Apa Itu Personalia? Berikut Penjelasan, Tugas, & Fungsinya

Apa itu personalia? Di dunia kerja, istilah HRD dan personalia kerap kali terdengar dan dianggap sama. Anggapan ini keliru. Faktanya, keduanya memiliki definisi, peran, dan tanggung jawab yang berbeda.

HRD adalah departemen yang berfokus pada pengelolaan sumber daya manusia secara strategis. HRD menangani berbagai aspek terkait karyawan, mulai dari rekrutmen, pengembangan, pelatihan, hingga kompensasi dan benefit. Fokus HRD adalah memaksimalkan potensi karyawan untuk mencapai tujuan organisasi.

Sedangkan, personalia merujuk pada serangkaian kegiatan administratif yang berkaitan dengan pengelolaan kepegawaian. 

Personalia bertugas menangani urusan administrasi karyawan seperti penggajian, absensi, cuti, dan pembuatan dokumen kepegawaian. Fokusnya lebih kepada aspek administratif dan operasional. Lalu, apa itu personalia? Simak artikel Weefer selengkapnya berikut ini!

Apa Itu Personalia?

HRD dan personalia memang memiliki pengertian yang berbeda. Lalu, apa itu personalia yang sesungguhnya? Personalia menurut Indeed, merupakan bagian yangibarat roda gigi penting dalam mesin perusahaan, memainkan peran krusial dalam mengelola sumber daya manusia. 

Tak hanya sebatas perekrutan dan penempatan karyawan, personalia juga bertanggung jawab atas pengembangan, kompensasi, dan pencapaian tujuan organisasi. Personalia bukan hanya mengurus karyawan, tapi juga berperan dalam mencapai tujuan organisasi.

Personalia bukan sekadar bagian dari manajemen, tapi pilar penting dalam mencapai kesuksesan organisasi. Dengan mengelola SDM secara strategis dan proaktif, organisasi dapat memaksimalkan potensi karyawannya dan mencapai tujuan yang ditetapkan.

Tugas Personalia

Personalia, bagaikan denyut nadi dalam tubuh perusahaan, memainkan peran fundamental dalam mengelola sumber daya manusia (SDM). Lebih dari sekadar mengurus administrasi karyawan, personalia mengemban tugas-tugas krusial yang berkontribusi pada pencapaian tujuan organisasi.

1. Perekrutan dan Seleksi

Personalia bertanggung jawab untuk mencari, menjaring, dan menyeleksi kandidat yang tepat untuk mengisi posisi yang dibutuhkan perusahaan. Proses ini meliputi:

• Membuat deskripsi pekerjaan: Menentukan kualifikasi, keahlian, dan pengalaman yang dibutuhkan untuk setiap posisi.
• Mencari dan menjaring kandidat: Memanfaatkan berbagai saluran seperti iklan lowongan kerja, media sosial, dan jaringan profesional.
• Melakukan seleksi: Mengevaluasi kandidat melalui tes, wawancara, dan penilaian lainnya untuk memilih kandidat yang paling sesuai dengan kebutuhan perusahaan.

2. Penempatan Karyawan

Setelah proses rekrutmen dan seleksi selesai, personalia bertugas menempatkan karyawan pada posisi yang sesuai dengan kualifikasi, keahlian, dan minatnya. Hal ini bertujuan untuk:

Memaksimalkan potensi karyawan: Memastikan karyawan ditempatkan pada posisi yang dapat memaksimalkan potensi dan keahlian mereka.

Meningkatkan kepuasan kerja: Menempatkan karyawan pada posisi yang sesuai dengan minat dan passion mereka dapat meningkatkan motivasi dan kepuasan kerja.

Meningkatkan produktivitas: Penempatan karyawan yang tepat dapat meningkatkan efisiensi dan efektivitas kerja tim, sehingga berimbas pada peningkatan produktivitas.

Baca Juga: Marketing Automation: Definisi, Cara Kerja dan Manfaatnya

3. Pengembangan Karyawan

Personalia berperan penting dalam pengembangan karyawan agar dapat terus meningkatkan kompetensi dan performanya. Hal ini dilakukan melalui:

• Pelatihan dan pengembangan: Merancang dan melaksanakan program pelatihan dan pengembangan untuk meningkatkan pengetahuan, keahlian, dan soft skill karyawan.
• Penilaian kinerja: Melakukan evaluasi dan penilaian kinerja karyawan secara berkala untuk mengidentifikasi kekuatan, kelemahan, dan area yang perlu ditingkatkan.
• Pemberian kesempatan pengembangan: Memberikan kesempatan kepada karyawan untuk mengikuti pelatihan, seminar, dan konferensi untuk memperluas wawasan dan pengetahuan mereka.

4. Kompensasi dan Benefit

Personalia bertanggung jawab untuk merancang dan mengelola sistem kompensasi dan benefit yang kompetitif untuk menarik dan mempertahankan talenta terbaik. Hal ini meliputi:

• Menentukan struktur gaji: Menetapkan struktur gaji yang sesuai dengan standar industri dan berdasarkan kualifikasi, keahlian, dan pengalaman karyawan.
• Memberikan tunjangan: Memberikan tunjangan seperti tunjangan kesehatan, tunjangan makan, dan tunjangan transportasi untuk meningkatkan kesejahteraan karyawan.
• Menyediakan benefit: Menyediakan benefit lain seperti asuransi kesehatan, program pensiun, dan cuti untuk menarik dan mempertahankan karyawan.

5. Hubungan Karyawan

Personalia membangun dan memelihara hubungan yang positif dengan karyawan untuk menciptakan lingkungan kerja yang kondusif. Hal ini dilakukan melalui:

• Komunikasi yang terbuka: Membangun komunikasi yang terbuka dan transparan dengan karyawan untuk menampung aspirasi dan keluhan mereka.
• Menyelenggarakan kegiatan karyawan: Menyelenggarakan kegiatan seperti team building, gathering, dan pelatihan untuk meningkatkan kebersamaan dan kekompakan tim.
• Menyelesaikan konflik: Membantu menyelesaikan konflik antar karyawan dengan adil dan profesional.

6. Administrasi Kepegawaian

Personalia mengurus segala administrasi yang terkait dengan kepegawaian, seperti:

• Data diri karyawan: Mengelola data diri karyawan seperti nama, alamat, pendidikan, dan pengalaman kerja.
• Kehadiran dan cuti: Mencatat dan memantau kehadiran karyawan, serta memproses cuti dan izin.
• Kenaikan pangkat: Melakukan proses penilaian dan kenaikan pangkat karyawan berdasarkan kinerja dan kompetensinya.
• Pemutusan Hubungan Kerja (PHK): Mengurus proses PHK karyawan sesuai dengan peraturan ketenagakerjaan yang berlaku.

Tugas-tugas personalia bukan hanya sebatas administrasi karyawan, tetapi juga mencakup perekrutan, penempatan, pengembangan, kompensasi dan benefit, hubungan karyawan, dan administrasi kepegawaian. Dengan menjalankan tugas-tugas ini secara efektif, personalia berperan penting dalam mencapai tujuan organisasi dan meningkatkan daya saing perusahaan.

Fungsi Personalia

Personalia, ibarat arsitek yang merancang dan membangun fondasi sumber daya manusia (SDM) yang kokoh, memainkan peran fundamental dalam mengantarkan organisasi menuju gerbang kesuksesan. 

Lebih dari sekadar mengurus administrasi kepegawaian, personalia memiliki fungsi strategis yang berkontribusi pada pencapaian tujuan organisasi. Berikut ini apa itu fungsi personalia secara lebih lengkap:

Perencanaan SDM

Personalia merancang strategi dan program SDM yang selaras dengan visi, misi, dan tujuan organisasi. Mulai dari mengidentifikasi SDM organisasi di masa sekarang dan masa depan, menyusun rencana rekrutmen, merancang program pengembangan SDM, dan menyusun struktur gaji dan benefit yang kompetitif.

Semua fungsi ini harus berjalan dengan baik agar perusahaan bisa mendapatkan talenta terbaik dan mempertahankannya. 

Baca Juga: OKR vs KPI: Apa Saja Perbedaannya?

Pengorganisasian Talenta

Personalia menyusun struktur organisasi yang efektif dan efisien untuk mendukung pencapaian tujuan SDM. Hal ini dapat meliputi menentukan divisi, bagian, jabatan, dan departemen SDM.

Namun, tidak hanya itu saja. Personalia juga berfungsi menjelaskan tugas dan tanggung jawab setiap jabatan dalam departemen tersebut. Fungsi terakhir personalia dalam mengorganisasi talenta adalah menyusun panduan dan prosedur yang terkait dengan pengelolaan talenta.

Pengisian Kepegawaian

Personalia bertanggung jawab untuk mencari, menjaring, dan menyeleksi kandidat yang tepat untuk mengisi posisi yang dibutuhkan perusahaan.

Hal ini meliputi mencari dan menjaring kandidat melalui berbagai saluran seperti iklan lowongan kerja, media sosial, dan jaringan profesional. Serta, mengevaluasi kandidat melalui tes, wawancara, dan penilaian lainnya untuk memilih kandidat yang paling sesuai dengan kebutuhan perusahaan.

Mengembangkan SDM

Personalia berperan penting dalam pengembangan karyawan agar dapat terus meningkatkan kompetensi dan performanya.

Termasuk, merancang dan melaksanakan program pelatihan dan pengembangan untuk meningkatkan pengetahuan, keahlian, dan soft skill karyawan. Serta, melakukan evaluasi dan penilaian kinerja karyawan secara berkala untuk mengidentifikasi kekuatan, kelemahan, dan area yang perlu ditingkatkan.

Kesimpulan

Fungsi-fungsi personalia bukan hanya sebatas mengurus administrasi kepegawaian, tetapi juga mencakup perencanaan SDM, pengorganisasian SDM, pengisian kepegawaian, pengembangan SDM, kompensasi dan benefit, pemeliharaan dan kesejahteraan karyawan, dan pemutusan hubungan kerja (PHK). 

Dengan menjalankan fungsi-fungsi ini secara efektif, personalia berperan penting dalam mencapai tujuan organisasi dan meningkatkan daya saing perusahaan.

Jadi, dapat disimpulkan bahwa personalia merupakan bagian penting dari perusahaan yang menjadi penggerak roda perusahaan. Jika bisnis Anda menggunakan cara manual tentu hasilnya tidak akan efektif. Anda dapat menggunakan solusi Haermes dari Weefer Indonesia untuk membantu personalia dan HRD perusahaan Anda menjadi lebih efektif.