dengan berbagai macam fitur yang bisa mengotomasi pekerjaan administratif. Selain itu, aplikasi manajemen proyek juga bisa memberikan fasilitas untuk kolaborasi secara real time. Dengan begitu, waktu yang terpakai jadi lebih efisien.

Dilengkapi fitur-fitur yang mengotomatiskan tugas-tugas administratif dan memfasilitasi kolaborasi tim, software manajemen proyek terbukti handal dalam membantu meningkatkan produktivitas tim secara signifikan.

Baca Juga: Lark vs Monday.com: Manakah Platform Kolaborasi & Project Management yang Cocok bagi Bisnis Anda?

Meningkatkan Visibilitas Tim

Software manajemen proyek dapat menjadi platform yang terpusat bagi seluruh pihak di perusahaan untuk berbagi informasi. Dengan memiliki satu platform yang terpadu, anggota tim dapat dengan mudah berbagi informasi, sehingga komunikasi juga bisa berjalan dengan semestinya. 

Dengan memanfaatkan fitur-fitur seperti notifikasi real-time dan kemampuan untuk melacak kemajuan proyek secara langsung, software manajemen proyek memastikan bahwa semua anggota tim tetap “up to date” dengan tugas dan proyek yang sedang berjalan. Hal ini sangat membantu tim untuk mengurangi kesalahan komunikasi dan mempercepat proses pengambilan keputusan.

Meningkatkan Pengelolaan Risiko

Dengan kemampuan untuk memantau dan mengevaluasi risiko secara terus-menerus, perangkat lunak ini membantu mengidentifikasi potensi masalah sebelum mereka berkembang menjadi masalah yang serius. Anda dan tim pun dapat mengambil langkah preventif untuk meminimalisir dampaknya.

Tips Memilih Software Manajemen Proyek yang Tepat

Dengan banyaknya pilihan software management proyek di pasaran, memilih software yang tepat untuk kebutuhan Anda bisa menjadi hal yang rumit. Berikut beberapa faktor yang perlu dipertimbangkan:

1. Tentukan Kebutuhan Anda

Identifikasi kebutuhan spesifik proyek dan tim Anda. Pertimbangkan fitur apa yang diperlukan, seperti manajemen tugas, pelacakan waktu, kolaborasi tim, dan pelaporan.

2. Uji Coba Berbagai Platform

Lakukan survei dan uji coba berbagai software manajemen proyek yang tersedia. Pastikan untuk mencoba demo atau versi uji coba untuk mendapatkan gambaran yang lebih baik tentang interface, user experience, dan fitur-fiturnya.

3. Fleksibilitas dan Skalabilitas

Pilihlah software yang fleksibel dan dapat disesuaikan dengan kebutuhan Anda saat ini serta kemungkinan pertumbuhan di masa depan. Anda ingin memastikan bahwa software tersebut dapat berkembang seiring dengan tim dan proyek Anda.

4. Ketersediaan Integrasi

Pastikan bahwa software tersebut dapat terintegrasi dengan alat dan aplikasi lain yang Anda gunakan, seperti email, kalender, dan alat kolaborasi lainnya. Integrasi yang baik dapat meningkatkan efisiensi dan produktivitas.

5. Keamanan Data

Pastikan bahwa platform yang Anda pilih menyediakan tingkat keamanan yang sesuai dengan kebutuhan bisnis Anda. Data sensitif Anda harus dilindungi dengan enkripsi yang kuat dan kebijakan keamanan yang ketat.

6. Customer Support

Perhatikan kualitas dukungan pelanggan yang disediakan oleh penyedia software. Anda ingin memastikan bahwa ada dukungan yang tersedia jika Anda mengalami masalah atau membutuhkan bantuan.

7. Ulasan dan Reputasi

Periksa ulasan pengguna dan reputasi penyedia software secara online. Ulasan dari pengguna yang sebenarnya dapat memberikan wawasan berharga tentang kelebihan dan kekurangan dari platform tertentu.

Kesimpulan

Dengan mempertimbangkan faktor-faktor di atas, Anda dapat memilih software manajemen project yang tepat untuk memenuhi kebutuhan dan tujuan bisnis Anda.

Semua poin yang disebutkan di atas, bisa dipenuhi oleh Lark, lebih dari sekadar software manajemen proyek biasa. Lark menawarkan berbagai fitur kolaborasi yang kuat. 

Mulai dari email dan kalender yang terintegrasi, aplikasi mobile friendly untuk stay connect, dan yang pasti mudah diintegrasikan dengan aplikasi lainnya. 

Lark siap menjadi tulang punggung perusahaan mencapai produktivitas tinggi dan efisiensi kinerja untuk seluruh proyek Anda. Uji coba Lark gratis sekarang dan rasakan manfaatnya!